Wednesday, July 6, 2016

CÁC LOẠI CÔNG VIỆC TRONG MICROSOFT PROJECT

ĐTC - Các loại công việc trong Microsoft Project

Để hiểu đươc cơ chế hoạt động của Microsoft Project, người dùng phải nắm được rõ các loại công việc trong Microsoft Project, từ đó mới hiểu được cách mà Ms Project hoạt động. 
1/ Loại công việc
Trong MP giữa Work, Unit, Duration liên hệ bằng công thức sau:

Work = Duration x Units (*) 

Theo công thức trên nếu như chúng ta nhập vào tổng giờ công (Work) và số siowf công sử dụng cho 1 ngày làm việc (Units) thì MP sẽ tự động tính ra Duration. (Trở lại bài toán lớp 1: khi biết 2 đại lượng sẽ tìm gia đại lượng còn lại ^^)

Từ công thức trên mà MP mới sản sinh ra 3 loại công việc khác nhau. Khi chúng ta chọn cố định một đại lượng (hoặc Fixed Work, hoặc Fixed Duration, hoặc Fixed Units) thì 2 đại lượng còn lại sẽ thay đổi tương ứng theo công thức (*) ở trên.

3 loại công việc đó là:

- Fixed duration (cố định thời gian thực hiện)

- Fixed work (cố định tổng số công việc thực hiện)

- Fixed units (cố định tài nguyên đơn vị thực hiện công việc)

Trong phần THIẾT LẬP OPTIONS (File/ Option/ Schedule) bạn đã thấy mặc định của loại công việc trong Default task typeFixed Unit – đây là một hình thức phổ biến của các nước phát triển. Vì ở đó trình độ lao động và năng suất của nhân công thường được ước lượng khá chính xác và ổn định do đó người ta ưu tiên kiểm soát tài nguyên đơn vị - Units. Còn ở Việt Nam có thói quen khi lập tiến độ thường ước lượng trước thời gian thực hiện công việc rồi mới phân bổ tài nguyên. Khi tài nguyên không đảm bảo (cao hoặc thấp) thì sẽ đi điều chỉnh thời gian thực hiện công việc sao cho sử dụng tài nguyên hiệu quả. Nói tóm lại, ở Việt Nam có thói quen kiểm soát thời gian thực hiện công việc – Duration.

2/ Tìm hiểu về Effort Driven
“Đây là vấn đề tương đối khó hiểu nên các bạn cần đọc kỹ để hiểu sâu sắc hơn nhé”
Trong phần THIẾT LẬP OPTIONS (File/ Option/ Schedule) đã khuyến cáo bạn Bỏ chọntrong New task are effort driven. Tại sao nên Bỏ chọn???
Thuộc tính Effort – driven nếu được chọn sẽ ảnh hưởng đến công việc sau lần đầu nhập tài nguyên và muốn nhập thêm hay xóa bỏ tài nguyên ra khỏi công việc. MP sẽ giữ nguyên số công (Work) khi thay đổi nguồn lực đã gán cho công việc. Khi bạn thêm vào hay rút bớt nhân lực (Units) ra khỏi một công việc. MP sẽ kéo dài hay rút ngắn thời gian thực hiện của công việc đó.
Khi chọn thuộc tính Effort – driven thì khi bạn gán xong 1 nguồn lực hay nhiều nguồn lực cho 1 công việc thì Effort – driven sẽ được áp dụng ngay và khi đó số công sẽ không thay đổi cho dù bạn có thay đổi nguồn lực.

Ví dụ:Nếu bạn gán lần đầu tiên 3 nguồn lực toàn thời gian cho một công việc có thời gian thực hiện là 3 ngày, MP sẽ tính toán mỗi nguồn lực làm việc 24 h công (24 = 8h x 3 ngày) hay tổng cộng 72 h công (72 = 3 x 8h x 3 ngày) cho cả 3 nguồn lực.
Nếu công việc này bạn gán lần đầu tiên 2 nguồn lực toàn thời gian thì số giờ công tổng cộng là 48 h công (48 = 2 x 8h x 3ngày). Sau đó bạn lại gán thêm một nguồn lực nữa toàn thời gian cho công việc này. Khi đó MP với tính năng Effort – driven sẽ giữ nguyên số h công là 48 h công và điều chỉnh để mỗi nguồn lực làm việc 16 h công. Lúc này thời gian thực hiện công việc sẽ rút xuống chỉ còn 2 ngày.
Nếu giống như trên, nhưng chúng ta chọn thêm loại công việc là Fixed duration thì sau khi thêm vào 1 nguồn lực , tổng số công vẫn là 48h công, thời gian làm việc vẫn là 3 ngày, lúc này mỗi nguồn lực sẽ làm việc 16h công trong 3 ngày (hay 5,33 h công/1 ngày). Nói cách khác 3 nguồn lực bây giờ sẽ làm bán thời gian (xấp xỉ 66%) để hoàn thành công việc.

Từ ví dụ trên sẽ thấy rằng Effort – driven hoạt động có vẻ giống với Fixed work?
Chúng hoạt động hoàn toàn độc lập. Cần phân biệt rõ ràng ở đây:
- Với Task type, cái gì sẽ thay đổi với hai thành phần còn lại trong công thức (*) nếu 1 cái được giữ cố định
- Với Effort – driven, cái gì sẽ xảy ra với thời gian (duration) và tài nguyên đơn vị (resource unit) khi thêm hay bớt nguồn lực khỏi một công việc (như ví dụ trên)

Điều gì sẽ xảy ra khi kết hợp cả Effort – driven và Task type?
- Khi chọn Fixed Work và Effort – driven thì MP tính toán theo Effort – driven
- Khi chọn Fixed Units và Effort – driven thì MP sẽ điều chỉnh thời gian thực hiện khi bạn thêm hay bỏ bớt nguồn lực ra khỏi công việc. Sử dụng khi bạn muốn xem xét việc thêm người làm để giảm bớt thời gian thực hiện công việc.
- Khi chọn Fixed Duration và Effort – driven thì MP sẽ thay đổi cách làm việc (số của từng nguồn lực) khi thay đổi nguồn lực (như ý 3 của Ví dụ trên).

Sử dụng khi bạn muốn xem xét việc giảm nhẹ công việc cho một số người trong dự án hay bạn cần thiết giao thêm việc bán thời gian cho một số người để đảm nhiệm thêm các công việc khác à cái này có gợi mở cho bạn ý tưởng gì không?
Tuy có tác dụng khá hay như trên, nhưng Effort – driven luôn được khuyên Bỏ chọn. Dưới đây là 2 lý do mà Effort – driven không thể sử dụng được:
- Các công việc không ước tính được chính xác số công. Đây là cái mà chúng ta vẫn hay làm, đó là gán nguồn lực và thời gian để tính ra công (thử dần)
- Đối với các công việc phức tạp: thì khi thêm nguồn lực chưa chắc là công việc đã được rút ngắn thời gian, vì nguồn lực thêm vào cần thời gian để tìm hiểu hoặc làm quen (ví dụ như thêm một người thợ làm sắt vào đội ốp lát thì chưa chắc là công việc sẽ nhanh hơn, vì người thợ làm sắt đó còn phải mất thời gian học hỏi mới có thể ốp lát được)

1 comment: