Làm thế nào để không bị trễ DEADLINE?

ĐTC - Làm thế nào để không bị trễ deadline?

Đây có lẽ là câu hỏi của rất nhiều người, đặc biết những người luôn phải làm những công việc theo kế hoạch. Những người đó có thể kể đến như 1 chỉ huy trưởng công trường, một cán bộ kỹ thuật, một chuyên viên phòng quản lý dự án...với những công việc như "Phải hoàn thành hạng mục XYZ trước ngày kỷ niệm công ty"; "phải hoàn thành hồ sơ thanh toán với chủ đầu tư trước ngày nghỉ lễ 30/4-1/5"; "phải hoàn thành hồ sơ thầu trước thời điểm đóng thầu 1 ngày"...

Hoàn thành công việc cho kịp deadline luôn là nỗi ám ảnh của nhiều người. Nhưng nếu biết cách làm việc khoa học hơn, bạn sẽ dễ dàng đạt được điều đó.

Chủ đề nóng của bài viết này là “deadline”. Bây giờ chúng ta sẽ bắt đầu bằng việc tìm những yếu tố có thể gây xao nhãng, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc và làm sao để “tạm quên” đi chúng và tập trung vào công việc. Để có thể không bao giờ bị trễ deadline hay bị dí deadline nữa. 

1. Loại bỏ các tác nhân gây xao nhãng 

Hạn chế dùng mạng xã hội trong khi làm việc

Mạng xã hội được xem là một trong những nguyên nhân khiến chúng ta xao nhãng nhiều nhất. Theo một thống kê từ VnExpress năm 2015, người Việt dành trung bình 2,5 tiếng mỗi ngày cho Facebook. Đây quả là một con số không nhỏ trong khi chúng ta chỉ có chưa tới 16 tiếng để giải quyết mọi công việc trong ngày. Điều mà tôi muốn nói ở đây là gì? Bạn sẽ làm cho cuộc sống của mình thoải mái hơn khi chủ động loại bỏ các tác nhân gây xao nhãng này. Không cài đặt các ứng dụng của mạng xã hội vào điện thoại và sử dụng các ứng dụng như Freedom hay Cold Turkey để ngăn bản thân lướt web hàng giờ liền. 

2. Xác định thời gian dành cho mỗi việc 

Có một anh trong công ty của tôi nói thế này “chỉ cần 30 phút thôi là anh viết được một bài blog” nhưng đến cả hai tiếng sau mọi người vẫn thấy anh ấy đang loai hoay viết phần giới thiệu và lựa chọn hình ảnh. Quy tắc vàng dành cho mọi người, hãy dành ra ít nhất là gấp đôi thời gian dự kiến của bản thân để hoàn thành công việc đó. Ví dụ, nếu bạn nghĩ mình có thể viết một bài báo cáo trong 4 ngày thì hãy dành thời gian thực hiện ít nhất là một tuần. Nếu công việc được hoàn thành trong thời gian dự kiến thì quả là chuyện đáng mừng đúng không nào? Còn không kịp thì cũng sẽ không ảnh hưởng đến công việc khác vì chúng ta vẫn còn thời gian “trừ hao” như khi lên kế hoạch. Nếu bạn quan tâm đến việc làm việc có kế hoạch như thế, sao không thử xài ứng dụng như Tooggl xem nhé. 

3. Hệ thống làm việc hiệu quả

 Ngoài những công việc chính, hằng ngày chúng ta vẫn phải đối mặt với nhiều nhiệm vụ khác như gửi email, trả tiền cho supplier, các cuộc gọi, gặp mặt với khách hàng… vân vân và vân vân. Bạn có đang cảm thấy mình đang ở trong tình trạng quá tải không? Chúng ta sẽ có nhiều thời gian và năng lượng hơn nếu có một hệ thống làm việc hiệu quả như tạo sẵn các mẫu email cho các việc phổ biến nhất của mình hay sử dụng hình thức trả tiền online như internet banking. 

XEM THÊM"5 ỨNG DỤNG QUẢN LÝ CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ"

4. Quy tắc 80/20 

Quy tắc 80/20

Bạn có bao giờ nghe về quy tắc 80/20 chưa? Tức là 80% kết quả bạn thu được đến chỉ từ 20% những gì bạn đã bỏ ra. Để có thể áp dụng triệt để quy tắc này, hãy dành một chút thời gian để nghiên cứu các bản báo cáo, những công việc đang làm để tìm ra cách cải thiện và bỏ bớt những việc không cần thiết. Như thế kết quả thu được sẽ cao hơn và còn tiết kiệm được thời gian cho những phần công việc không cần thiết nữa. 

5. Phải có mục tiêu phấn đấu 

Làm việc chăm chỉ để đạt được mục tiêu của bản thân có thể vất vả và không dễ giữ được nhiệt huyết như ban đầu. Để luôn cảm thấy có động lực, hãy làm cho mục tiêu của mình trở nên “hữu hình”. Hãy bắt đầu từ việc dùng những câu nói có thể động viên mình và để làm màn hình điện thoại hoặc máy tính. Nếu bạn đang phấn đấu để có một chuyến du lịch hay một ngôi nhà mơ ước, hãy in ra một bức ảnh và để nó gần bàn làm việc của mình như thế bạn sẽ cảm thấy có động lực hơn những khi đang mệt mỏi.

Bài viết cùng chủ đề: XEM TẠI ĐÂY