Tuesday, August 9, 2016

8 BƯỚC ĐƠN GIẢN ĐỂ QUẢN LÝ DỰ ÁN THÀNH CÔNG

ĐTC-8 Bước đơn giản để quản lý dự án thành công

ĐTC - 8 Bước đơn giản để quản lý dự án thành công

Một dự án thất bại có thể dẫn đến sự sụt giảm về doanh thu, bỏ lỡ các cơ hội, không đạt được các mục tiêu kinh doanh; phân tán nguồn lực từ các hoạt động khác; khiến nhân viên mất tinh thần, thậm chí có thể khiến cả doanh nghiệp sụp đổ. Vì vậy, khi các dự án ngày càng phức tạp và đóng vai trò quan trọng hơn đối với công việc kinh doanh, làm thế nào để bạn cải thiện cơ hội thành công?
Hãy làm theo tám bước đơn giản dưới đây khi thực hiện các dự án để đạt được những kết quả tuyệt vời.

1. CÓ ĐƯỢC SỰ CAM KẾT GIỮA BÊN QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀ CÁC BÊN LIÊN QUAN
Ngay từ khi bắt đầu, bạn cần phải có được sự cam kết thực tế giữa nhà quản lý dự án và các bên liên quan, những người sẽ được hưởng lợi từ dự án. Hãy chắc chắn rằng dự án của bạn có đề án kinh doanh bền vững và có thể mang lại lợi ích kinh doanh thực sự, từ đó hiểu được cả mục tiêu kinh doanh lẫn mục tiêu kỹ thuật của dự án này. Bạn phải đảm bảo dự án tập trung vào công việc kinh doanh để tránh mắc phải sai lầm khi dự án đưa ra giải pháp xác đáng về mặt kỹ thuật nhưng lại không đáp ứng được yêu cầu kinh doanh.
ĐTC-Sự cam kết giữa các bên liên quan

Bạn cũng phải có một nhà tài trợ mạnh, một người có vị thế đủ cao trong tổ chức để duy trì cam kết với dự án và sẽ đấu tranh cho dự án này ở cấp quản lý cao cấp. Không chỉ đơn giản là đạt được cam kết của bên quản lý và các bên liên quan vào lúc bắt đầu dự án, bạn phải đảm bảo việc duy trì cam kết này trong suốt quá trình thực hiện dự án. Bạn có thể làm điều này bằng cách đảm bảo việc họ luôn được cập nhật thông tin về dự án và nhận thức được các bước phát triển quan trọng, các thành tựu cũng như những rủi ro.

2. XÁC ĐỊNH QUY MÔ, MỤC ĐÍCH VÀ MỤC TIÊU CỦA DỰ ÁN
Quy mô của một dự án xác định những lĩnh vực kinh doanh và quy trình sẽ bị ảnh hưởng. Quy mô dự án cần được xác định rõ ràng và thông báo đầy đủ đến tất cả các bên liên quan. Khi quy mô dự án đã được xác định, cần quản lý nó thật cẩn thận để tránh “sự chồng chéo về quy mô”. Các khách hàng và bên bảo trợ nên chấp thuận những thay đổi về quy mô dự án. Những thay đổi này cũng thường đồng nghĩa với việc dự án đã được quy hoạch lại hoặc tái dự trù kinh phí. Không nên chấp thuận việc thay đổi quy mô mà không đi kèm với tái kế hoạch dự án.
ĐTC-Mục tiêu dự án

Các nhà tài trợ hoặc khách hàng cần xác định các mục tiêu kinh doanh tổng thể cho các dự án, “cái kết" mà dự án đó có thể đạt được. Một khi bạn hiểu được mục tiêu tổng thể, thì bạn có thể xác định mục tiêu kinh doanh và mụa tiêu kỹ thuật của dự án. Đây là những mục tiêu cấp thấp hơn góp phần vào việc đạt được các mục tiêu tổng thể, cũng như tạo thành cơ sở cho kế hoạch dự án cấp cao.

Hãy nhớ rằng chừng nào một dự án còn hoạt động, chừng đó sẽ còn rất nhiều thay đổi trong tổ chức. Vì vậy, hãy chắc chắn rằng dự án không bị quá tải bởi các sự kiện có thể khiến dự án không thể đáp ứng được mong đợi của khách hàng.

Hãy chắc chắn rằng dự án này có tính thực tế và tổ chức của bạn có đủ khả năng thực hiện nó. Bạn có thể đạt được những gì một cách hợp lý và thực tế với các nguồn lực mà bạn có được? Hãy thách thức tổ chức và nhóm làm việc của bạn với những mục tiêu kéo dài, nhưng tránh các dự án “khủng” thường hay gây ra thất bại.

3. CÓ MỘT KẾ HOẠCH BẰNG VĂN BẢN

Cách tốt nhất để quản lý dự án của bạn là viết một bản kế hoạch. Mọi dự án kéo dài hơn một tuần hoặc liên quan đến nhiều người đều cần một bản kế hoạch trong đó mô tả:
  • Dự án sẽ được chia ra thành các giai đoạn như thế nào?
  • Nhiệm vụ gì sẽ được thực hiện trong từng giai đoạn?
  • Ai sẽ thực hiện từng nhiệm vụ?
  • Mỗi nhiệm vụ sẽ kéo dài trong bao lâu?
  • Khi nào mỗi nhiệm vụ bắt đầu và kết thúc?
  • Kết quả hoặc sản phẩm cuối cùng của mỗi nhiệm vụ là gì?
  • Ngân sách tổng thể của dự án là bao nhiêu?
Một kế hoạch có thể đơn giản chỉ là một danh sách các nhiệm vụ với tên, ngày tháng và các kết quả cần đạt được viết trên một tờ giấy hay một ma trận phức tạp gồm các giai đoạn, nhiệm vụ, bên phụ thuộc, trách nhiệm, ngày tháng và chi phí được quản lý trên một gói phần mềm. Một số công cụ giúp bạn là Microsoft Project, Mindmap hay Quản lý dự án trên 1 trang giấy (Mua sách tại đây)

4. QUẢN LÝ TÀI NGUYÊN DỰ ÁN VÀ KHUYẾN KHÍCH NHÓM LÀM VIỆC
ĐTC-Khuyến khích nhóm làm việc

Một dự án điển hình liên quan đến rất nhiều người, kể cả người dùng cuối hoặc nhân viên chăm sóc khách hàng; nhân viên kỹ thuật; nhân viên hành chính và tài chính; chuyên gia tư vấn; nhà thầu; nhà cung cấp; nhà tư vấn bên ngoài và các cơ quan bên ngoài. Bạn cần quản lý sự phụ thuộc và các rủi ro hình thành từ mối quan hệ giữa các bên liên quan. Khi bạn đồng thời cân nhắc nhu cầu về quản lý chi phí; cung cấp phần cứng, nhà máy, máy móc; lại phải xử lý các mối quan hệ trong ngành; quản lý quá trình thay đổi và đào tạo cán bộ, thì việc quản lý tài nguyên rõ ràng là một thách thức không nhỏ. Vì vậy, bạn cần đến một người quản lý dự án có tay nghề cao và một nhóm làm việc hiệu quả cùng nhau và cam kết gắn bó trách nhiệm với dự án.


5. QUẢN LÝ TRUYỀN THÔNG
Hãy duy trì thông tin liên lạc thông suốt trong nhóm dự án, với các bên liên quan và các nhóm bị ảnh hưởng. Nhóm thực hiện dự án không nên bị cô lập với phần còn lại của môi trường kinh doanh hoặc với các khách hàng cuối cùng và người sử dụng. Nếu bị cô lập, dự án có thể gặp phải các nguy cơ khi người dùng không chấp nhận các hệ thống hoặc sản phẩm cuối cùng. Việc giao tiếp tốt là yếu tố đặc biệt quan trọng đối với việc hoàn thành một dự án để đảm bảo rằng người dùng hoặc khách hàng được chuẩn bị cho việc thực hiện và sử dụng hệ thống hoặc cơ sở mới.
ĐTC-Quản lý truyền thông dự án

Việc quản lý có thể cần được xem xét và sửa đổi các thỏa thuận làm việc để đảm bảo nhân viên chấp nhận hệ thống. Khi truyền thông ra cộng đồng, bạn cần xem xét đến các phương pháp truyền thông có độbao phủ rộng hơn như quảng cáo, các nhóm tập trung, hoặc thực hiện thí điểm.

6. QUẢN LÝ NHÀ CUNG CẤP VÀ NHÀ THẦU PHỤ BÊN NGOÀI
ĐTC-Quản lý nhà cung cấp và nhà thầu phụ bên ngoài

Các dự án phức hợp hiện đại thường liên quan đến các nhà cung cấp, các nhà thầu phụ, nhà tư vấn và các nguồn lực khác từ bên ngoài. Các thành phần này khiến dự án phụ thuộc vào nhiều bên hơn và phải đối mặt với nhiều rủi ro hơn. Hỹa đưa ra thỏa thuận cơ bản với các nhà cung cấp và các đối tác bên ngoài khác để yêu cầu cụ thể rõ ràng rằng việc xác định các tiêu chuẩn hoạt động dự kiến và các sản phẩm hoặc hệ thống phải được thiết kế, phát triển, và được chuyển giao. Hãy thường xuyên gặp gỡ nhà cung cấp và đối tác bên ngoài khác để đảm bảo rằng họ đang thực hiện cam kết như đã thỏa thuận. Hãy nhớ rằng các nguồn lực bên ngoài của bạn, ngược lại, có thể đang phụ thuộc vào các nhà cung cấp và các nhà thầu phụ của chính họ nên bạn cần phải nắm rõ trách nhiệm của mỗi bên nhằm quản lý các mối quan hệ này và để mắt đến hiệu suất của các nhà thầu phụ.

7. ĐỀ RA QUY TRÌNH KIỂM SOÁT HIỆU QUẢ
ĐTC-Quy trình kiểm soát dự án

Các quy trình kiểm soát được sử dụng để đảm bảo rằng dự án đang được tiến hành theo đúng kế hoạch và đáp ứng các tiêu chuẩn cần thiết. Hãy tổ chức các buổi họp dự án thường xuyên, hàng tuần, đối với hầu hết các dự án, để đánh giá tiến độ dự án so với kế hoạch. Sử dụng một chương trình chuẩn, soạn thảo các tài liệu và thông qua các quyết định quan trọng, kiểm tra và chấp nhận các kết quả quan trọng đã được kiểm chứng rõ ràng và đo lường được. Thiết lập một quy trình báo cáo thường xuyên cả ở mức độ nhóm dự án và cấp hội đồng dự án để cung cấp các báo cáo chính thức về tình trạng dự án. Hãy chắc chắn rằng tất cả các bên liên quan nhận được đúng báo cáo để nắm bắt thông tin về dự án và các thành tựu. Bạn cũng cần thiết lập cơ chế xem xét và đảm bảo chất lượng quy trình để duy trì chất lượng của các sản phẩm hoặc hệ thống đang được phát triển và chất lượng của quá trình quản lý dự án. Xác định và quản lý rủi ro và các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện dự án và đưa vào quy trình để phân bổ trách nhiệm nhằm tránh, giải quyết hoặc giảm thiểu các rủi ro này.

8. ĐÓNG DỰ ÁN
ĐTC-Kết thúc dự án

Cuối cùng, đã đến lúc chính thức kết thúc dự án và thông báo cho tất cả các bên liên quan và những người tham gia rằng dự án này đã được hoàn thành và đã đạt được mục tiêu đề ra. Hãy tập trung vào việc “gói ghém” các công việc sau cùng. Khi dự án kết thúc, cần đảm bảo sự hỗ trợ cần thiết và việc điều phối hoạt động hợp lý. Thu thập tài liệu dự án và chuẩn bị các báo cáo dự án cuối cùng. Nếu tổ chức của bạn có một quy trình quản lý chất lượng, hãy báo cáo các bài học kinh nghiệm hoặc đề nghị có cơ hội xem xét nhằm cải thiện các dự án trong tương lai.
Và sau đó, bạn và nhóm dự án của bạn xứng đáng có một bữa tiệc chúc mừng!

--------------------------
Xem và Đăng ký khóa học "THIẾT LẬP TƯ DUY QUẢN LÝ DỰ ÁN" để hiểu sâu hơn về lĩnh vực quản lý dự án


0 nhận xét:

Post a Comment