ĐTC - Những sai lầm trong quản lý dự án cần loại bỏ
Quản lý các dự án phức tạp thực sự là một nhiệm vụ khó khăn, đó là lý do tại sao có rất nhiều đề tài trong các lĩnh vực quản lý dự án. “Nhân vô thập toàn” - các nhà quản lý dự án cũng không khác gì chúng ta khi đều có thể gây ra sai lầm. Tuy nhiên, biết trước được những sai lầm phổ biến sẽ giúp bạn tránh được những hiểm họa khôn lường. Nếu công ty của bạn đang có một dự án thất bại, bạn không đơn độc: vì có đến 70% các dự án thất bại vì một số trở ngại nào đó. Nhưng bằng cách xác định và học hỏi từ những sai lầm, bạn có thể giảm thiểu rủi ro thất bại cho các dự án của bạn.
Dưới đây là 13 sai lầm phổ biến nhất trong quản lý dự án và giải pháp để bạn có thể tránh được chúng:
Sai lầm 1: Dự án được bắt đầu với một mục tiêu không rõ ràng
Dự án của bạn sẽ không bao giờ thành công nếu bạn không biết rõ mục tiêu nó hướng tới. Nếu bạn không biết những vấn đề, bạn không thể biết giải pháp. Điều này dẫn đến sự thiếu chuẩn bị đầy đủ, đó là một sai lầm (Xem thêm: 7 Câu hỏi để xác định phạm vi dự án)
Đánh giá thấp nguồn lực và kỹ năng, thời hạn thực thi bất hợp lý, không tìm ra đúng người cho công việc là tất cả các triệu chứng của việc bắt đầu vấn đề một cách mơ hồ. Trong thực tế, đánh giá thấp sự phức tạp của dự án là vấn đề chung của 35% các dự án.
Giải pháp: Mỗi dự án cần có một mục tiêu rõ ràng cùng với các phép đo định lượng trước khi bắt đầu. Bạn cần nắm rõ vấn đề chính của dự án, xác định các yêu cầu cần thiết cụ thể và rõ ràng về tất cả các bộ phận và các bước. Đừng mơ hồ. Nếu bạn không dành ra thời gian để lên kế hoạch trước một cách thích hợp thì chính là bạn đang lập kế hoạch để thất bại.
Sai lầm 2: Không học hỏi từ thất bại
Mỗi doanh nghiệp đều cần phải tìm kiếm những cách thức mới và tốt hơn để làm việc. Nhưng trong quá trình này, thất bại thường xảy ra. Khi thất bại, bạn không nên tập trung vào việc đổ lỗi hoặc than trách rằng vấn đề đó không nên xảy ra.
Giải pháp: Thất bại là cần thiết để tạo ra động lực phía trước. Nó có thể dạy bạn những bài học có giá trị, đặc biệt là nếu bạn đặt ra những câu hỏi đúng, chẳng hạn như:
- Kế hoạch ban đầu có bị sai sót chỗ nào không?
- Chúng ta có thể học hỏi được gì từ nó?
- Chúng ta nên làm gì để ngăn chặn hoặc dự đoán các vấn đề tương tự xảy ra?
Sai lầm 3: Giao tiếp kém
Một nghiên cứu của viện quản lý dự án tiết lộ: “Truyền thông không hiệu quả là nguyên nhân chính khiến dự án đi đến thất bại nhanh gấp 3 lần, và tác động tiêu cực đến sự thành công của dự án gấp hai lần.”
Khi giao tiếp giữa mọi người bị cản trở sẽ mất đi sự đồng bộ với yêu cầu của dự án. Giao tiếp là nhân tố quan trọng đối với sự thành công của các sáng kiến chiến lược.
Giải pháp: Phần mềm giao tiếp dự án (như Trello) tạo điều kiện giao tiếp và cộng tác giúp doanh nghiệp có được những thông tin lưu hành một cách kịp thời. Nó cũng đảm bảo rằng tất cả các thông tin rõ ràng và chi tiết, mọi người liên quan đều sẽ cập nhật được thông tin bạn chia sẻ một cách kịp thời.
Tất cả thành viên nên biết nhiệm vụ hoàn thành của mỗi người sẽ tạo ra một hiệu ứng domino để dự án được chạy trơn tru. Mỗi người nên xác định được:
- Vai trò chính của họ trong dự án.
- Nhiệm vụ ngày hôm nay
- Những việc phải được thực hiện trong tuần này
Sai lầm 4: Quản lý kỹ năng thành viên nhóm
Nguồn lực của nhóm là một thứ vô cùng thiết yếu. Phân họ làm đúng việc là yêu cầu rất quan trọng dẫn đến sự thành công của dự án. Một người lãnh đạo giỏi biết làm thế nào để có được các kết quả tối ưu từ những người đang làm việc cho mình, và họ biết chính xác rằng làm thế nào để kết nối các kĩ năng và khả năng của từng thành viên trong nhóm với nhiệm vụ được giao. Ví dụ việc tuyển 3 cán bộ kỹ thuật hiện trường chưa chắc đã là điều cần thiết. Bạn phải biết được những điểm mạnh cũng như điểm yếu của mỗi thành viên trong việc lập kế hoạch, làm hồ sơ, quản lý nhân công để có thể tận dụng năng lực tối ưu của từng người.
Giải pháp: Thông qua giao tiếp, quan sát và thực tế công việc, người làm quản lý dự án phải xác định được năng lực, kỹ năng của mỗi thành viên trong nhóm dự án để từ đó sử dụng hợp lý cũng như tận dụng tối đa năng lực của mỗi thành viên trong nhóm dự án. Một kinh nghiệm là hãy gia tải công việc cho mỗi thành viên, hãy cho mỗi thành viên làm việc "đa nhiệm" trước khi làm việc "đơn nhiệm"
Sai lầm 5: Bổ nhiệm một nhà quản lý dự án không giỏi
Việc nhận trách nhiệm cho một dự án và điều hành nó không hề dễ dàng. Nó thậm chí còn khó hơn nữa nếu người được giao phó chưa có kinh nghiệm trong quản lý dự án. Với những dự án có tầm quan trọng cao hay với những dự án có quy mô lớn hơn 10 thành viên, thì tốt nhất là giao chúng cho một người quản lý dự án giàu kinh nghiệm trong tất cả các lĩnh vực quản lý dự án, từ việc báo cáo cho đến quản lý rủi ro và kì vọng.
Đừng bao giờ thỏa hiệp với một nhà quản lý dự án chưa đủ trình độ khi thực hiện một dự án quan trọng. Nếu dự án bạn đang cần làm là một dự án phát triển website phức tạp thì đừng dại dột mà giao nó cho một người quản lý dự án với kinh nghiệm kĩ thuật bằng 0. Về mặt lí thuyết, một người quản lý dự án giỏi phải có năng lực giải quyết mọi vấn đề. Còn trong thực tế, một nhà quản lý dự án thành công thường chỉ có khả năng chuyên sâu trong một lĩnh vực dự án nhất định.
Sai lầm 6: Không quản lý được phạm vi công việc
Phạm vi ở đây không phải lúc nào cũng giữ nguyên. Có khi nó sẽ yêu cầu sự điều chỉnh, và người quản lý dự án nên có một quy trình quản lý phạm vi trong cơ chế quản lý của mình nhằm giải quyết những tình huống đòi hỏi thay đổi phạm vi công việc; đồng thời biết và hiểu được chính xác yêu cầu đó sẽ ảnh hưởng tới mọi việc khác từ ngân sách đến tiến độ như thế nào. Lúc đó, một người quản lý dự án cần phải ra quyết định có nên đồng tình và chấp nhận sự thay đổi đó không. Ngược lại với những gì người ta thường nói, vấn đề phổ biến nhất trong vấn đề quản lý phạm vi một dự án không phải là chuyện chấp nhận những yêu cầu phát sinh mà là khi các chủ quản lý dự án không thể điều chỉnh tiến độ và ngân sách theo những yêu cầu đó. (Xem thêm: 7 Câu hỏi để xác định phạm vi dự án)
Sai lầm 7: Kỹ năng lập tiến độ công việc kém
Tiến độ dự án được sinh ra là có lí do của nó. Đó là chúng sẽ giúp cho dự án đi đúng quy trình (và kết thúc đúng thời gian quy định), và cũng là một trong thước đo quan trọng nhất của sự thành công của dựa án. Nó cũng giúp tránh hiệu ứng domino, kéo một loạt nhiệm vụ trong dự án thất bại theo. Những nhà quản lý dự án phải lên tiến độ này một cách khó khăn, họ phải đảm bảo rằng các bên liên quan của dự án biết tiến độ của dự án là gì, và được thông báo khi có bất kì thay đổi nào xảy ra. Một trong những “bất ngờ” thường hay gặp nhất là khi một khách hàng không biết gì về tiến độ đang diễn ra. Vì thế hãy chắc chắn rằng tổng tiến độ dự án luôn luôn hiển thị một cách rõ ràng và mọi người đều biết đến.
Sai lầm 8: Vấn đề về cái tôi
Các nhà quản lý dự án không bao giờ nên có một cái tôi quá lớn mà nó gây tiêu cực tới những thành viên trong đội đưa ra ý kiến của mình. Tuy quyết định cuối cùng luôn nằm trên bờ vai của nhà quản lý dự án, nhưng nếu làm việc theo “cách của tôi mới là đúng” rất nguy hiểm và dẫn đến việc những thành viên trong nhóm không dám đóng góp các thông tin phản hồi giá trị. Và nếu một người quản lý dự án với cái tôi quá cao sẽ khiến cho khách hàng có cảm giác người đó rất tinh vi và làm giảm tinh thần của nhóm. Vai trò của người quản lý dự án là đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm làm việc một cách tối ưu để đạt được mục tiêu đề ra, chứ không phải trở thành “vua” của người khác.
Sai lầm 9: Đánh giá thấp công sức
Những nhà quản lý dự án phải chắc chắn họ luôn thực tế với việc dự án yêu cầu cái gì nhằm ngăn chặn các vấn đề phát sinh trong lúc triển khai. Nhiều khi trong lúc lập kế hoạch, các nhà quản lý dự án thường có thói quen xoa dịu khách hàng của họ và đảm bảo không có bất kì nào liên quan đến chi phí, tiến độ hay ngân sách của một dự án mớ. Điều này có thể dẫn đến một hiệu ứng là những nhà quản lý dự án non trẻ sẽ do dự trong việc phản ánh những đòi hỏi hay khó khăn liên quan đến các yêu cầu của dự án. Việc đánh giá thấp công sức cần có để thực hiện dự án này sẽ trở nên cực kì vất vả, bởi nếu bạn hứa hẹn quá nhiều với khách hàng thì gánh nặng sẽ dồn lên các thành viên trong nhóm, họ sẽ bị ép phải làm việc nhanh hơn và rẻ hơn so với những gì họ xứng đáng.
Sai lầm 10: Chuyện bé xé ra to
Khi xuất hiện các vấn đề về dự án, chúng cần phải được phát hiện và giải quyết ngay lập tức. Cho dù đó là một sự hiểu nhầm trong yêu cầu của dự án bởi một thành viên và bắt buộc phải làm lại từ đầu, hay là một sai lầm trong việc lên dự toán, thì việc của người quản lý dự án phải chỉ ra những vấn đề này một cách rõ ràng và chịu trách nhiệm cho nó. Rất nhiều dự án gặp phải vấn đề nhỏ nhưng rồi trở thành vấn đề rất lớn và làm mất lòng tin của khách hàng, cũng như những người thực hiện dự án. Vậy nên, mỗi khi một vấn đề mới lộ diện, hãy giải quyết nó ngay lập tức.
Sai lầm 11: Không biết cách xin sự giúp đỡ
Nếu bạn đang bị mắc kẹt trong vai trò một nhà quản lý, hãy kêu gọi sư trợ giúp. Bạn không cần phải biết tất cả mọi thứ, việc bạn kiêu ngạo và không chịu tìm kiếm sự giúp đỡ có thể đẩy dự án của bạn vào một mối nguy nghiêm trọng. Nếu nó là vấn đề chuyên môn mang tính kĩ thuật mà bạn cần trợ giúp, hãy bắt đầu bằng việc xin lời khuyên từ chính đội nhóm của mình. Nếu bạn cần hỗ trợ quản lý khách hàng hay dự án, hãy hỏi ý kiến đồng nghiệp hay quản lý cấp trên. Quan trọng nhất là phải trung thực và lạc quan với yêu cầu của mình và bạn nhận thấy khi tìm kiếm sự giúp đỡ, không có ai coi thường bạn cả, thậm chí họ còn tôn trọng khả năng của bạn hơn.
Sai lầm 12: Đồng ý với mọi thứ
Là một quản lý dự án, bạn nên linh động và luôn sẵn lòng hỗ trợ khách hàng của mình. Nhưng việc luôn luôn đồng ý là một thói quen xấu mà cuối cùng có thể khiến các dự án vượt khỏi phạm vi kiểm soát, và những thành viên trong nhóm phải làm việc quá sức. Với cương vị là một quản lý dự án, bạn cần phải biết khi nào là đủ, và quan trọng hơn hết là làm thế nào để từ chối yêu cầu của khách hàng một cách khéo léo mà thời gian và ngân sách không cho phép.
Sai lầm 13: Bỏ qua những lỗi lầm của thành viên trong nhóm
Con người luôn tạo ra sai lầm. Là một quản lý dự án, nhiệm vụ của bạn là phát hiện các sai lầm của thành viên trong đội và giải quyết nó ngay lập tức với phong cách hòa nhã và tích cực. Nếu khách hàng của bạn bị ảnh hưởng, hãy thông báo cho họ kế hoạch bạn sẽ làm thế nào để xử lí sai lầm, quan trọng nhất là chúng sẽ không lặp lại và bạn làm thế nào để phòng tránh chúng trong tương lai. Khi không thể phát hiện ra những lỗi lầm và nơi văn hóa không còn quan tâm đến chất lượng nữa thì điều này có thể dẫn đến một thất bại thảm hại.
Với tư cách là một quản lý dự án, nhiệm vụ và mối ưu tiên cao nhất của bạn chính là sự thành công của khách hàng. Do vậy điều này có thể dẫn đến những quyết định, cho dù với ý đồ tốt, vẫn không mang đến kết quả tốt cho dự án và nó cũng không khiến cho các thành viên trong nhóm hài lòng. Trở thành một quản lý dự án không phải là một việc dễ dàng và kể cả khi sai lầm xảy ra, nhưng biết được những lỗi sai thường gặp nhất này có thể giúp bạn phòng tránh và bảo vệ dự án của mình.
Nguồn: Internet
Khóa học liên quan:
.png)
0 nhận xét:
Post a Comment