ĐTC - Bí quyết để tạo ra cuộc họp 1-1 hiệu quả
 |
Trong bài viết chia sẻ trước ĐTC đã chia sẻ với bạn 7 Cách tăng hiệu quả cuộc họp, tuy nhiện những hướng dẫn đó chỉ áp dụng cho các cuộc họp đông người của công ty, tổ chức của bạn. Trong thực tế công việc hàng ngày, nếu bạn là một quản lý cấp cao hay cấp trung thì việc tổ chức các buổi họp 1-1 là điều gần như thường xuyên. Trong bài viết này ĐTC sẽ chia với bạn những Bí quyết để có thể tạo ra các cuộc họp 1-1 hiệu quả, những bí quyết mà ĐTC đang áp dụng trong công việc quản lý của mình.
Diễn giả, chuyên gia tư vấn quản lý Beth Miller cho biết, hơn một thập kỷ trước, “họp 1 – 1” (1 – 1 meeting) vẫn còn là một cụm từ xa lạ với nhiều người.
Nhưng hiện nay, hình thức họp 1 – 1, nghĩa là cuộc họp hàng tháng, hàng tuần hoặc mỗi 2 tuần giữa nhà quản lý và một nhân viên hoặc một người trong nhóm làm việc của mình, đã trở nên phổ biến. Trên thực tế, có nhiều phần mềm ứng dụng đã ra đời nhằm hỗ trợ các nhà quản lý lên thời khóa biểu và theo dõi các cuộc họp 1 – 1 này.
Dù khái niệm họp 1 – 1 đã phổ biến hơn và có sự hỗ trợ của các nền tảng công nghệ nhưng “nghệ thuật” họp 1 – 1 vẫn là một điều gì đó khó nắm bắt đối với nhiều nhà quản lý. Beth Miller chia sẻ, bà từng làm việc với hàng trăm nhà quản lý trong 10 năm nhưng chỉ có khoảng trên dưới 10 người làm chủ được phần việc khó nhằn này, trong khi lợi ích của các cuộc họp 1 – 1 rất rõ ràng: tăng cường tính gắn kết và thúc đẩy nhân viên nhanh chóng thành công trong công việc cũng như sự nghiệp.
Theo Beth Miller, các “guru” về họp 1 – 1 có một số điểm khác biệt so với những nhà quản lý khác như sau:
1. Tò mò mà không phán xét
Các nhà quản lý giỏi kỹ năng họp 1 – 1 thường rất tò mò. Họ tò mò về nhiều thứ liên quan đến nhân viên, chẳng hạn như trong một khoảng thời gian cố định vừa qua, vì sao nhân viên đó lại ít đưa ra các quyết định tối ưu, điều gì khiến họ hoàn thành công việc trễ thời hạn, nguyên nhân dẫn đến sự căng thẳng gần đây nhất là gì…
Họ không đưa ra các ý kiến và sự phán xét dưới góc nhìn cá nhân, họ xây dựng chứ không phá hủy các mối quan hệ.
2. Lắng nghe tích cực
Một cuộc họp 1 – 1 hiệu quả không chứa quá nhiều nội dung ý kiến của nhà quản lý. Bởi trên thực tế, khi họp 1 – 1, họ nên là người lắng nghe trong khoảng 90% tổng thời gian họp. Nhà quản lý giỏi làm được điều này vì họ biết cách đặt ra những câu hỏi có sức nặng, khiến nhân viên không thể chỉ trả lời ngắn gọn cho qua.
Khi lắng nghe một cách tích cực để hạn chế các giả định, họ sẽ tìm ra được sự kết luận cụ thể từ phía nhân viên.
3. Sử dụng hiệu quả sự im lặng
Cho đến nay, sự im lặng vẫn là công cụ ít được tận dụng nhất trong các cuộc họp 1 – 1. Sự im lặng rất quan trọng vì nó cung cấp một “khoảng trống” cần thiết để nhân viên chú ý và tập trung.
Tuy nhiên, đối với những nhà quản lý không “cao tay”, sự im lặng có thể dẫn đến tình huống khó chịu.
Có 2 điều cần nhớ để “quản lý” hiệu quả sự im lặng. Một là, không “giải cứu” nhân viên khỏi sự im lặng bằng cách đặt một câu hỏi khác. Hai là, khi sự im lặng trở nên khó chịu, chỉ cần nói “Bạn cứ từ từ suy nghĩ”.
Điều này chứng minh cho nhân viên thấy rằng những suy nghĩ, cảm xúc và ý kiến của họ rất quan trọng.
Sự im lặng còn có thể giúp nhân viên nảy ra được những ý kiến thú vị khi họ có thời gian để học hỏi về chính bản thân mình.
4. Thường xuyên thực hành và liên tục cải thiện chất lượng cuộc họp
Cũng giống như một vận động viên hay một nghệ sĩ, sự thực hành, rèn luyện sẽ tạo nên sự hoàn hảo cho những cuộc họp giữa một nhà quản lý và một nhân viên. Nhà quản lý giỏi sẽ cam kết thường xuyên thực hiện các cuộc họp dạng này.
Họ cũng cam kết tuân thủ 3 bước cho mỗi cuộc họp.
- Bước 1: chuẩn bị tinh thần kỹ lưỡng trước khi họp.
- Bước 2: đối thoại nội tâm với chính mình trong quá trình họp nhằm tự đánh giá hiệu quả.
- Bước 3: thực hiện một bản đánh giá để xác định những điều khác biệt có thể làm để cải thiện cuộc họp lần sau.
5. Nhận ra và thúc đẩy các hành vi tốt
Một nghiên cứu được thực hiện bởi Marcial Losada và Emily Heaphy vào năm 2004 cho thấy, những đội ngũ làm việc với hiệu suất cao nhận được những phản hồi và động lực tích cực nhiều gấp 5-6 lần những đội ngũ làm việc với hiệu suất thấp.
Nghĩa là, phản hồi tích cực giúp thúc đẩy nhân viên và nhấn mạnh những hành vi mà nhà lãnh đạo đánh giá cao.
Dưới đây ĐTC sẽ phân tích thêm những lợi ích mà một cuộc họp 1-1 hiệu quả mang lại
Lợi ích của bạn từ cuộc họp 1-1 với người báo cáo trực tiếp với bạn
Gặp gỡ với từng cá nhân nhân viên của bạn cho phép bạn nhìn thấy rõ ràng hơn sản lượng của họ, đem lại cho bạn cái nhìn sâu sắc vào phúc lợi thiết yếu của họ. Bạn sẽ biết trước được thời hạn hoàn thành công việc của họ, và bạn cũng có thể tìm hiểu về bất kỳ cuộc xung đột xảy ra giữa các nhân viên. Quản lý hiệu quả phụ thuộc vào nhận thức của bạn về những gì làm nền tảng cho năng suất cao, cũng như bản chất của những trở ngại hiện tại và tương lai. Hơn nữa, bạn sẽ trở thành một người quản lý tốt hơn khi bạn tiếp thu và học hỏi từ những thông tin phản hồi của nhân viên.
Lợi ích của Nhân viên từ cuộc họp 1: 1 với bạn
Những người báo cáo trực tiếp tin cậy vào bạn sẽ giúp họ xóa bất kỳ rào chắn công việc liên quan đến họ đang phải trải qua. Khi bạn hướng dẫn nhân viên và phản hồi mang tính xây dựng, bạn đang cho thấy rằng bạn có giá trị đỗi với mỗi cá nhân nhân viên, tăng cường mối quan hệ của bạn và cho phép họ làm việc ở khả năng cao nhất của họ.
Lợi ích của công ty từ cuộc họp 1-1
Nhân viên phúc lợi có ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất. Khi bạn dành thời gian để có các cuộc họp thường xuyên một-một, bạn đang tạo ra một môi trường mà trong đó vấn đề nhân sự được giải quyết trước khi chúng trở nên nghiêm trọng. Tổ chức của bạn tiết kiệm tiền khi doanh thu của nhân viên được giảm, và lòng trung thành của nhân viên được tăng cường khi người lao động hiểu nhiệm vụ của mình phù hợp với các nhiệm vụ và mục tiêu của công ty như một tổng thể.
5 lời khuyên tốt nhất để thực hành cho các cuộc họp 1-1
Thực hiện 5 lời khuyên dưới đây để tối đa hóa lợi ích của các cuộc họp một ngày-một của bạn:
- Giữ chúng trong một môi trường riêng, không mất tập trung.
- Đừng sử dụng thời gian họp để đối phó với các vấn đề kỷ luật.
- Chuẩn bị chương trình nghị sự của bạn và chia sẻ nó trước thời hạn với nhân viên của bạn.
- Hỏi những câu hỏi mở và khuyến khích nhân viên của bạn để bắt đầu chủ đề mới.
- Gửi một tập thông tin cho người họp với bạn sau đó để tăng cường và chính thức hóa những điểm bạn đã thảo luận.
Vì sự thành công của bạn!
--------------------------------
--------------------------------
ĐĂNG KÝ nhận tin từ ĐÀM TÀI CAP
để nhận những chia sẻ hữu ích
0 nhận xét:
Đăng nhận xét