Làm thế nào để chia sẻ một lịch đã tạo trong MS Project

ĐTC- Làm thế nào để chia sẻ một lịch đã tạo trong MS Project

Trong bài viết này ĐTC sẽ chia sẻ với bạn một kỹ thuật đơn giản để chia một lịch đã tạo trong Ms Project để dùng chung trong các dự án khác nhau. Đây cũng là vấn đề cần xử lý của rất nhiều bạn làm công tác quản lý, đặc biệt các cán bộ kỹ thuật, chỉ huy trưởng các công trình khi lập các tiến độ dự án cho các công trình của mình.

Lợi ích của việc chia sẻ lịch đã tạo trong Ms Project

• Lập lịch 1 lần sử dụng được n lần, cho nhiều dự án tương đồng.
• Lập lịch theo yêu cầu cụ thể từng loại dự án, vùng miền
• Lập lịch theo yêu cầu của mỗi công ty, ban điều hành

VD: Khi thi công các công trình ngoài Bắc thì công nhân thườnng làm full từ thứ 2 đến chủ nhật (có thể nghỉ ngày lễ hoặc không), tuy nhiên các công trình trong miền Nam thì công nhân thường làm từ thứ 2 đến thứ 7 và nghỉ chủ nhật...

Để giải quyết vấn đề tạo lịch theo các yêu cầu, đặc thù riêng và có thể sử dụng được nhiều lần ở các dự án tương tự mà không phải lập lại, bạn chỉ việc làm theo đúng những hướng dẫn chi tiết của tôi dưới đây:

Bước 1: Mở một file dự án mới và tạo một lịch theo yêu cầu của bạn bằng cách chọn

Project/ Change Working Time

VD: Tạo một lịch làm việc mang tên "Lịch làm việc Miền Nam"

Tạo lịch trong MS Project

Bước 2: Chọn File -> Info

Bước 3: Chọn nút Oganizer

Bước 4: Chọn thẻ Calander

Bước 5: Chọn lịch bạn đã tạo ở bước 1 "Lịch làm việc Miền Nam" ở cửa sổ bên phải rồi nhấn Copy>> để chuyển sang cửa sổ bên phải (Global MPT).

Sau khi chuyển xong bạn có thể đổi lại tên loại lịch nếu bạn muốn bằng cách chọn lịch và chọn nút Rename.

Như vậy là bạn đã có một lịch mặc định cho các dự án làm việc trong Miền Nam với tuần làm việc 6 ngày, nghỉ ngày chủ nhật.

Giờ khi tạo tiến độ trong các dự án Miền Nam bạn chỉ cần gọi lịch đã tạo trong Change working time để dùng mà không cần tạo lại lịch cho dự án nữa. Bạn có thể chia sẻ file tiến độ này cho người khác để họ có thể dùng được lịch dự án mà bạn đã tạo ra.

Note: Nếu công ty bạn có nhiều cá nhân lập lịch cho các dự án riêng biệt, có thể đặt gắn thêm tên của Cá nhân vào tên mỗi lịch đã tạo để dễ quản lý lý.

Khóa học liên quan: 

LẬP VÀ QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ 

CHUYÊN NGHIỆP VỚI MS PROJECT