Tạo kế hoạch và cập nhật dữ liệu thực tế dự án trong MS Project

ĐTC - Tạo kế hoạch và cập nhật dữ liệu thực tế dự án trong MS Project

Với những tính năng mạnh mẽ của mình, MS Project cho phép chúng ta tạo ra bản kế hoạch -> lưu lại bản kế hoạch -> sau đó cập nhật dữ liệu thực tế của dự án để theo dõi. Thông thường với hầu hết người sử dụng MS Project thì chúng ta chỉ dừng lại ở việc lập tiến độ và in 1 bản để "Treo" cho đẹp, mà không tận dụng được bản kế hoạch (Baseline) và update thực tế thực hiện để theo dõi sự sai khác giữa thực tế và kế hoạch được tạo ra ban đầu để từ đó có sự điều chỉnh phù hợp.

Trong bài viết này ĐTC sẽ chia sẻ với bạn cách để có thể lưu được 1 bản tiến độ KẾ HOẠCH (Baseline) trong MS Project, sau đó dùng bản kế hoạch đó để đưa vào thực tế dự án, cập nhật vào bản tiến độ đó để có 1 bản tiến độ gọi là bản tiến độ THỰC TẾ. Tất cả các công việc đó hoàn toàn thực hiện trên MS Project.

Tạo bản kế hoạch (Baseline) trong MS Project

Giả sử chúng ta có 1 tiến độ dự án sau khi lập và hiệu chỉnh hoàn chỉnh như hình minh họa

Tiến độ dự án sau khi lập hoàn chỉnh

Để lưu bản tiến độ vừa lập xong thành bản kế hoạch (Baseline) chúng ta thực hiện như sau: Project/Set Baseline/Set Baseline...

Sau đó lựa chọn như các bước hình bên dưới

Như vậy là chúng ta đã có đươc 1 bản kế hoạch (Baseline) được lưu trực tiếp trên file project mà chung ta đang thực hiện.

Chọn khung nhìn Tracking Gantt để xem xét (đường màu xám bên dưới là đường kế hoạch, đường bên trên là đường thực tế, hiện tại thực tế chưa thay đổi nên 2 đường sẽ trùng nhau)

Chọn Tracking Gantt để hiện đường kế hoạch và đường thực tế của dự án

Cập nhật dữ liệu thực tế cho dự án

Giả sử bây giờ công việc "Công tác chuẩn bị" thực tế được thực hiện từ ngày 11/09/2017 đến 15/09/2017. Ta thực hiện như sau:

Khi cửa sổ update Task hiện ra ta chọn ngày bắt đầu (Start) là 11/09/2017 và ngày Kết thúc (Finish) là 15/09/2017

Khai báo thời gian thực tế của công việc trong phần Actual

Khi đó quan sát trên khung nhìn Tracking Gantt chúng ta sẽ thấy sự sai khác giữa kế hoạch (Basline) và thực tế thực hiện.

Sự sai khác giữa kế hoạch và thực tế trên khung nhìn Tracking Gantt

Giả sử thực tế bây giờ dự án của chúng ta phát sinh thêm thêm 2 công tác nữa là công tác "Lấp đất hố móng" và "Đầm đất hố móng K95" với thời gian như trong hình minh họa. Khi đó quan sát trên khung nhìn Tracking Gantt chúng ta sẽ không thấy có đường Baseline tương ứng cho 2 công tác thêm mới này để chúng ta có thể so sánh giữa kế hoạch và thực tế được.

Tiến độ dự án thực tế sau khi bổ sung thêm công tác mới

Công việc của chúng ta là phải setup làm sao để 2 công tác mới thêm đó xuất hiện trong đường kế hoạch (Baseline).

Có 2 cách:

- Cách 1: Tạo tiếp 1 baseline mới là "Baseline 1" như khi chúng ta tạo Baseline đầu tiên.

- Cách 2: Chúng ta sẽ không tạo thêm Baseline mới mà chỉ cập nhật thêm công tác mới bổ sung vào Baseline đã lưu. Và chúng ta lựa chọn cách thứ 2 để tiết kiệm các Baseline mà Project cung cấp (Project cung cấp tổng 11 Basline).

Để thực hiện cách 2 chúng ta lựa chọn 2 công tác mới thêm vào rồi chọn như hình minh họa dưới đây

Cập nhật công tác mới vào Baseline của dự án

Sau khi update vào Baseline ta sẽ có kết quả như sau:

Sau khi update thêm công tác vào Baseline đã có

Thực hiện tới đây bạn đã thấy được phần nào sức mạnh của MS Project chưa? Còn rất nhiều điều tuyệt vời mà MS Project mang lại cho công việc Lập và Quản lý tiến độ của chúng ta. 

Hãy tham gia khóa học của tôi để tìm hiểu thêm nhiều thứ hay ho khác nữa nhé. Tham khảo khóa học TẠI ĐÂY.

Note: Bạn có thể tìm thấy thông tin hữu ích tại Group MKT      https://www.facebook.com/groups/quanlyduanvietnam. Tham gia và tương tác thường xuyên trên group để nhận những thông tin, bài chia sẻ hữu ích từ cộng đồng nhé bạn.