Danh mục kiểm tra tiến độ trên MS Project trước khi sử dụng EVM

ĐTC - Danh mục kiểm tra tiến độ trên MS Project trước khi sử dụng EVM

Như các bạn đã được tìm hiểu, nghiên cứu qua phương pháp EVM trong quản lý dự án ở 1 số bài viết của ĐTC đã chia sẻ trước đây, thì đã biết EVM là một phương pháp khách quan để đo lường hiệu quả của dự án về phạm vi, thời gian và chi phí. Nếu bạn chưa quen thuộc với EVM, hãy đọc bài viết tổng quan của tôi về EVM tại đây.

EVM số liệu rất dễ tính, vì nó chỉ đòi hỏi toán học đơn giản. Theo nghiên cứu có 40 yếu tố quan trọng để thực hiện thành công EVM trong một tổ chức. Một trong những yếu tố thành công quan trọng này là nhóm quản lý dự án có thể phát triển một tiến độ kế hoạch dự án và theo dõi dựa trên kế hoạch dự án (baseline project). Kế hoạch dự án được lập trên MS Project đúng cách rất quan trọng trong việc tính toán chỉ số EVM khi sử dụng Microsoft Project. Một tiến độ dự án được xác định không tốt sẽ dẫn đến các chỉ số EVM không chính xác.

Sau đây là một danh sách kiểm tra nhanh để xác nhận một bản tiến độ dự án trên Microsoft Project của bạn đã sẵn sàng cho EVM.

• Xác nhận cấu trúc Work Breakdown Structure (WBS) đã được xác định chính xác với các gói công việc thích hợp.
• Các chỉ số giá trị gia tăng có ý nghĩa chỉ có liên quan như các nhiệm vụ mà chúng đại diện. Nếu bạn đã xây dựng một WBS không tốt, giá trị thu được của phương pháp EVM sẽ không thể giúp bạn.
• Xác nhận tài nguyên dạng Work có đơn giá làm việc thích hợp trong khung nhìn Resource sheet.
• Microsoft Project xác định ngân sách của gói công việc dựa trên mỗi mức giờ của nguồn lực được phân công. Nếu bạn không có một chi phí xác định cho mỗi tài nguyên, ngân sách của bạn sẽ là 0.
• Xác nhận tất cả các nhiệm vụ có tài nguyên được gán ở mức thấp nhất trong WBS.
• Một nhiệm vụ thiết lập ngân sách cơ bản và giá trị kế hoạch (PV) dựa trên chi phí tài nguyên được giao cho nhiệm vụ. Bằng cách đảm bảo các nguồn lực được gán cho mức thấp nhất trong mỗi gói công việc, chi phí sẽ được luân chuyển thích hợp. Xác nhận không có nguồn nào được phân bổ.
• Mặc dù chúng tôi mong muốn cung cấp 110%, một lịch trình thực tế chỉ có các nguồn lực được phân bổ 100% thời gian.
• Xác nhận tổng chi phí cho mỗi gói công việc phù hợp với giá trị hợp đồng đã ký kết của dự án.
• Microsoft Project xây dựng ngân sách theo từng giai đoạn cho mỗi nhiệm vụ và phân bổ các công việc và chi phí theo kế hoạch theo lịch dự án. Nếu dự án của bạn ký hợp đồng với 100.000$, tổng chi phí trong WBS phải phản ánh 100.000$.
• Xác nhận dự án có một đường cơ sở dự án (baseline).
• Đường cơ sở của dự án thiết lập ngân sách theo từng giai đoạn cho dự án và cho phép tính toán PV. Nếu bạn không có đường cơ sở của dự án, bạn không thể đo lường được những gì bạn đang cố gắng quản lý.
• Xác nhận các nhân viên quản lý dự án hiểu các thủ tục ghi lại thời gian bắt đầu, kết thúc, thời gian và chi phí thực tế cho lịch trình dự án.
• Khi dự án tiến triển, điều quan trọng là bất kỳ ai cập nhật lịch trình của dự án đều tuân theo quy trình nhất quán để ghi lại ngày bắt đầu và chi phí thực tế. Nếu các nhóm sử dụng các thực tiễn không nhất quán, kết quả giá trị bạn kiếm được có thể bị tắt.
• Xác nhận ngày tình trạng dự án được đặt trong Microsoft Project trước khi kiểm tra số liệu EVM.

Nếu bạn không chỉ định ngày tình trạng dự án, Microsoft Project sẽ giả định ngày hiện tại là ngày được sử dụng để tính toán các chỉ số giá trị thu được. Vì báo cáo trạng thái thường xảy ra sau tuần trước, bạn sẽ muốn đặt ngày tình trạng dự án mỗi tuần để tính số liệu chính xác.

Nguồn: TPM

Xem thêm:

Tính toán EVM trên MICROSOFT PROJECT
CÁC TRƯỜNG HỢP XẢY RA KHI SỬ DỤNG PHƯƠNG PHÁP EVM
KIỂM SOÁT DỰ ÁN BẰNG PHƯƠNG PHÁP EVM

Khóa học liên quan: 

LẬP VÀ QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ 

CHUYÊN NGHIỆP VỚI MS PROJECT