Kinh nghiệm quản lý tiến độ dự án hiệu quả

ĐTC - Kinh nghiệm quản lý tiến độ dự án hiệu quả

Dự án thành công là những dự án hoàn thành đúng thời hạn, đảm bảo chất lượng mục tiêu, trong mức ngân sách và phạm vi yêu cầu. 

Để có được những dự án thành công, việc quản lý tiến độ dự án thường xuyên là công việc quan trọng không thể thiếu. Vậy làm sao để có thể quản lý tiến độ dự án một cách khoa học và hiệu quả? Dưới đây ĐTC chia sẻ với bạn 1 vài kinh nghiệm để việc quản lý tiến độ dự án của bạn trở nên hiệu quả hơn

1. Nắm rõ nội dung, mục tiêu hệ thống dự án

Để quá trình theo dõi tiến độ dự án được thực hiện một cách hiệu quả, người quản lý phải nắm được những gì nằm trong kế hoạch và mục tiêu dự án. Chỉ khi nào bạn biết được bạn đang giám sát và theo dõi vấn đề gì, bạn mới có thể đảm bảo được tính chính xác và khoa học.

(Trong khóa học MS Project ĐTC đều chia sẻ công cụ WBS để hỗ trợ làm việc này)

2. Linh hoạt trong quá trình quản lý

Trong quá trình thực hiện dự án luôn chịu ảnh hưởng và tác động của nhiều yếu tố. Chính vì vậy, việc đi chệch hướng và có nhiều vấn đề này sinh là điều không thể tránh khỏi. Người quản lý và theo dõi dự án luôn phải là người chủ động, linh hoạt trong quá trình quản lý. Bạn phải là người biết cách điều khiển đường đi của dự án không quá phụ thuộc vào kế hoạch. Tất nhiên, đi đúng đường, đúng kế hoạch là điều cần thiết, nhưng trong một số trường hợp cụ thể, bạn cần phải chủ động để tìm cách giải quyết kịp thời.

(Trong Ms project bạn dễ dàng thay đổi lại mối liên hệ giữa các công việc, thay đổi lại thời điểm thời gian làm của 1 số công tác dựa vào total slack và free slack)

3. Đảm bảo chặt chẽ, chính xác dữ liệu

Để có thể báo cáo và đánh giá chất lượng dự án một cách hiệu quả, điều đầu tiên bạn phải chú ý, đó là sự chính xác trong hệ thống dữ liệu dự án. Để làm được điều này, sự trung thực và chu đáo là những yếu tố quan trọng hàng đầu. Một số liệu, một dữ liệu sai sót có thể gây ảnh hưởng trực tiếp đến cả quá trình hoạt động của dự án, làm biến đổi tính chất dự án và gây ra nhiều hậu quả trầm trọng khác. Việc kiểm tra nhiều lần dữ liệu một cách khách quan là công việc cần triển khai thường xuyên. Hãy là người quản lý thông minh và chỉnh chu để quá trình quản lý dự án được thực hiện hiệu quả.

(Trong quá trình triển khai và quản lý tiến độ, người quản lý phải đặt ra thời hạn, thời điểm cập nhật tiến độ, và phải tuân thủ chặt chẽ quy định đó.)

4. Tuân thủ Deadline

Mọi dự án đều có sự ràng buộc và ảnh hưởng bởi thời gian, chi phí và những nguồn lực khác. Những người thực hiện dự án phải luôn chạy đua theo thời gian để đảm bảo đúng tiến độ và chất lượng dự án. Bởi nếu có sai sót và chậm trễ, không những thời gian bị co kéo mà chất lượng dự án, chi phí và những nguồn lực khác cũng bị ảnh hưởng. Chính vì vậy, người quản lý để đảm bảo tiến độ công việc được thực hiện hiệu quả, hãy làm sao cho các công việc thực hiện đúng deadline đã được đặt ra một cách tối đa. Hãy đảm bảo việc các nhân viên, các bộ phận biết được deadline công việc, hoàn thành công việc đúng chỉ tiêu.

(Trong Ms Project bạn dễ dàng xuất ra các phiếu giao việc, các phiếu báo cáo tới các cá nhân bộ phận liên quan. Trong đó thông tin Deadline đã được chỉ ra rất rõ ràng và cụ thể)

5. Tăng khả năng làm việc nhóm

Để thực hiện dự án có hiệu quả, làm việc nhóm là một trong những yếu tố quan trọng đầu tiên. Phải làm sao cho mỗi nhóm, mỗi đội, mỗi bộ phận đều có thể hợp tác và liên kết với nhau. Tất cả mọi người trong cùng một dự án có thể toàn tâm toàn ý cho công việc và có thể nâng cao hiệu quả công việc bằng cách làm việc nhóm. Điều đầu tiên mà người quản lý cần làm được là quán triệt mục tiêu chung, đảm bảo thống nhất kế hoạch chung để mỗi người trong một nhóm, một đội có thể tập trung tối đa cho công việc. Bên cạnh đó, một môi trường chung để tương tác và trao đổi công việc lẫn nhau cũng quan trọng không kém. Hãy đảm bảo cho dữ liệu, kế hoạch và thông tin đều được đảm bảo đồng bộ, như vậy, các nhóm mới được đảm bảo làm việc hiệu quả.

(Trong khóa học MS Project ĐTC cũng chia sẻ các cách khai thác công cụ MS Project vào việc làm việc nhóm hiệu quả, đặc biệt bạn còn được chia sẻ và trải nghiệm nền tảng làm việc nhóm MyXteam)

6. Sử dụng công cụ quản lý dự án

Để quản lý dự án hiệu quả, tính chính xác, khoa học và nguyên tắc là một trong những yếu tố đầu tiên. Chính vì vậy, công cụ quản lý là điều cần thiết và quan trọng bậc nhất để đảm bảo điều đó. Và lựa chọn của chúng ta là các phần mềm hỗ trợ. Với việc sử dụng phần mềm, bạn có thể thực hiện công việc quản lý một cách nhanh chóng, thuận tiện và khoa học hơn nhiều so với những giải pháp truyền thống. Bạn có thể tham khảo thêm một số phần mềm hỗ trợ như phần mềm  MS Project tại đây, Primavera P6, Naviswork (công cụ hỗ trợ quản lý dự án trong thời đại BIM)

Từ khóa tìm kiếm:
- kinh nghiệm quản lý tiến độ

- giao tiếp thông tin dự án

- công cụ hỗ trợ quản lý tiến độ dự án

- quản lý thông tin tiến độ