Những công thức viết Prompt giúp X10 hiệu suất công việc

Kỹ năng viết Prompt – Chìa khóa khai thác tối đa sức mạnh AI như ChatGPT, Copilot, Gemini, Claude AI...

Trong kỷ nguyên chuyển đổi số, các công cụ trí tuệ nhân tạo như ChatGPT, Copilot, Gemini hay Claude AI... đang trở thành trợ thủ đắc lực trong công việc và cuộc sống hàng ngày. Tuy nhiên, để khai thác hiệu quả tối đa tiềm năng của các công cụ AI này, kỹ năng viết Prompt chính là yếu tố then chốt.

Việc thành thạo cách đặt câu hỏi (Prompt Engineering) cho các công cụ AI giúp người dùng nhận được phản hồi chính xác, rõ ràng và sát với nhu cầu thực tế, từ đó tối ưu hóa hiệu suất làm việc, tiết kiệm thời gian, đồng thời mở rộng khả năng sáng tạo và tư duy phân tích. Đây cũng là lợi thế cạnh tranh quan trọng trong thời đại số, giúp cá nhân và doanh nghiệp dẫn đầu xu hướng, cập nhật thông tin nhanh chóng và nâng cao hiệu quả vận hành.

Dưới đây ĐTC tổng hợp và chia sẻ tới bạn 1 số công thức viết Prompt hiệu quả được nhiều chuyên gia sử dụng cho công việc hàng ngày của mình khi làm việc với các công cụ AI đặc biệt là với ChatGPT. Chúng ta cùng nhau khám phá và luyện tập mỗi ngày nhé để X10 hiệu suất công việc nhé.

1. Công thức T-A-G

Công thức viết Prompt T-A-G (Task – Action – Goal) là một phương pháp hiệu quả giúp người dùng tối ưu hóa khả năng phản hồi của ChatGPT và các công cụ AI khác. Đây là cách triển khai cụ thể theo hướng tiếp cận chuyên nghiệp:

• Task (Nhiệm vụ): Xác định rõ ràng công việc hoặc nội dung bạn muốn AI hỗ trợ. Ví dụ: “lập kế hoạch dự án”, “viết báo cáo tiến độ”, hoặc “đánh giá rủi ro trong quản lý thi công”.

• Action (Hành động): Mô tả chi tiết cách thức thực hiện, định dạng mong muốn (bảng, bullet point, văn bản trình bày…), phong cách trình bày (ngắn gọn, chuyên môn, trực quan…) và các yếu tố cần ưu tiên như dữ liệu thực tế, quy chuẩn ngành hay các chỉ số đánh giá hiệu suất.

• Goal (Mục tiêu): Nêu rõ mục tiêu bạn hướng tới, ví dụ: để phục vụ cuộc họp nội bộ, báo cáo cho khách hàng, hỗ trợ ra quyết định hoặc đề xuất cải tiến quy trình.

Ví dụ áp dụng công thức T-A-G:

• Task: Tôi cần một bảng kế hoạch triển khai dự án lắp đặt hệ thống điện nhẹ cho tòa nhà văn phòng.

• Action: Kế hoạch cần chia theo từng giai đoạn (khảo sát, thiết kế, thi công, nghiệm thu), kèm theo thời gian dự kiến và các hạng mục chính.

• Goal: Sử dụng để họp với đội kỹ thuật và trình bày với chủ đầu tư trong buổi duyệt kế hoạch tuần tới.

2. Công thức R-T-F

Công thức viết Prompt R-T-F (Role – Task – Format) là một phương pháp đơn giản nhưng hiệu quả, giúp khai thác tối đa sức mạnh của công cụ AI trong quá trình tìm kiếm thông tin, hỗ trợ ra quyết định và giải quyết vấn đề một cách có hệ thống, đặc biệt hữu ích trong môi trường quản lý và quản lý dự án.

• Role (Vai trò): Xác định rõ vai trò mà bạn muốn AI đảm nhận. Đó có thể là một chuyên gia lập kế hoạch, một nhà quản lý dự án, một cố vấn kỹ thuật, hoặc bất kỳ vị trí chức năng nào phù hợp với nhu cầu thực tế của bạn.

• Task (Nhiệm vụ): Mô tả cụ thể nhiệm vụ bạn muốn AI thực hiện. Nên trình bày rõ ràng yêu cầu như: “lập tiến độ thi công”, “phân tích rủi ro dự án”, hoặc “tổng hợp báo cáo cho ban giám đốc”.

• Format (Định dạng): Chỉ định rõ cách bạn muốn AI trình bày kết quả: ví dụ như bảng biểu, danh sách bullet, bản trình bày slide, văn bản báo cáo chuyên môn, hoặc giới hạn về độ dài, phong cách trình bày (ngắn gọn, chi tiết, trang trọng…).

Ví dụ áp dụng công thức R-T-F:

• Role: Tôi muốn bạn đóng vai trò là một chuyên gia quản lý dự án xây dựng.

• Task: Hãy phân tích 3 rủi ro chính có thể ảnh hưởng đến tiến độ thi công hệ thống điện nhẹ trong một dự án tòa nhà văn phòng.

• Format: Trình bày dưới dạng bảng gồm 3 cột: Rủi ro – Nguyên nhân – Biện pháp khắc phục, giới hạn trong một trang A4, sử dụng ngôn ngữ chuyên ngành và rõ ràng.

3. Công thức B-A-B

Công thức viết Prompt B-A-B (Before – After – Bridge) là một kỹ thuật hiệu quả giúp xây dựng những nội dung mang tính thuyết phục cao. Công thức này đặc biệt hữu ích khi bạn muốn làm nổi bật sự chuyển đổi tích cực mà một giải pháp, phương pháp hay công cụ có thể mang lại – nhất là trong bối cảnh quản lý dự án và tổ chức công việc.

• Before (Trước): Trình bày rõ tình trạng hoặc vấn đề hiện tại mà cá nhân hoặc tổ chức đang gặp phải. Tập trung vào các khó khăn, điểm nghẽn hoặc rủi ro, ví dụ như thiếu thông tin, chậm tiến độ, quy trình rời rạc hoặc hiệu suất thấp.

• After (Sau): Mô tả kết quả mong muốn sau khi vấn đề được giải quyết. Làm rõ các chuyển biến tích cực như hiệu quả tăng lên, tiến độ được đảm bảo, sự phối hợp tốt hơn hoặc giảm thiểu rủi ro.

• Bridge (Cầu nối): Nêu rõ giải pháp, hành động hoặc công cụ cụ thể đã được áp dụng để giúp chuyển từ trạng thái "Trước" sang "Sau". Đây là phần liên kết mạch lạc giữa vấn đề và hướng giải quyết.

Ví dụ áp dụng công thức B-A-B:

• Before: Trong các dự án trước đây, tôi thường phải mất nhiều thời gian để có thể có được 1 bảng tổng hợp báo cáo tiến độ cho các dự án, công trình đang triển khai

• After: Hiện tại, toàn bộ tiến độ thi công được cập nhật liên tục, thường xuyên theo chu kỳ định sẵncó thể trích xuất ngay khi cần.

• Bridge: Tôi đã triển khai một công cụ quản lý dự án MS Project, giúp các nhóm cập nhật thông tin nhanh, dễ dàng, và thực tế hơn.

4. Công thức R-I-S-E

Công thức viết Prompt R-I-S-E (Role – Input – Steps – Expectation) là một phương pháp tiếp cận có hệ thống, giúp truyền đạt yêu cầu một cách rõ ràng, logic và chi tiết khi tương tác với AI. Đây là công cụ rất hữu ích trong lĩnh vực quản lý dự án, lập kế hoạch và điều phối công việc, giúp tối ưu hiệu suất và chất lượng kết quả đầu ra.

• Role (Vai trò): Xác định cụ thể vai trò mà bạn mong muốn AI đảm nhận trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Vai trò có thể là một nhà quản lý dự án, một chuyên gia lập kế hoạch, cố vấn kỹ thuật hoặc bất kỳ chức năng chuyên môn nào liên quan.

• Input (Đầu vào): Cung cấp đầy đủ thông tin, dữ liệu hoặc bối cảnh mà AI cần để xử lý yêu cầu. Input càng chi tiết thì kết quả càng sát với kỳ vọng, ví dụ như hồ sơ dự án, quy mô công trình, tiến độ dự kiến hoặc yêu cầu kỹ thuật.

• Steps (Bước thực hiện): Chỉ định rõ các bước mà AI cần thực hiện để hoàn thành nhiệm vụ, nhằm đảm bảo quy trình làm việc có định hướng và kiểm soát được chất lượng từng giai đoạn.

• Expectation (Kỳ vọng): Nêu rõ kết quả đầu ra mà bạn mong muốn nhận được, có thể về mặt định dạng, nội dung, tính chuyên nghiệp hoặc mục tiêu cụ thể cần đạt được.

Ví dụ áp dụng công thức R-I-S-E:

• Role: Tôi muốn bạn đóng vai trò là một chuyên gia quản lý dự án xây dựng dân dụng.

• Input: Tôi sẽ cung cấp thông tin cơ bản về một dự án lắp đặt hệ thống điện nhẹ cho tòa nhà văn phòng (quy mô 5 tầng, diện tích sàn 1.500m², thời gian thi công 45 ngày).

• Steps: Hãy phân tích thông tin đầu vào, xác định các giai đoạn chính trong triển khai, phân bổ khối lượng công việc theo tuần, và lập bảng kế hoạch sơ bộ trình bày dưới dạng bảng biểu.

• Expectation: Tôi mong muốn một bảng kế hoạch chi tiết, rõ ràng, có tính khả thi cao, phù hợp để trình bày trong cuộc họp duyệt kế hoạch với chủ đầu tư.

5. Công thức C-A-R-E

Công thức viết Prompt C-A-R-E (Context – Action – Result – Example) là một phương pháp hiệu quả giúp truyền đạt yêu cầu một cách rõ ràng, có cấu trúc, đặc biệt hữu ích khi làm việc với công cụ AI trong các lĩnh vực như quản lý dự án, lập kế hoạch thi công, hoặc phân tích dữ liệu vận hành.

• Context (Bối cảnh): Trình bày bối cảnh cụ thể mà yêu cầu được đặt ra. Việc cung cấp thông tin nền tảng giúp AI hiểu rõ môi trường, mục tiêu, đối tượng liên quan và các yếu tố ảnh hưởng đến nhiệm vụ.

• Action (Hành động): Chỉ định hành động cụ thể bạn mong muốn AI thực hiện. Hành động nên được mô tả rõ ràng, có thể bao gồm việc lập kế hoạch, soạn thảo tài liệu, phân tích số liệu hoặc đưa ra đề xuất chiến lược.

• Result (Kết quả): Nêu rõ kết quả đầu ra mong muốn. Điều này có thể là một báo cáo, bảng kế hoạch, đề xuất giải pháp hoặc bản trình bày – tùy vào mục tiêu bạn muốn đạt được.

• Example (Ví dụ): Đưa ra một ví dụ minh họa cho tình huống tương tự đã được áp dụng, giúp làm rõ cách thức triển khai công thức và mức độ hiệu quả khi sử dụng.

Ví dụ áp dụng công thức C-A-R-E:

• Context: Tôi đang chuẩn bị cuộc họp với ban quản lý để trình bày phương án triển khai dự án lắp đặt hệ thống điện nhẹ cho tòa nhà văn phòng 7 tầng.

• Action: Tôi muốn bạn hỗ trợ xây dựng một bảng kế hoạch tổng thể, chia theo 4 giai đoạn chính (khảo sát – thiết kế – thi công – nghiệm thu), bao gồm thời gian, hạng mục công việc và ghi chú rủi ro chính.

• Result: Bảng kế hoạch này sẽ giúp tôi trình bày chuyên nghiệp trước chủ đầu tư, tăng tính thuyết phục và tạo cơ sở để duyệt tiến độ và nhân sự thực hiện dự án.

• Example: Trong một buổi họp tương tự với dự án chung cư cao tầng ở quận Hoàng Mai, việc trình bày bảng kế hoạch rõ ràng theo các giai đoạn đã giúp đội kỹ thuật nhận được phê duyệt chỉ sau 1 buổi làm việc, rút ngắn thời gian khởi công tới 5 ngày.

6. Công thức C-O-S-T-A-R 

Công thức C-O-S-T-A-R (Context - Objective - Style - Tone -Audience - Response) là một phương pháp toàn diện giúp xây dựng prompt rõ ràng, có chiều sâu và định hướng cụ thể. Khi áp dụng đúng, công thức này giúp khai thác tối đa sức mạnh của AI (như ChatGPT) trong các công việc liên quan đến quản lý dự án, điều phối kỹ thuật, hay lập kế hoạch chiến lược.

• C – Context (Bối cảnh):
  Cung cấp thông tin nền về tình huống, dự án hoặc thách thức bạn đang đối mặt. Đây là yếu tố quan trọng giúp AI hiểu được bối cảnh và đưa ra phản hồi phù hợp, không lệch mục tiêu.
  

• O – Objective (Mục tiêu):
  Xác định rõ ràng nhiệm vụ bạn muốn AI hỗ trợ. Mục tiêu càng cụ thể thì phản hồi càng chính xác và sát nhu cầu.
  

• S – Style (Phong cách):
  Chỉ định phong cách viết hoặc chuyên môn mà bạn muốn AI thể hiện. Có thể là giọng văn của một quản lý dự án, một chuyên gia kỹ thuật, hoặc một cố vấn chiến lược.
  

• T – Tone (Thái độ):
  Xác định thái độ cần có trong phản hồi: nghiêm túc, trung lập, chuyên nghiệp, truyền cảm hứng,... để phù hợp với hoàn cảnh sử dụng.
  

• A – Audience (Khán giả):
  Chỉ rõ đối tượng tiếp nhận nội dung là ai để AI điều chỉnh ngôn ngữ và cách trình bày phù hợp.
  

• R – Response (Định dạng phản hồi):
  Chỉ định định dạng mong muốn của phản hồi để dễ sử dụng cho tác vụ tiếp theo: bảng biểu, bản thuyết trình, báo cáo chi tiết, email, JSON,…
  

Ví dụ áp dụng công thức C-O-S-T-A-R:

Context: Tôi đang chuẩn bị hồ sơ trình duyệt thiết kế hệ thống mạng nội bộ cho văn phòng 5 tầng của một doanh nghiệp CNTT.
Objective: Tôi muốn xây dựng danh sách vật tư chi tiết theo từng tầng, phân tách rõ phần thi công cáp mạng, switch, tủ rack và ổ cắm mạng.
Style: Phong cách của một kỹ sư trưởng có kinh nghiệm triển khai hệ thống IT cho các toà nhà văn phòng.
Tone: Trang trọng, đi thẳng vào trọng tâm.
Audience: Đội thi công và đại diện phòng CNTT của chủ đầu tư.
Response: Trình bày dưới dạng bảng Excel có thể xuất khẩu để phục vụ việc lập dự toán.

7. Công thức C-R-A-F-T 

Công thức C-R-A-F-T là một phương pháp súc tích và có hệ thống để xây dựng prompt rõ ràng, giúp AI hiểu và phản hồi theo đúng mục tiêu, đặc biệt phù hợp với các tình huống liên quan đến quản lý dự án, điều phối đội nhóm, lập kế hoạch kỹ thuật hoặc xử lý công việc phức tạp trong doanh nghiệp.

• C – Bối cảnh (Context):
  Cung cấp bối cảnh cụ thể về nhiệm vụ hoặc tình huống mà bạn đang cần AI hỗ trợ. Ngữ cảnh giúp AI hiểu rõ điều kiện, phạm vi công việc và các yếu tố liên quan đến môi trường triển khai.
  

• R – Vai trò (Role):
  Xác định rõ vai trò chuyên môn mà bạn muốn AI đảm nhận trong quá trình hỗ trợ. Vai trò này định hướng giọng điệu, lập luận và ngôn ngữ sử dụng.
  

• A – Hành động (Action):
  Chỉ định hành động cụ thể mà bạn muốn AI thực hiện. Việc mô tả rõ ràng yêu cầu sẽ giúp AI xử lý hiệu quả hơn và tránh mơ hồ.
  

• F – Định dạng (Format):
  Xác định định dạng đầu ra bạn mong muốn: văn bản mô tả, bảng biểu, danh sách gạch đầu dòng, biểu mẫu, email,... Điều này giúp dễ dàng tích hợp vào các tài liệu, quy trình hoặc buổi họp.
  

• T – Đối tượng mục tiêu (Target audience):
  Xác định ai là người sẽ đọc hoặc sử dụng nội dung phản hồi. Điều này giúp AI lựa chọn ngôn ngữ, độ chi tiết và thuật ngữ chuyên ngành phù hợp.
  

Ví dụ áp dụng công thức C-R-A-F-T:

Context: Tôi đang chuẩn bị tài liệu để trình bày với chủ đầu tư trong cuộc họp khởi động dự án hệ thống điện nhẹ cho một trung tâm thương mại.
Role: Tôi muốn bạn đóng vai trò là một quản lý dự án chuyên nghiệp trong lĩnh vực triển khai hệ thống M&E.
Action: Lập khung nội dung cho buổi họp khởi động dự án, bao gồm các hạng mục cần thống nhất với chủ đầu tư và các bên liên quan.
Format: Trình bày dưới dạng đề cương cuộc họp có thể đưa vào PowerPoint.
Target audience: Ban lãnh đạo chủ đầu tư, đại diện tư vấn giám sát, đội kỹ thuật triển khai dự án.

Bên trên là những công thức viết Prompt có thể sẽ giúp bạn X10 hiệu suất công việc quản lý, quản lý dự án hàng ngày của bạn. Hãy áp dụng, luyện tập thường xuyên nhé. Việc áp dụng hiệu quả các công thức viết Prompt trên còn giúp các bạn có thể tự tạo ra các trợ lý AI trên chatGPT hiệu quả trong tương lai.
Nếu bạn biết thêm công thức viết Prompt nào hay và hiệu quả khác thì comment xuống phía dưới bài viết này nhé.

-----------------------

KHÓA HỌC MS PROJECT ONLINE

XEM THÔNG TIN TẠI ĐÂY

-----------------------

Khóa học ChatGPT: 12 cách kiếm tiền và x10 năng suất công việc

XEM THÔNG TIN TẠI ĐÂY

Keyword:
- công thức viết Prompt
- x10 hiệu suất công việc
- prompt cho AI lĩnh vực quản lý, quản lý dự án
- ứng dụng chatGPT

Read More

4 Bộ ebook không thể thiếu dành cho nhà quản lý

Nếu bạn là 1 người làm quản lý thì chắc bạn cũng đồng tình với PMx rằng ngoài kỹ năng chuyên môn thì những kỹ năng khác cũng rất cần thiết như Kỹ năng đàm phán, kỹ năng tổ chức cuộc họp, kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng quản lý dự án, kỹ năng kiểm soát chi phí, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng huấn luyện đào tạo, kỹ năng xử lý khủng hoảng, kỹ năng quản lý sự thay đổi, kỹ năng tuyển dụng đãi ngộ, kỹ năng tư duy chiến lược, kỹ năng sáng tạo, kỹ năng giải quyết mâu thuẫn, kỹ năng lập kế hoạch...

Tất cả những kỹ năng trên bạn sẽ tìm được trong 4 Bộ ebook dành cho quản lý dưới đây mà PMx sưu tầm được chia sẻ cho bạn, hãy điền form thông tin và lựa chọn tài liệu bạn muốn nhận bên dưới, và check email bạn sẽ nhận được link download 4 bộ ebook hữu ích này từ PMx.

ĐĂNG KÝ NHẬN 4 BỘ EBOOK DÀNH CHO QUẢN LÝ

Bộ Ebook Business Edge

Bộ Ebook Cẩm nang kinh doanh Harvard

Bộ Ebook Cẩm nang quản lý hiệu quả

Bộ Ebook Creating Success

Theo 1 chia sẻ của thầy Phạm Thành Long thì có 8 lợi ích thiết yếu khi bạn đọc sách thường xuyên:
1. Nâng cao kiến thức
2. Cải thiện sự tập trung
3. Tăng cường tư duy
4. Mở rộng vốn từ ngữ
5. Cải thiện trí nhớ
6. Giải trí, giảm căng thẳng
7. Kích thích tinh thần
8. Tăng tuổi thọ

Là 1 người làm quản lý, chắc bạn cũng phải có thói quen và phải xây dựng thói quen đọc sách, không chỉ là sách về lĩnh vực chuyên môn, kỹ năng liên quan mà còn sách về các công cụ, phần mềm, khóa học quản lý khác. PMx hy vọng sẽ là nơi góp phần cho sự phát triển sự nghiệp quản lý của bạn.

Nếu chia sẻ 4 Bộ ebook dành cho quản lý này của PMx hữu ích, hãy bấm LIKE, CHIA SẺ bài viết này nhé và cho PMx 1 lời cảm ơn và đánh giá 5* cho địa chỉ PMx trên Google Map TẠI ĐÂY nhé.

ĐĂNG KÝ NHẬN 4 BỘ EBOOK DÀNH CHO QUẢN LÝ

Read More

[Infographic] 8 Tư duy khác biệt giữa lãnh đạo bình thường và lãnh đạo giỏi

Nhà quản lý thành công nhất là những người luôn được nhân viên tôn trọng và dễ dàng làm theo họ, đồng thời cũng là những nhà quản lý có khả năng được thăng chức nhiều nhất.

Giữa 1 lãnh đạo bình thường và 1 lãnh đạo giỏi họ khác nhau gì niềm tin cốt lõi về: môi trường kinh doanh, doanh nghiệp, quản lý, nhân viên, động cơ làm việc, sự thay đổi, công nghệ thông tin, công việc.

Read More

Vị trí quản lý dự án và những yêu cầu khi ứng tuyển

Trong công ty, tập đoàn của bạn chắc hẳn bạn thường nghe về vị trí Quản lý dự án/ Project Manager. Nhưng bạn vẫn chưa biết trong thực tế vị trí này sẽ làm gì và một nhân sự cần có những yếu tố nào để đảm nhiệm được vị trí đó. Nhằm giải đáp những thắc mắc trên, mời bạn cùng PMx theo dõi chia sẻ chi tiết trong nội dung dưới đây.

1. Vị trí Quản lý dự án/ Project Manager là gì?

Quản lý dự án/ Project Manager (PM) là người được công ty/doanh nghiệp chỉ định, giao nhiệm vụ lên kế hoạch, thực thi, đo lường kết quả dự án theo mục tiêu ban đầu.

Có thể hiểu nôm na, Project Manager là vị trí có sức ảnh hưởng đến sự chi phối công việc của các dự án. Nhiệm vụ chính của họ là lên kế hoạch, dự trù ngân sách, phân phối nhân lực, tài liệu,... từ khi chuẩn bị cho đến khi dự án hoàn thành.

Thêm vào đó, người đảm nhiệm vai trò này cũng sẽ chịu trách nhiệm cho toàn bộ dự án trước công ty/doanh nghiệp, đảm bảo mọi thứ được vận hành đúng tiến độ, liên tục theo dõi, báo cáo và cập nhật tiến trình cho các bên có liên quan.

2. Vai trò và nhiệm vụ của Quản lý dự án/ Project Manager

2.1 Vai trò

Trong một quy trình làm việc, công việc của Project Manager đóng vai trò như một người chủ trì, thực hiện lập kế hoạch, kiểm soát, đánh giá và điều chỉnh trong suốt quá trình dự án diễn ra. Họ đảm nhiệm vai trò phân chia công việc đến từng nhóm, cá nhân, theo dõi tiến độ, yêu cầu của dự án nhằm đảm bảo mọi việc diễn ra thuận lợi nhất. Do đó, Project Manager được xem là một vị trí hết sức quan trọng trong các công ty.

2.2 Nhiệm vụ

- Thực hiện giám sát tổng thể dự án về mọi mặt mà ít khi tham gia vào quá trình trực tiếp tạo ra kết quả.

- Tuyển dụng, xây dựng các đội nhóm phù hợp với tính chất công việc.

- Đảm bảo các công cụ, kỹ thuật cần thiết.

- Dự báo trước các rủi ro có thể gặp phải để chuẩn bị các phương án dự phòng.

- Là cầu nối để thực hiện các yêu cầu của ban giám đốc bằng cách phân chia nguồn lực, thời gian, công việc cho các bên liên quan.

3. Mô tả chi tiết công việc của Quản lý dự án/ Project Manager

3.1 Xây dựng kế hoạch thực hiện dự án

- Làm việc trực tiếp với các bên liên quan như lãnh đạo công ty, đối tác, khách hàng,... để thống nhất về yêu cầu, mục tiêu dự án.

- Xây dựng kế hoạch tổng thể, từ đó chia nhỏ thành các giai đoạn cũng như đề xuất các chương trình để các bên liên quan cùng phối hợp nhằm theo sát mục tiêu.

- Đảm bảo các thông tin, nguồn lực cần thiết để tối ưu dự án.

3.2 Quản lý các bên liên quan đến dự án và quản lý nguồn lực

- Đóng vai trò là cầu nối, Project Manager cần đảm bảo luồng thông tin thông suốt, đồng bộ giữa các bên có liên quan (khách hàng, thành viên dự án,...).

- Phân bổ nhân sự, tài chính hợp lý cho các giai đoạn công việc, trong trường hợp cần thiết có thể đề xuất thêm hay cắt giảm nguồn lực để phù hợp với tình hình thực tế, tránh lãng phí.

- Phân chia công việc cho các cá nhân, đội nhóm phù hợp với thế mạnh của từng người.

- Thường xuyên tham gia các cuộc họp với khách hàng để nắm rõ nhu cầu của họ cũng như cập nhật thông tin, báo cáo tiến độ và xử lý các vướng mắc để tìm hướng giải quyết với các bên liên quan.

3.3 Quản lý ngân sách, chất lượng và tiến độ dự án

- Theo dõi sát sao các đầu mục công việc của dự án, đảm bảo hoàn thành đúng tiến độ.

- Giám sát các khoản chi ngân sách, tối ưu chi phí và phát hiện kịp thời các dấu hiệu biển thủ, chiếm đoạt tài sản để xử lý kịp thời.

- Thực hiện đo lường, đánh giá hiệu quả dự án bằng các công cụ chuyên môn.

3.4 Quản lý những rủi ro, xung đột của dự án

- Là người đứng ra giải quyết chính, làm việc với các bên liên quan để đưa ra giải pháp khắc phục vấn đề nếu có phát sinh xảy ra.
- Nếu vấn đề vượt tầm kiểm soát, cần báo cáo ngay lên cấp trên để xử lý.
- Cứng rắn, quyết đoán để đưa ra các quyết định cũng như mềm dẻo, khích lệ các thành viên làm việc với tinh thần thoải mái nhất để cùng hướng đến kết quả chung.

4. Yêu cầu tuyển dụng vị trí Quản lý dự án/ Project Manager

Để tuyển dụng vị trí Quản lý dự án/ Project Manager, các công ty thường đưa ra nhiều yêu cầu khác nhau tùy thuộc vào ngành nghề kinh doanh. Tuy nhiên, theo CareerBuilder đã tổng hợp và lọc ra một số tiêu chí chung sau đây bạn có thể tham khảo:
- Tốt nghiệp trình độ đại học hoặc sau đại học với chuyên ngành liên quan.
- Tiếng Anh 4 kỹ năng tốt.
- Ưu tiên ứng viên có trên 3 năm kinh nghiệm.
- Hiểu rõ các nghiệp vụ chuyên môn của ngành nghề.
- Đã từng “thực chiến” nhiều dự án và đạt được thành tích nổi bật.
- Kỹ năng định hướng, lãnh đạo, giao tiếp tốt.
- Có tinh thần trách nhiệm cao, năng nổ, dám đương đầu với thách thức.
- …

5. Những kỹ năng cần có để trở thành một người Quản lý dự án/ Project Manager giỏi

5.1 Kỹ năng lãnh đạo

Về bản chất, trong thực tế, vị trí Quản lý dự án/ Project Manager chính là người đứng đầu dự án, chịu trách nhiệm cho việc hoạch định, định hướng và lãnh đạo dự án đi theo đúng kế hoạch đã đề ra theo từng giai đoạn cụ thể.

5.2 Kỹ năng tổ chức/hoạch định

Trong một dự án, người được chọn là Project Manager bắt buộc phải có kỹ năng lập kế hoạch bởi đây được xem là công việc chính. Các bản kế hoạch này được tạo nên căn cứ vào mục tiêu chính, tổng thể, từ đó sẽ phân chia thành các mục tiêu nhỏ hơn tương ứng với các công việc cụ thể ở từng giai đoạn.

Một bản kế hoạch rõ ràng, chi tiết, đúng hướng và phù hợp với điều kiện thực tế sẽ giúp cho quá trình thực hiện diễn ra trôi chảy, suôn sẻ hơn và rút ngắn con đường tiến đến điểm đích. Đây được xem là nền tảng quan trọng, chi phối đến toàn bộ dự án cũng như kết quả cuối cùng của công việc.

5.3 Kỹ năng giao tiếp

Ngoài lãnh đạo, tổ chức, một Quản lý dự án/ Project Manager giỏi cũng cần phải có kỹ năng giao tiếp. Nếu trước giờ bạn thường suy nghĩ: “Chỉ cần giỏi chuyên môn là được!” thì đó là quan niệm sai lầm.
Trong công việc, kỹ năng giao tiếp đóng vai trò cực kỳ quan trọng, quyết định đến yếu tố thành công của dự án cũng như sự thăng tiến trong tương lai. Project Manager được xem là một vị trí cấp cao, thường xuyên làm việc với đối tác, khách hàng, ban giám đốc, nhân viên cấp dưới,... Họ là người trình bày kế hoạch, dẫn dắt vấn đề, thuyết phục, phản biện,... nên việc ăn nói lưu loát, trôi chảy, logic, hợp hoàn cảnh là điều rất cần thiết.
Ngoài ra, với thế mạnh trong giao tiếp, bạn sẽ tạo ấn tượng tốt trước mọi người, đặc biệt là quản lý cấp cao trong công ty và sẽ được đánh giá là người khôn ngoan, dẫn đến có nhiều cơ hội thăng tiến trong tương lai hơn.

5.4 Kỹ năng quản lý rủi ro

Cuối cùng, nếu bạn đã hoặc đang có mong muốn trở thành một Project Manager giỏi thì đừng quên rèn luyện thêm kỹ năng quản lý rủi ro. Trong thực tế, công việc không phải lúc nào cũng diễn ra suôn sẻ theo kế hoạch ban đầu hay cụ thể hơn là sẽ có vô vàn những lý do chủ quan và khách hàng tác động làm trễ hay thay đổi một phần kế hoạch ban đầu của dự án.

Khi đó, Quản lý dư án/ Project Manager phải linh hoạt, có tư duy, tầm nhìn, dự đoán trước những rủi ro để chuẩn bị nhiều phương án dự phòng, kịp thời khắc phục sự cố để đưa tiến trình công việc trở về nhịp độ ổn định.

Group đăng tin tuyển dụng và trao đổi các kiến thức về Quản lý, quản lý dự án:

• Group Tuyển dụng việc làm quản lý dự án: TẠI ĐÂY
• Group Tư duy, kiến thức, công cụ quản lý dự án: TẠI ĐÂY

Một số chương trình bạn có thể tham gia để nâng cao kỹ năng đáp ứng cho các yêu cầu tuyển dụng vị trí đáng mơ ước này.

• Chương trình Quản lý chi phí dự án và các chương trình khác liên quan tới xây dựng tại: NHẤT NGHỆ
• Chương trình Lập và quản lý tiến độ dự án và các chương trình khác liên quan tới quản lý dự án tại: ĐÀM TÀI CAP
• Chương trình Dự toán, Quản lý chất lượng và các chương trình khác liên quan tới xây dựng tại: HỌC THẬT NHANH

Read More

5 Chiến lược giải quyết xung đột chúng ta nên dùng

ĐTC - 5 Chiến lược giải quyết xung đột chúng ta nên dùng

Mọi người giải quyết xung đột theo nhiều cách khác nhau, do đó bạn cần các chiến lược giải quyết xung đột khác nhau.

Dưới đây là 5 chiến lược giải quyết xung đột mà Kenneth Thomas và Ralph Kilmann đã phát triển mà chúng ta có thể sử dụng để xử lý các tình huống xung đột, bao gồm:

• Tránh (Avoiding), 
• Cạnh tranh (Competing), 
• Nhượng bộ (Accommodating), 
• Cộng tác (Collaborating),
• Thỏa hiệp (Compromising).

Điều này dựa trên giả định rằng mọi người chọn cách hợp tác và cách quyết đoán khi xung đột. Nó gợi ý rằng mọi người đều có những cách thích ứng để đối phó với xung đột, nhưng hầu hết chúng ta sử dụng tất cả các phương pháp trong những trường hợp khác nhau. Sẽ rất hữu ích nếu bạn hiểu năm chiến lược này và vận dụng vào trong công việc quản lý, quản lý dự án hàng ngày của bạn.

Chiến lược Giải quyết Xung đột # 1: Tránh

Lảng tránh là khi mọi người chỉ phớt lờ hoặc rút lui khỏi cuộc xung đột. Họ chọn phương pháp này khi sự khó chịu của cuộc đối đầu vượt quá phần thưởng tiềm năng của việc giải quyết xung đột. Mặc dù điều này có vẻ dễ thực hiện đối với thông hoạt viên, nhưng mọi người không thực sự đóng góp bất cứ điều gì có giá trị cho cuộc trò chuyện và có thể đang giữ lại những ý tưởng đáng giá. Khi xung đột tránh được, không có gì được giải quyết.

Áp dụng khi: Vấn đề không quá quan trọng. Vấn đề không liên quan đến quyền lợi của mình. Hậu quả giải quyết vấn đề lớn hơn lợi ích đem lại. Người thứ ba có thể giải quyết tốt hơn.

Chiến lược Giải quyết Xung đột # 2: Cạnh tranh

Cạnh tranh được sử dụng bởi những người đi vào một cuộc xung đột lập kế hoạch để giành chiến thắng. Họ quyết đoán và không hợp tác. Phương pháp này được đặc trưng bởi giả định rằng một bên thắng và những người khác thua. Nó không cho phép có nhiều góc nhìn đa dạng vào một bức tranh tổng thể đầy đủ thông tin. Cạnh tranh có thể hiệu quả trong thể thao hoặc chiến tranh, nhưng hiếm khi là một chiến lược tốt để giải quyết vấn đề nhóm.

Áp dụng khi: Bạn biết chắc chắn mình đúng, không có thời gian cho việc chờ đợi và thống nhất ý kiến để giải quyết các tình huống khẩn cấp.

Chiến lược Giải quyết Xung đột # 3: Nhượng bộ

Điều chỉnh là một chiến lược trong đó một bên nhượng bộ mong muốn hoặc yêu cầu của bên khác. Họ đang hợp tác nhưng không quyết đoán. Đây có thể là một cách nhẹ nhàng để nhượng bộ khi một người nhận ra rằng anh ta / anh ta đã sai về một lập luận. Sẽ ít hữu ích hơn khi một bên hỗ trợ bên kia chỉ để duy trì sự hòa hợp hoặc để tránh gián đoạn. Giống như việc né tránh, nó có thể dẫn đến các vấn đề chưa được giải quyết. Quá nhiều chỗ ở có thể dẫn đến các nhóm mà các bên quyết đoán nhất chỉ huy quá trình và kiểm soát hầu hết các cuộc trò chuyện.

Áp dụng khi: Giữ gìn mối quan hệ hòa bình là ưu tiên hàng đầu. Cảm thấy vấn đề là tôn trọng với người khác hơn mình.

Chiến lược Giải quyết Xung đột # 4: Cộng tác 

Hợp tác là phương pháp được sử dụng khi mọi người vừa quyết đoán vừa hợp tác. Một nhóm có thể học cách cho phép mỗi người tham gia đóng góp với khả năng cùng tạo ra một giải pháp chung mà mọi người có thể hỗ trợ.

Một cách tuyệt vời để hợp tác và vượt qua xung đột là tiếp cận và chạm vào họ.

Áp dụng khi: Vấn đề là rất quan trọng, có đủ thời gian để tập hợp ý kiến từ nhiều phía. Trong nhóm đã tồn tại mâu thuẫn từ lâu. Cần tạo dựng mối quan hệ lâu dài giữa các bên.

Chiến lược Giải quyết Xung đột # 5: Thỏa hiệp

Một chiến lược khác là thỏa hiệp, trong đó những người tham gia một phần quyết đoán và hợp tác. Quan niệm rằng mọi người đều từ bỏ một chút những gì họ muốn, và không ai đạt được mọi thứ họ muốn. Nhận thức về kết quả tốt nhất khi làm việc bằng sự thỏa hiệp là điều đó “chia tách sự khác biệt”. Thỏa hiệp được coi là công bằng, ngay cả khi không ai đặc biệt hài lòng với kết quả cuối cùng.

Áp dụng khi: Vấn đề tương đối quan trọng, trong khi thời gian đang cạn dần mà hai bên đều khăng khăng giữ mục tiêu của mình.

Tóm lại:
Nếu vấn đề là quan trọng trong dài hạn → Cộng tác 

Nếu việc duy trì mối quan hệ là quan trọng → Thỏa hiệp/ Nhượng bộ/ Tránh/ Cộng tác 

Nếu cần giải quyết vấn đề nhanh chóng → Cạnh tranh/ /Nhượng bộ

Read More

Tips giao việc cho cấp dưới

ĐTC - Tips giao việc cho cấp dưới

"Cách dùng người hiệu quả không phải ở chỗ làm mọi cách để hạn chế nhược điểm, điều quan trọng hơn chính là phải biết cách phát huy những ưu điểm của họ" - Peter Ferdinand Drucker

1. Tips 1: Đừng giao công việc, hãy yêu cầu kết quả.

Ví dụ: Đừng nói “Gửi anh báo cáo dự án”, hãy nói “Anh muốn biết tiến độ dự án, điều gì đang tốt, đang tệ, đang nhanh, đang chậm, các rủi ro”.

Chúng ta hay mong muốn kết quả nhưng lại chỉ yêu cầu người khác thực hiện hành động. Rủi ro là hành động diễn ra nhưng kết quả lại không nhận được.

Lỗi là do người giao việc.

2. Tips 2: Tạo ra sự cam kết.

Ở tips 1, tôi đã giới thiệu với các bạn yếu tố cần thiết đầu tiên là “hãy nói rõ kết quả mong muốn thay vì yêu cầu 1 hành động”.

Giờ là cách để giao việc của sếp được hoàn thành!

Chúng ta thường mong muốn nhân viên cam kết với công việc. Với nhân viên có tính cách cam kết thì điều đó không khó. Làm việc với người cam kết thật dễ chịu. Nhưng với người không có tính cách này thì sao? Có mẹo:

- Nói rõ đây là trách nhiệm cá nhân của người nhận việc, không phải 1 nhóm nào cả. Đây là việc TÔI GIAO CHO BẠN. Nếu bạn sử dụng cả nhóm của bạn để thực hiện, thì bạn vẫn là người chịu trách nhiệm duy nhất.

- Có thời hạn rõ ràng, lúc nào công việc cần hoàn thành triệt để.

- BIG TIP: theo dõi định kỳ. Điều này quan trọng nhất. Hãy đặt ra lịch trình với tần suất cố định để người nhận việc báo cáo tiến độ. Nhớ là phải đặt ra lịch trình “Định Kỳ”. Nếu công việc cần 1 tháng, hãy yêu cầu báo cáo hàng tuần vào 1 ngày nhất định. Sự Cam Kết sẽ được hình thành.

Nếu sếp giao việc không nói rõ kết quả mong muốn và thả trôi thì đảm bảo đến cuối kỳ bạn sẽ nhận được thứ không mong muốn.

Hãy nhớ: việc không hoàn thành là ... do người giao việc.

P/s: Do đó nếu Sếp có được 1 bản kế hoạch đầy đủ, chi tiết kèm thời gian, các Milestone, Deadline rõ ràng thì giao việc cho cấp dưới sẽ dễ dàng hơn rất nhiều, và quan trọng là cả cấp trên và cấp dưới sẽ cùng hệ quy chiếu. Và nếu bạn là Sếp thì Công cụ MS Project sẽ giúp bạn điều này, và trong khóa học bên dưới bạn còn  được chia sẻ thêm 1 công cụ vô cùng mạnh mẽ khác nữa đó là MyXteam.

KHÓA HỌC LẬP VÀ QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ 

"SẮP KHAI GIẢNG"

TẠI ĐÂY

Nếu bạn là cấp dưới thì hãy xem bài chia sẻ về Bí quyết giao tiếp với cấp trên hiệu quả Tại đây

Nguồn: Tự sự của sếp

Read More

5 Bí quyết tạo dựng thương hiệu cá nhân

 ĐTC - 5 Bí quyết tạo dựng thương hiệu cá nhân

Thương hiệu cá nhân là gì? 

Tại sao cần thương hiệu cá nhân?

Tại sao rất nhiều người giỏi nhưng lại không ai biết tới? 

5 Bí quyết chia sẻ trong video này sẽ chia sẻ với bạn 1 vài ý tưởng để bạn có thể tạo dựng thương hiệu cá nhân tốt hơn mỗi ngày. Để từ đó bạn có thể tạo ra nhiều giá trị hơn cho cá nhân và cộng đồng. 

Link đặt sách: Tạo dựng thương hiệu cá nhân (tại đây https://shorten.asia/UWuK45Ws​)

Tham gia cộng đồng MKT để chia sẻ giá trị và tạo dựng thương hiệu cá nhân của bạn:

https://www.facebook.com/groups/quanlyduanvietnam

Read More

Bí quyết để thành công với nghề xây dựng

ĐTC - Bí quyết để thành công với nghề xây dựng

Dưới đây là những chia sẻ vô cùng tâm huyết của một thành viên trên 1 diễn đàn về Xây dựng, lời khuyên vô giá cho các kỹ sư xây dựng tương lai với mong muốn bạn sẽ tìm thấy một vài điều có ích cho công việc của chính bạn sau này, bạn sẽ có thêm góc nhìn mới về nghề xây dựng sau khi đọc những chia sẻ này:

1. Phải biết đọc bản vẽ, lập dự toán, lập hồ sơ thầu

Cái này thì giống như làm bác sĩ phải biết dùng tai nghe, làm nông dân phải biết dùng cày cuốc vậy. Chưa vững những cái này thì đừng nói đến chuyện "hành nghề" làm gì. Mà những cái này, nhà trường chẳng dạy nhiều, nên phải tìm hiểu thêm bên ngoài nhiều vào. Cái này thực là yêu cầu sống còn đối với người làm nghề xây dựng. Tôi đã từng gặp những bạn sinh viên có bảng điểm khá đẹp, nhưng loay hoay mãi với bộ hồ sơ thầu, không biết làm thế nào cho phải. Những tình huống như vậy, thật ko biết nên cười hay nên khóc nữa.

2. Phải biết kỹ năng tin học cơ bản 

Sử dụng tốt các phần mềm, xử lý tốt các sự cố thường gặp của máy tính - máy in photo, sử dụng tốt tin học văn phòng (word, excel, project, autocad...). Sẽ có đôi lúc, bạn chẳng ở công ty mà nhờ được bộ phận văn phòng hay bộ phận IT giúp đỡ đâu. Nhất là những bạn thường xuyên đi công trình thì việc kiêm nhiệm đa năng như vậy càng nhiều, càng phải rành rẽ. Hay bạn vừa biết lập biết pháp thi công (autocad) vừa biết lập tiến độ (ms project) lại vừa biết làm hồ sơ chất lượng, thanh quyết toán (ms excel), lại vừa có thể làm báo cáo, tờ trình (ms word)

3. Phải biết tập trung cao độ trong công việc 

Tôi thường đòi hỏi ở nhân viên tốc độ. Và không bao giờ chấp nhận kiểu làm việc cưỡi ngựa xem hoa. Có thể với tốc độ đó, anh sẽ có sai sót. Không sao, sai sẽ sửa. Nhưng không ai sửa nổi thái độ làm việc nửa vời, vừa làm vừa chơi được. Và tôi nghĩ ông sếp nào cũng vậy thôi, thích nhân viên làm 2 tiếng chơi 2 tiếng hơn là vừa làm vừa chơi trong 4 tiếng. Bạn cứ luyện sự tập trung và tốc độ đi, điều này sẽ giúp cho bạn rất nhiều.

4. Phải biết nhậu

Phải biết. Biết nhậu nghĩa là phải uống được, phải biết được điểm dừng, phải kiểm soát được bản thân. Hầu hết các chữ ký được thực hiện trên bàn nhậu, nên chỉ cần anh thể hiện sai phong độ thôi là đã có thể kéo theo những sai lầm đáng tiếc rồi. Nếu anh không biết nhậu, chẳng ai phạt được anh, chẳng ai bắt được anh, nhưng chắc chắn anh sẽ gặp khó khăn hơn những người biết cầm ly "1,2,3 Dzô" một cách vui vẻ! Vì cái này mà tôi đã phải trả giá khá đắt, phải sử dụng men hỗ trợ tiêu hoá trong một thời gian dài.

5. Phải có sức khoẻ

Với những người đi công trình thì không nói làm gì rồi nhé. Thường xuyên sống trong môi trường thiếu thốn, thậm chí là nguy hiểm, nên sức khoẻ không đảm bảo thì chỉ có nước về nhà an dưỡng thôi. Nhưng những anh ít phải chạy đây chạy đó cũng phải chuẩn bị tinh thần cho những đợt cao điểm, có thể làm liên tục mấy ngày liền không ngủ, ăn bánh mì uống nước lọc trừ bữa. Bản thân tôi, giai đoạn cao điểm, đã từng kéo dài tình trạng ngủ 2 tiếng 1 ngày hàng tháng trời. Kiểu thư sinh mềm yếu, khó mà chịu được.

Bạn có thể tham gia cộng đồng chạy bộ của Nâng tầm kỹ sư Việt trên app Strava: Tại đây

6. Phải chịu được nhiệt

Một phần như lý do thứ 4. Một phần nữa là phải chịu được những tình huống phát sinh khác: công trình gặp sự cố, bản vẽ và hiện trạng không giống nhau, sự chồng chéo công việc giữa các bộ phận. Chịu nhiệt trong công việc không bằng một phần so với chịu nhiệt từ những tác động ngoài. Anh mà không tỉnh, không vững sẽ bị tẩu hoả nhập ma, sẽ tự đưa mình vào một mớ bòng bong ngay.

7. Phải biết chửi

Nói một cách nghiêm túc đấy. Chửi làm sao cho nó sợ, nó phục mà nó ko thù dai. Chửi sao cho nó phải nghe mình mà không ấm ức. Chửi sao cho sau khi chửi vẫn kéo nhau đi nhậu được. Chửi sao cho nó chửi lại mình mà 2 thằng ko ghét nhau. Cả một nghệ thuật đấy. Phải biết tung hứng, biết mềm cứng đúng lúc, phải biết tạo kịch bản win- win vào phút cuối. Ấy mới là biết chửi. Với dân suốt ngày bê tông sỏi đá bản vẽ này không có dùng từ ngon ngọt dịu dàng được, phải đao búa mới chịu, mới khoái (nhưng tôi cũng chưa được đến trình độ này, cũng đang tập chửi để lên level).

8. Phải biết quan hệ

Ngành nào cũng cần, nhưng xây dựng thì đặc biệt cần. Anh sẽ không bao giờ tồn tại nổi nếu anh không có bạn bè, không có đồng nghiệp. Anh phải biết làm việc nhóm. Anh phải biết ngẩng đầu lên để học hỏi các bậc tiền bối. Anh phải cúi xuống để giúp đỡ đàn em. Anh phải biết bắt tay với các đồng nghiệp, đối tác để mở mang tầm hiểu biết. Cái nghề mà khó nhận định ai giỏi hơn ai này, anh biết càng nhiều thì công việc của anh càng được hỗ trợ nhiều. Nếu anh có cơ hội được tham gia một dự án từ lúc mới bắt đầu nhen nhóm đến khi kết thúc, anh sẽ hiểu tầm quan trọng của các "cánh tay phụ" của mình. Cũng là một may mắn khi tôi có những bậc tiền bối luôn sẵn sàng chỉ bảo, có những người bạn đồng nghiệp luôn sẵn sàng chia sẻ giúp đỡ. Có lẽ đây là điều quý nhất tôi có được trong sự nghiệp của mình.

Tham gia cộng đồng MKT để học hỏi, chia sẻ kiến thức và kết nối tại: https://www.facebook.com/groups/quanlyduanvietnam

9. Phải biết tự nghiên cứu

Cứ mỗi ngày không tìm hiểu, là một ngày mình bị tụt so với xu thế. Chưa nói gì xa xôi, riêng cái khoản cập nhật các thông tư, quy định mới của nhà nước về ngành cũng đã khiến anh hoạt động não bộ gần như hàng ngày rồi. Các công nghệ xây dựng mới, các phần mềm ứng dụng mới, các xu hướng mới... Chỉ cần một cái không biết, cũng có thể dẫn đến nguy cơ khi ngồi nói chuyện mà mình như đứa trên sao Hoả xuống, vì người ta nói đông nói tây mà mình chẳng hiểu gì sất.

10. Phải biết chém gió

Lại nói về nói đông nói tây. Anh biết, nhưng anh không biết cách nói, không biết cách dẫn dắt diễn đạt thì cũng hỏng. Cùng một vấn đề, nhưng cách nói khác nhau sẽ đưa đến những kết quả khác nhau.

Cùng một vấn đề, cùng một cách giải quyết, nhưng đôi khi chủ đầu tư lại gật gù tán thưởng với anh A mà khăng khăng không chấp nhận anh B, ấy là vì “ cái miệng có gió” của anh A mạnh hơn anh B. Cái này phải luyện nhiều, thuyết trình nhiều, trình bày nhiều, phản biện nhiều, và như trên đã nói, đôi khi phải chửi nhiều.

11. Phải biết đặt mình vào vị trí người khác

Cái này là điều cần thiết để có thể đưa ra được yếu tố Win- win. Đôi khi cũng phải đứng phơi nắng phơi sương, cầm cái bay để hiểu cái cực của công nhân.

Đôi khi cũng phải “ nghe chửi” từ chủ đầu tư để biết các sếp của mình áp lực thế nào.

Đôi khi cũng phải chịu nghèo chịu khổ để biết cảm giác của cả đội khi bị chậm thanh toán.

Và đôi khi cũng đặt mình vào trường hợp người khác để biết người ta sai sót chỗ nào mà chấn chỉnh – biết người biết ta (cái này thì hơi phũ phàng).

Nói chung, khi mình biết đặt mình vào vị trí người khác, mình sẽ hiểu hơn, sẽ biết thông cảm hơn, từ đó sẽ win- win một cách đơn giản mà vui vẻ hơn. Nguyên tắc này luôn đúng, trong mọi trường hợp.

12. Phải biết chơi thể thao

Không chỉ để rèn luyện thân thể, mà đây còn là một cách để xả xì trét, hơn nữa còn làn một kênh để kết nối với nhiều người. Sau một ngày bù đầu với bản vẽ hoa cả mắt, kéo nhau đi làm một trận đá bóng, một chầu tennis. Đó cũng là một cơ hội để đồng nghiệp gần gũi với nhau hơn, sếp gần với nhân viên hơn.

13. Phải biết hưởng thụ

Làm việc trong môi trường áp lực như vậy, nếu anh không biết hưởng thụ cuộc sống, anh sẽ khó có được trạng thái cân bằng. Đây cũng là vấn đề thường gặp của dân trong nghề: “ không cân bằng được công việc và cuộc sống”.

Lâu lâu tự thưởng cho mình một kỳ nghỉ đúng nghĩa với gia đình, học một môn nghệ thuật nào đó( nhiếp ảnh chẳng hạn). Cuộc sống sẽ “dễ thở” hơn nhiều khi mình biết “quẳng gánh lo đi và vui sống”.

14. Phải biết chấp nhận thất bại 

Thất bại nhỏ là khi bản vẽ bị gạch te tua be bét. Thất bại vừa là khi rớt hợp đồng. Thất bại lớn là khi..( thôi cái này không nói đâu). Còn nhiều các thể loại thất bại nữa. Nhưng đã làm nghề xây dựng, anh phải biết chấp nhận điều đó.

Mỗi khi gặp thất bại, hãy nghĩ đến quy luật được- mất. Và có một bí mật nhỏ, bạn gặp thất bại càng sớm, thì bạn thành công càng sớm. Và những thất bại bạn gặp khi còn trẻ tuổi sẽ dễ vượt qua hơn là khi bạn đã nhiều năm tuổi nghề rồi mới gặp. Bắt đầu sự nghiệp riêng lúc 23 tuổi, không biết bao nhiêu lần bầm dập, bao nhiêu lần te tua từ “cõi ấy” trở về, để đến giờ tôi có cái nhìn hoàn toàn khác về những khó khăn.

Vậy nên, đừng ngại thử thách, đừng vì 1 thất bại nhỏ mà nản. Bạn đang gặp may đấy, vì bạn gặp chúng sớm hơn, sau này bạn sẽ không bao giờ gặp lại nữa.

15. Phải biết đam mê

Trong cái thế giới khô khan của ngành xây dựng, nếu anh không đủ lửa để giữ đam mê với nghề, nhiều khả năng anh sẽ bị out, hoặc là tự out.

Nhiều người sau một thời gian theo đuổi đã rẽ sang nghề khác là vậy. Áp lực, vất vả, bị nhiều yếu tố chi phối là đây. Nên nếu như anh cứ mãi sống xoàng xoàng, cứ mãi dật dờ, thì không sớm thì muộn anh sẽ cảm thấy như mình đã chọn nhầm nghề!

16. Phải biết cọ xát thực tế

Với nghề này, tấm bằng đẹp khi ra trường sẽ không hẳn là tấm vé hoàn hảo cho bộ hồ sơ, nếu như anh không có kinh nghiệm thực tế. Vì vậy, mới có chuyện đòi hỏi anh không những có tấm bằng mà còn phải có cả những chứng chỉ HÀNH nghề, phải chứng minh được kinh nghiệm làm việc.

Không chỉ là thực tế khi tính toán, triển khai bản vẽ, lên dự toán, lập hồ sơ thầu mà còn phải biết những công việc tưởng chừng rất đơn giản khác.

Tôi biết một trường Đại học dân lập, khoa xây dựng của trường đó có một môn học giống như thực hành nghề. Sinh viên sẽ phải cầm bay, trộn vữa, lát gạch để xây hoàn thiện một ngôi nhà nhỏ. Đây là điều mà tôi thấy không phải trường nào cũng để ý để thực hiện cho sinh viên.

Tôi cũng nhận được khá nhiều email của các bạn sinh viên mới ra trường, sẵn sàng xin vào làm không lương để học hỏi kinh nghiệm. Và tôi cũng có chơi với nhiều anh bạn, lăn xả nhiều năm trên công trường, cầm bay, trét vữa, trộn hồ... còn chuẩn và “ ra dáng” hơn cả mấy anh thợ. Tôi luôn đánh giá cao và khâm phục những tinh thần sẵn sàng làm việc như vậy.

17. Phải biết nịnh

Cái này thì dùng thường xuyên nhé. Nịnh sếp, việc gấp sếp giãn tiến độ ra một chút, gấp quá bọn em thở không có nổi. Nịnh nhân viên với thợ chịu khó tăng ca một chút, dự án này quan trọng lắm, đừng để có sơ suất gì nha.

Đặc biệt, hôm nay lên facebook thấy có anh bạn mới quen đăng xì tây tớt xin phép vợ cho anh đi “tiếp khách” nha, về muộn chút xíu đừng bỏ rơi ở ngoài cửa nha... Về vấn đề này, cùng với chuyện bằng cấp, tôi rất khoái một câu truyền miệng khá phổ biến của anh em chúng ta: “Bằng gì cũng chẳng vượt qua được bằng lòng”, hê hê. Nghe thì hơi chối tai, nhưng không phải là không có lý.

18. Phải biết tìm cơ hội trong thử thách

Trong hoàn cảnh khủng khoảng kinh tế, việc ít, nhiều người lại đâm ra lo sợ, mà ko nghĩ lạc quan rằng đây là thời điểm để mình làm những việc mình chưa làm được trước đó vì bận bịu: học thêm ngoại ngữ, “ sưu tầm” thêm những chứng chỉ hành nghề còn thiếu, học thêm nhiều khóa bồi dưỡng nghiệp vụ, nghiên cứu về một ứng dụng kỹ thuật công nghệ mới...

19. Phải biết từ chối

Cái này có lẽ sẽ đề cập đến một vấn đề nhạy cảm của nghề: rút ruột công trình, nhận bao thư lì xì. Biết rằng đụng tới vấn đề này dễ bị anh em ném đá lắm chứ nhưng tôi cũng xin mạn phép đề cập sơ sơ bởi bản thân tôi cũng từng tiếp xúc với một vài trường hợp điển hình.

Số là nhiều cậu nhất quyết ra trường cứ phải đi thi công cơ vì nghe đâu thấy mấy đàn anh làm 2-3 năm đã tậu được nhà thành phố rồi. Có cậu chưa chịu cưới vợ bởi lời giải thích đơn giản là “cố chờ anh 2-3 năm nữa ổn định anh kiếm tiền mua nhà cái đã” …

Nếu anh không biết nói lời từ chối, thì sẽ có những thứ khác chào đón anh: là phê bình, là trách nhiệm, là danh dự, thậm chí là nhà đá. Bản lĩnh của anh đến đâu, trong những tình huống cụ thể như vậy sẽ là một phép thử rõ ràng nhất, dễ thấy nhất.

Tuy nhiên, nói vậy thôi chứ cứ đúng luật, đúng lệ, đảm bảo an toàn thì cứ linh động xíu xíu chắc chẳng sao nhở?

Trên đây là bài viết chia sẻ được sưu tầm từ internet. Nếu bạn muốn được học hỏi và chia sẻ nhiều hơn những kiến thức để thành công với nghề xây dựng thì hãy tham gia cộng đồng Tư duy, kiến thức, công cụ quản lý dự án

Xem thêm bài viết: Giao tiếp - Kỹ năng quyết định thành công của người làm quản lý dự án

Thành công cho bạn!

Like, share nếu bạn thấy bài viết hữu ích.

-------------------------------

Nếu bạn muốn được học và ứng dụng hiệu quả công cụ lập và quản lý tiến độ MS Project vào trong các dự án của mình thì hãy 

KHÓA HỌC ƯU ĐÃI CHỈ 686K

LẬP VÀ QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ VỚI MS PROJECT PRO

Read More

Chiến lược để đánh bại sự trì hoãn

ĐTC - Chiến lược để đánh bại sự trì hoãn

Con người thường thích trì hoãn. Ngay cả những bộ não lớn của nhân loại cũng không tránh khỏi những phiền nhiễu của cuộc sống hàng ngày. Tại sao chúng ta lập kế hoạch, đặt thời hạn và cam kết các mục tiêu, nhưng sau đó không thực hiện được chúng? Bài viết này sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn về hiện tượng này và cách đối phó với nó.

TẠI SAO CHÚNG TA KHÔNG LÀM THEO NHỮNG GÌ CHÚNG TA ĐỊNH LÀM?

Có một câu chuyện...

Vào mùa hè năm 1830, Victor Hugo đã không thể hoàn thành một cuốn sách đúng thời hạn. Mười hai tháng trước, tác giả nổi tiếng người Pháp đã thỏa thuận với nhà xuất bản rằng ông sẽ viết một cuốn sách mới có tựa đề Thằng gù nhà thờ Đức Bà.

Thay vì viết cuốn sách, Hugo đã dành cả năm sau để theo đuổi các dự án khác và trì hoãn công việc viết sách của mình. Nhà xuất bản của Hugo đã trở nên thất vọng vì sự trì hoãn lặp đi lặp lại của ông và trả lời bằng cách đặt ra một thời hạn. Nhà xuất bản yêu cầu Hugo hoàn thành cuốn sách vào tháng 2 năm 1831 - cách đó chưa đầy 6 tháng.

Hugo đã phát triển một kế hoạch để đánh bại sự trì hoãn của mình. Ông thu thập tất cả quần áo của mình, bỏ chúng ra khỏi buồng và khóa chúng lại. Ông không còn gì để mặc ngoại trừ một chiếc khăn choàng lớn. Không có bất kỳ quần áo phù hợp nào để ra ngoài, Hugo không còn muốn rời khỏi nhà và bị phân tâm. Ở trong nhà và viết là lựa chọn duy nhất của ông.

Chiến lược đã có hiệu quả. Hugo vẫn tiếp tục nghiên cứu mỗi ngày và viết điên cuồng trong mùa thu và mùa đông năm 1830. Cuốn Thằng gù nhà thờ Đức Bà được xuất bản sớm hai tuần vào ngày 14 tháng 1 năm 1831.

VẤN ĐỀ CỔ XƯA CỦA AKRASIA

Con người đã trì hoãn trong nhiều thế kỷ. Ngay cả những nghệ sĩ như Victor Hugo cũng không tránh khỏi những phiền nhiễu của cuộc sống hàng ngày. Trên thực tế, vấn đề này là vô thời hạn, đến nỗi các nhà triết học Hy Lạp cổ đại như Socrates và Aristotle đã phát triển một từ để mô tả loại hành vi này: Akrasia.

Akrasia là trạng thái hành động ngược lại sự phán xét tốt hơn. Đó là khi bạn làm một việc này mặc dù bạn biết là mình nên làm việc khác. Nói nôm na, bạn có thể nói rằng Akrasia là sự trì hoãn hoặc thiếu tự chủ. Akrasia là thứ ngăn cản bạn theo sát những gì bạn đặt ra.

Tại sao Victor Hugo cam kết viết một cuốn sách và sau đó trì hoãn nó trong hơn một năm? Tại sao chúng ta lập kế hoạch, đặt thời hạn và cam kết các mục tiêu, nhưng sau đó không thực hiện được chúng?

TẠI SAO CHÚNG TA LẬP KẾ HOẠCH, NHƯNG KHÔNG HÀNH ĐỘNG

Một lời giải thích cho lý do tại sao akrasia điều khiển cuộc sống và sự trì hoãn của chúng ta có liên quan đến một thuật ngữ kinh tế học hành vi gọi là “sự không nhất quán về thời gian” (time inconsistency). Sự không nhất quán về thời gian đề cập đến việc bộ não con người coi phần thưởng ngay lập tức có giá trị hơn là phần thưởng trong tương lai

Khi bạn lập kế hoạch cho bản thân - như đặt mục tiêu giảm cân hoặc viết sách hoặc học ngôn ngữ - bạn đang lên kế hoạch cho bản thân tương lai. Bạn đang hình dung những gì bạn muốn cuộc sống của bạn sẽ như thế nào trong tương lai và khi bạn nghĩ về tương lai, bộ não của bạn sẽ dễ dàng nhận thấy giá trị trong việc thực hiện các hành động cho lợi ích lâu dài.

Tuy nhiên, khi đến lúc đưa ra quyết định, bạn không còn đưa ra lựa chọn cho bản thân tương lai của mình. Bây giờ bạn đang ở trong thời điểm hiện tại và bộ não của bạn đang nghĩ về bản thân hiện tại. Và các nhà nghiên cứu đã phát hiện ra rằng bản thân hiện tại thích sự hài lòng tức thì chứ không phải là lợi ích dài hạn. Đây là một lý do tại sao khi đi ngủ bạn có thể cảm thấy có động lực để tạo ra một sự thay đổi trong cuộc sống, nhưng khi bạn thức dậy, bạn thấy mình rơi vào những khuôn mẫu cũ. Bộ não của bạn coi trọng lợi ích lâu dài khi chúng ở trong tương lai, nhưng nó đánh giá cao sự hài lòng ngay lập tức ở thời điểm hiện tại.

Đây là một lý do tại sao khả năng trì hoãn sự hài lòng là một yếu tố dự báo tuyệt vời cho sự thành công trong cuộc sống. Hiểu cách chống lại sự hài lòng tức thì - ít nhất là đôi khi chứ không phải luôn luôn - có thể giúp bạn thu hẹp khoảng cách giữa nơi bạn đang ở và nơi bạn muốn đến.

BẠN CẦN LÀM GÌ ĐỂ ĐÁNH BẠI SỰ TRÌ HOÃN

Dưới đây là ba chiến lược để bạn có thể vượt qua akrasia, đánh bại sự trì hoãn và làm theo những gì bạn đặt ra.

CHIẾN LƯỢC 1: THIẾT KẾ HÀNH ĐỘNG TRONG TƯƠNG LAI CỦA BẠN.

Khi Victor Hugo khóa quần áo của ông lại để tập trung vào viết lách, ông đã tạo ra thứ mà các nhà tâm lý học gọi là “thiết bị cam kết” (commitment device). Thiết bị cam kết là chiến lược giúp cải thiện hành vi của bạn bằng cách gia tăng các trở ngại hoặc cái giá phải trả cho các hành vi xấu hoặc giảm nỗ lực cần thiết cho các hành vi tốt.

Bạn có thể hạn chế thói quen ăn uống trong tương lai bằng cách mua thực phẩm trong các gói riêng lẻ thay vì mua theo kích thước lớn. Bạn có thể ngừng lãng phí thời gian trên điện thoại bằng cách xóa các trò chơi hoặc ứng dụng truyền thông xã hội. Bạn có thể giảm khả năng lướt qua các kênh một cách không suy nghĩ bằng cách giấu TV trong tủ quần áo và chỉ lấy nó ra trong những ngày có chương trình quan trọng. Bạn có thể tự nguyện yêu cầu được thêm vào danh sách bị cấm tại sòng bạc và các trang web đánh bạc trực tuyến để ngăn chặn các vụ đánh bạc trong tương lai. Bạn có thể xây dựng quỹ khẩn cấp bằng cách thiết lập chuyển tiền tự động vào tài khoản tiết kiệm của mình. Đây là những thiết bị cam kết.

Các trường hợp khác nhau, nhưng thông điệp là như nhau: các thiết bị cam kết có thể giúp bạn thiết kế các hành động trong tương lai của mình. Tìm cách tự động hóa hành vi của bạn trước hơn là dựa vào sức mạnh ý chí trong thời điểm đó. Hãy là kiến ​​trúc sư cho những hành động trong tương lai của bạn, không phải là nạn nhân của chúng.

CHIẾN LƯỢC 2: GIẢM LỰC CẢN KHI BẮT ĐẦU.

Cảm giác tội lỗi và thất vọng của sự trì hoãn thường tồi tệ hơn sự khó chịu khi thực hiện công việc. Theo lời của Eliezer Yudkowsky, “Ở trong lúc thực hiện công việc thường ít khó chịu hơn là ở trong lúc đang chần chừ”

Vậy tại sao chúng ta vẫn chần chừ? Bởi vì làm việc không khó mà bắt đầu làm việc mới khó. Lực cản ngăn cản chúng ta thực hiện hành động thường tập trung vào lúc bắt đầu. Một khi bạn bắt đầu, làm việc sẽ dễ dàng hơn. Đây là lý do tại sao việc xây dựng thói quen bắt đầu vào việc khi bạn chuẩn bị thực hiện hành vi mới thường quan trọng hơn là lo lắng về việc bạn có thành công khi tạo thói quen mới hay không.

Bạn phải liên tục hạn chế của thói quen của bạn. Đặt tất cả nỗ lực và năng lượng của bạn vào việc xây dựng một thủ tục để bắt đầu công việc và làm cho nó dễ dàng nhất có thể. Đừng lo lắng về kết quả cho đến khi bạn thành thạo nghệ thuật thể hiện.

CHIẾN LƯỢC 3: SỬ DỤNG CÁC Ý ĐỊNH THỰC HIỆN.

Một ý định thực hiện là khi bạn nêu ý định thực hiện một hành vi cụ thể tại một thời điểm cụ thể trong tương lai. 

Ví dụ, tôi sẽ tập thể dục ít nhất 30 phút vào [NGÀY] ở [NƠI] vào [THỜI GIAN].

Có hàng trăm nghiên cứu thành công cho thấy ý định thực hiện tác động tích cực đến mọi thứ, từ thói quen tập thể dục đến tiêm phòng cúm. Trong nghiên cứu tiêm phòng cúm, các nhà nghiên cứu đã xem xét một nhóm gồm 3.272 nhân viên tại một công ty và thấy rằng những nhân viên đã ghi lại ngày giờ cụ thể mà họ dự định tiêm phòng cúm có khả năng làm theo kế hoạch nhiều tuần sau đó.

Có vẻ đơn giản khi nói rằng việc lên lịch trước mọi thứ có thể tạo ra sự khác biệt, nhưng ý định thực hiện có thể khiến bạn có nhiều khả năng thực hiện một hành động trong tương lai.

CHIẾN ĐẤU VỚI AKRASIA

Bộ não của chúng ta thích phần thưởng ngay lập tức hơn là những lợi ích trong tương lai. Nó chỉ đơn giản là một hệ quả của cách tâm trí chúng ta hoạt động. Với xu hướng này, chúng ta thường phải dùng đến những chiến lược điên rồ để hoàn thành công việc - như Victor Hugo khóa tất cả quần áo lại để ông có thể viết một cuốn sách. Nhưng rất đáng để dành thời gian xây dựng các thiết bị cam kết này nếu mục tiêu là quan trọng đối với bạn.

Aristotle đặt ra thuật ngữ enkrateia là từ trái nghĩa của akrasia. Trong khi akrasia nói đến xu hướng trở thành nạn nhân của sự trì hoãn của chúng ta, enkrateia có nghĩa là “tự mình nắm quyền lực”. Thiết kế hành động trong tương lai của bạn, giảm lực cản khi bắt đầu các hành vi tốt và sử dụng ý định thực hiện là những bước đơn giản mà bạn có thể thực hiện để sống một cuộc đời enkrateia chứ không phải là akrasia

Nguồn: Saga

Xem thêm: 
7 Mẹo lập kế hoạch một dự án hoàn hảo
Kỹ năng lập kế hoạch công việc

Read More