Saturday, June 1, 2019

Tạo lịch làm việc 2 ca trong Ms Project

ĐTC - Tạo lịch làm việc 2 ca trong Ms Project

Tạo lịch làm việc 2 ca trong Ms Project

Hi All
Có 1 bạn có đặt câu hỏi cho Ad trên Fanapge Microsofr Project Việt Nam như sau:


Để giải quyết vấn đề trên của bạn, chúng ta phải giải quyết 2 bài toán trong Project:
- Tạo lịch làm việc làm việc 2 ca, mỗi ca 8h
- Tài nguyên biến thiên theo thời gian trên 1 công việc (Xem thêm bài hướng dẫn TẠI ĐÂY)

Trình tự các bước giải quyết vấn đề trên như sau:
- Bước 1: Thiết lập thời gian làm việc của 1 ngày trong Option phù hợp (phủ được thời gian h của lịch làm việc)
Thiết lập thời gian làm việc của 1 ngày trong Option

- Bước 2: Thiết lập lịch với thời gian làm việc 2 ca, mỗi ca 8h làm việc. Sau đó gán lịch cho dự án và cho tài nguyên
Thiết lập lịch với thời gian làm việc 2 ca

- Bước 3: Thay đổi số lượng tài nguyên sử dụng trong mỗi ca làm việc. Trong ví dụ này, ca 1 làm 10 người, ca 2 làm 5 người (tạo thay đổi trong khung nhìn Resource Usage với timescale là Hours).
Thay đổi số lượng tài nguyên sử dụng trong mỗi ca làm việc

Kết quả: khi view biểu đồ tài nguyên chúng ta sẽ thấy ở ca 1 từ 6h sáng đến 2h chiều sẽ có 10 nhân công tham gia, và từ 3h chiều đến 11h đêm sẽ có 5 người tham gia. 
Biểu đồ tài nguyên


Và nếu chúng ta tạo đơn giá cho tài nguyên thì MS project sẽ tính toán chi phí theo sự phân bổ số lượng nhân công trong mỗi ca tương ứng. 
Chúc các bạn thành công!

Download file minh họa ví dụ trên: TẠI ĐÂY 

----------------------------------
Nếu bài viết này hay và hữu ích thì hãy like, share nhé. Nếu cần rõ hơn điều gì hãy comment xuống phía dưới bài viết này. 
Còn nếu bạn muốn học và tìm hiểu ứng dụng MS Project bài bản và chuyên sau hãy tham gia khóa học Offline TẠI ĐÂY hoặc khóa học trực tuyến OnHome TẠI ĐÂY.

Key words:
- lịch làm việc 2 ca trong ms project
- 2 shift schedule in the project
- số lượng nhân công thay đổi theo ca
- tùy biến lịch làm việc trong ms project

Monday, May 27, 2019

[Excel Templates] Bảng điều khiển quản lý dự án (PMD)

[Excel Templates] Bảng điều khiển quản lý dự án - Project Management Dashboard

[Excel Templates] Bảng điều khiển quản lý dự án (PMD)

Tiếp theo loạt bài chia sẻ về Excel Templates ĐTC tiếp tục chia sẻ với bạn 1 file Excel Template hữu ích nữa giúp bạn có một cái nhìn nhanh về thông tin quan trọng của dự án, bao gồm tiến độ, tài chính dự án, phân tích rủi ro, các vấn đề mở, v.v. Định dạng bảng điều khiển tạo một báo cáo đồ họa để dữ liệu dễ xem và dễ hiểu. Đây là một công cụ mang tính xây dựng để tạo các bài thuyết trình trực quan, giao tiếp với các bên liên quan hiệu quả hơn.

Cách sử dụng file: 
Bước 1: Tạo dữ liệu trong sheet Dữ liệu dự án
Note: Nếu bạn chưa biết cách điều khiển hiển thị dữ liệu dạng biểu đồ trong Excel thì lưu ý các dòng thông tin cuổi cùng
Khai báo dữ liệu dự án

Bước 2:  Điểu chỉnh lại thông tin ở bảng điều khiển muốn hiện thị là OK và bạn sẽ có được kết quả như hình cover bài post này


Hãy dowload file về và tùy biến nhé

Từ khóa tìm kiếm:
- lập tiến độ với excel
- lập kế hoạch công việc với excel
- quản lý tiến độ với excel
- quản lý dự án với excel
- template excel
- excel trong quản lý
- bảng điều khiển quản lý dự án

Thursday, May 16, 2019

Countdown - Bí quyết để quản lý tiến độ hiệu quả

ĐTC - Countdown/Bí quyết để thành công trong quản lý tiến độ

Countdown - Bí quyết để thành công trong quản lý tiến độ

Có lẽ với nhiều chuyên gia quản lý dự án, các doanh nghiệp xây dựng uy tín thì việc quản lý tiến độ dự án chạy đúng với kế hoạch đặt là điều không khó. 
Tuy nhiên vấn đề mà chúng ta thấy khá phổ biến trong các dự án xây dựng hiện nay, dù Dự án đó đang trong quá trình phôi thai, đang triển khai xây dựng hay đã đi gần hết quãng đường dự án...- Đó là TIẾN ĐỘ.
Chúng ta bàn tới rất nhiều về tiến độ trong các cuộc họp và cũng biết được tầm quan trọng và ảnh hưởng của nó tới các bên liên quan (nhà thầu, TVGS, chủ đầu tư, các bên liên quan khác). Nhưng chúng ta lại chưa đặt cho nó một trọng số đủ lớn trong dự án, chúng ta chưa có được sự cam kết đủ lớn để hoàn thành những gì theo kế hoạch đặt ra.
Gần đây chắc chúng ta cũng biết tới dự án của Vinfast - một dự án với tốc độ triển khai hỏa tốc, tiến độ thực hiện dự án phải nói là kỷ lục (theo chia sẻ của ông Võ Quang Huệ - Phó Tổng giám đốc Vingroup phụ trách VinFast).
Chúng ta cũng đã từng biết đến dự án thất bại Usilk City do Công ty Cổ phần Sông Đà Thăng Long làm chủ đầu tư, cho tới khi nó được chủ đầu tư Công ty CPĐT Hải Phát Thủ Đô (HPC) tiếp quản lại dự án và được HPC đã khởi công lại dự án ngay lập tức với tiến độ thi công hết sức khẩn trương.
Hay nếu chúng ta để ý tới các dự án do một số tổng thầu lớn Conteccons, Hòa Bình, TSQ...thi công với tiến độ thi công chóng mặt, đúng hoặc vượt tiến độ đề ra...
...
Trong các dự án đó đều có 1 điểm tương đồng. Đó là các bảng đồng hồ đếm ngược tiến độ dự án (Countdown).
Đồng hồ đếm ngược tại sảnh chính của nhà máy VinFast

Đồng hồ đếm ngược tại dự án HPC Landmark 105

Đồng hồ đếm ngược tại dự án của công ty Cheong song E&C
Đồng hồ đếm ngược tại dự án của công ty Cheong song E&C

Đồng hồ đếm ngược tại dự án của công ty lọc hóa dầu Bình Sơn
Đồng hồ đếm ngược tại dự án của công ty lọc hóa dầu Bình Sơn

Đồng hồ đếm ngược tại dự án Kingdom 101 của Conteccons
Đồng hồ đếm ngược tại dự án Kingdom 101 của Conteccons
Vậy tại sao các bảng đồng hồ đếm ngược (countdown) lại có giá trị và là bí quyết giúp quản lý tiến độ dự án hiệu quả?

Có thể liệt kê ra ở đây 2 tác dụng chính của bảng đồng hồ đếm ngược:
- Bảng đồng hồ đếm ngược tiến độ dự án là 1 sự nhắc nhở tiến độ hàng ngày tới từng cá nhântham gia vào dự án.
- Bảng đồng hồ đếm ngược tiến độ dự án là 1 sự cam kết quyết tâm của nhà thầu với CĐT, khách hàng và các bên liên quan.


Khi tất cả các cá nhân liên quan tới dự án đều biết về tiến độ, đều có sự cam kết và quan trọng là được nhắc nhở hàng ngày thì bản thân mỗi chúng ta cũng sẽ có trách nhiệm hơn rất nhiều vào mục tiêu tiến độ của dự án.
Nếu bạn đang sắp triển khai 1 dự án mới. Hãy làm 1 bảng đồng hồ đếm ngược cho dự án của mình nhé. Tôi tin chắc rằng tiến độ dự án đó của bạn sẽ tốt hơn rất nhiều mang lại nhiều giá trị cho khách hàng, nhà đầu tư và các bên liên quan, và bên cạnh đó dự án của bạn cũng tăng thêm độ chuyên nghiệp rất nhiều. Bạn có thể làm bảng bằng viết tay hàng ngày, ghép số, bảng điện tử LED... với chi phí không nhiều, và hãy tưởng tượng những giá trị vô hình mà nó mang lại cho bạn và doanh nghiệp bạn.
"Hãy thay đổi từ những điều nhỏ nhặt để tạo ra những biến đổi lớn lao."
Keywords:
- tiến độ dự án vinfast
- tiến độ dự án xây dựng
- cam kết tiến độ
- bảng đồng hồ đếm ngược tiến độ 
- tổng thầu thi công uy tín

Đổi "day" thành "ngày" trong Ms Project

ĐTC - Đổi "day" thành "ngày" trong Ms Project

Đổi "day" thành "ngày" trong Ms Project

Gần đây có khá nhiều bạn làm tiến độ có hỏi tôi về cách: 
"Làm thế nào để chuyển/đổi được DAY trong trường dữ liệu (cột) Duration của Project thành NGÀY?"
Nếu bạn chưa biết cách để biến day => ngày hãy làm theo hướng dẫn của ĐTC dưới đây nhé.
Bản chất của việc làm này là chúng ta sẽ đi tạo ra 1 trường dữ liệu mới với Custom Fields trong ms project và định nghĩa thông tin cho trường dữ liệu đó theo thông tin trường dữ liệu Duration và định dạng lại (Format) giá trị "day" thành "ngày

Để làm được điều này chúng ta làm như sau:
Bước 1: Tạo ra 1 trường dữ liệu mới với loại trường là Text, giả sử chọn Text 1 và đổi tên thành "Ngày thực hiện" - tên này tùy ý bạn đặt
Tạo ra 1 trường dữ liệu mới
Tạo ra 1 trường dữ liệu mới

Bước 2: Thiết lập hàm cho trường dữ liệu này là hàm Định dạng (Format) với công thức như sau:
Format([Duration]/480)&" ngày"

Thiết lập hàm cho trường dữ liệu
Thiết lập hàm cho trường dữ liệu

Lưu ý: Trong công thức trên

+/ [Duration]: giá trị cột Duration (mặc định Project đang tính theo phút)
+/ 480: quy đổi số phút ra ngày (1 ngày = 8h*60" )
Khi bấm OK thì Project sẽ cảnh báo việc bạn tạo hàm sẽ thay thế thông tin trong trường dữ liệu đó. Bạn cứ việc OK để bỏ qua.

Bước 3: Gọi trường đó vào trong khung nhìn hiện hành (Gantt chart), thiết lập lại thông tin cho trường đó với Field setting, rồi ẩn/hide trường dữ liệu Duration là OK
Kết quả: day => ngày
Như vậy là với 3 bước đơn giản ở trên bạn đã có thể chuyển day thành ngày trong ms project. Để bạn tiến độ của bạn được Việt hóa theo đúng mong muốn của bạn.

Nếu bạn muốn học và tìm hiểu nhiều hơn về MS Project, về ứng dụng ms project chuyên sâu trong xây dựng hay bạn muốn học và tùy biến nhiều hơn nữa trong Ms Project với Custom fields thì hãy tham gia ngay vào khóa học lapvaquanlytiendo.com để nhận nhiều giá trị hơn nữa từ tôi và cộng đồng học viên nhé.

Thành công cho bạn!

Keywords:
- đổi days thành ngày trong project
- định dạng duration thành ngày
- cách chuyển days sang ngày trong ms project
- tùy biến custom fields trong ms project

Monday, May 13, 2019

Tạo lịch nghỉ ngắt quãng trong Ms Project

ĐTC - Tạo lịch nghỉ ngắt quãng trong Ms Project

Tạo lịch nghỉ ngắt quãng trong Ms Project

Nếu bạn đã đọc các bài viết về tạo lịch và cài đặt lịch trong MS Project qua 1 số bài viết của ĐTC chia sẻ chắc cũng đã khá rõ về việc thiết lập và khởi tạo lịch cho các dự án trong MS Project. Nếu chưa bạn có thể xem lại 1 số bài viết sau (trước khi xem tiếp nội dung bên dưới):



Trong bài viết này ĐTC sẽ chia sẻ với bạn cách để có thể tạo được LỊCH NGHỈ NGẮT QUÃNG TRONG MS PROJECT. 
Giả sử doanh nghiệp bạn có lịch làm việc nghỉ tất cả các ngày chủ nhật và 1 tháng có 2 ngày thứ bảy được nghỉ luân phiên. Bạn sẽ xử lý như nào trong tình huống này?

Để giải quyết vấn đề trên bạn hãy thực hiện theo hướng dẫn sau:

Bước 1: Tạo ra 1 lịch như thông thường (Giả sử tôi đặt là Lịch nghỉ 2 ngày thứ 7)

Bước 2: Thiết lập thông tin cho lịch: Nghỉ chủ nhật và 2 ngày thứ 7 luân phiên (giả sử hôm nay là thứ 2 ngày 13/5/2019 và thứ 7 ngày 18/5/2019 bắt đầu áp dụng). 
Thiết lập thông tin cho lịch với 2 ngày nghỉ thứ 7/tháng

Bản chất: ở bước này bạn thiết lập lịch nghỉ thứ 7, CN cho toàn bộ lịch trong thẻ Work Weeks của Change working time (có thể dùng luôn theo mặc định của MS Project) sau đó sử dụng lựa chọn Exceptions trong Change working time để tạo ra các ngày thứ 7 NGHỈ (bắt đầu từ thứ 7 - ngày 18/5/2019) ngắt quãng bằng cách tạo ra 2 ngày thứ 7 còn lại LÀM VIỆC (tức là thứ 7 - ngày 25/5/2019 sẽ là ngày làm việc)

Bước 3: Gán lịch như thông thường và quan sát kết quả đạt được 👌👌👌
Lịch nghỉ ngắt quãng - 2 ngày thứ 7 trong tháng
Lịch nghỉ ngắt quãng - 2 ngày thứ 7 trong tháng
Như vậy là với 3 bước hướng dẫn đơn giản ở trên, bạn đã có thể tùy biến được lịch nghỉ theo nhu cầu của doanh nghiệp mình rồi. Tình huống này sẽ phù hợp với các bạn lập tiến độ cho các dự án liên quan tới lịch làm việc của bên khối văn phòng, các công ty về IT, thiết kế, marketing...
Chúc các bạn thành công!

P/s: Nếu bài viết này hay và hữu ích đừng quên Like, share và comment 1 lời gì đó động viên ĐTC bên dưới
----------------
Khóa học PROJECT TRỰC TUYẾN ONHOME (Xem ngay)
---------------
Keywords:
- tùy biến lịch trong ms project
- tạo lịch trong ms project
- tạo ngày nghỉ trong lịch của project
- thiết kế lịch làm việc

Friday, May 10, 2019

MS Project Quick Tips: Cách kiểm tra lỗi khi nhập dữ liệu trong ms Project

ĐTC - Cách kiểm tra lỗi khi nhập dữ liệu trong ms Project

Cách kiểm tra lỗi khi nhập dữ liệu trong ms Project


Như các bạn đã biết, trong các khóa học đào tạo về MS Project (Offline, Online, Onhome) tôi đều nhắc anh em 1 số nguyên tắc liên quan tới việc dữ liệu cho MS Project.

Trong số những nguyên tắc đó, có nguyên tắc KHÔNG khai báo tài nguyên cho các công tác tổng (Summary Task), KHÔNG tạo mối liên hệ với các công tác tổng; bất kể 1 công tác (Task) nào cũng PHẢI CÓ có 1 tài nguyên, 1 mối liên hệ... Tuy nhiên, nhân vô thập toàn - chúng ta có thể vẫn sẽ nhập liệu sai do ẩu, do data nhiều gây lên sự sai sót... 

Để khắc phục và tránh được các lỗi này, ĐTC chia sẻ dưới đây bạn sẽ có Cách kiểm tra lỗi khi nhập dữ liệu trong ms Project một cách dễ dàng và hoàn toàn tự động nếu bạn biết và sử dụng được Custom field.
I. Một số cách Kiểm tra (test) dựa vào lựa chọn view thông tin trong MS Project
1. Các công tác tổng (Summary Tasks): LỖI gán tài nguyên và mối liên hệ

Khi đó bạn chỉ việc quan sát 2 trường dữ liệu (cột) Mối liên hệ (Preccessor) và Tài nguyên (Resource Name) trống không có thông tin là OK. Tức bạn không khai báo nhầm.
Ngoài ra, bạn cũng có thể lựa chọn sử dụng Highlight (tô màu) với lựa chọn tương tự.

2. Các công tác (Tasks): LỖI không có tài nguyên, hoặc không có mối liên hệ với công tác khác.
Ngược lại với Summary Task thì các Task bắt buộc phải có 1 tài nguyên và có mối liên hệ với các công tác khác.
Chọn Menu Format, bỏ click lựa chọn của Summary Task để tắt bỏ toàn bộ cá Summary Task trong bảng dữ liệu. Khi đó quan sát nếu công tác nào có Mối liên hệ (Preccessor) và Tài nguyên (Resource Name) trống tức là chúng ta đang nhập dữ liệu thiếu (trừ công tác khởi công sẽ không có mối liên hệ)

II. Một số cách Kiểm tra (test) tự động với Custom Field trong MS Project
Với cách làm này chúng ta sẽ tạo ra 1 trường dữ liệu mới (Field) tương ứng với điều kiện cần kiểm tra và tạo ra các Graphic Indicator
1. Các công tác tổng (Summary Tasks): 
a) LỖI gán tài nguyên vào Summary Tasks: 

Tạo một trường dữ liệu mới (Field) và chọn Type  của Field là "Flag" . Đổi lại  tên trường (Rename) lại thành Summary Task có Tài nguyên



Tiếp đến tạo hàm test cho trường dữ liệu bằng cách chọn Formula và nhập vào hàm: 
IIf([Summary]=True And [Resource Names]<>"",True,False)


Và nhớ lựa chọn tính theo công thức:

Tiếp đến, tạo thêm cảnh báo tự động Graphical Indicators cho trường dữ liệu này với lựa chọn như sau

Khi đó, chèn thêm trường Summary Task có Tài nguyên (Flag 1) vào, và giả định gán tài nguyên vào 1 vài công tác tổng thì sẽ có kết quả sau:
Chú thích "lá cờ đỏ" sẽ xuất hiện ở các công tác tổng có tài nguyên được gán
b) LỖI gán mối liên hệ vào Summary Tasks: 
Cách làm tương tự như trường hợp a ở trên với trường tạo mới là Flag 2 với tên đặt là Summary Task có MLH, và hàm Test:
IIf(([Predecessors]<>"" Or [Successors]<>"") And [Summary]=True,True,False) 
Phần thiết lập Graphical Indicators cho trường Flag 2 vẫn giống như trên thì được kết quả sau:


2. Các công tác (Tasks): 

a) LỖI không gán tài nguyên vào Tasks: 
Cách làm tương tự như trên với trường tạo mới là Flag 3 với tên đặt là Summary Task có MLH, và hàm Test:
IIf([Summary]=False And [Milestone]=False and [Resource Names]="",True,False) 

b) LỖI không tạo mối liên hệ cho Tasks: 
Cách làm tương tự như trường hợp a ở trên với trường tạo mới là Flag 4 với tên đặt là Summary Task có MLH, và hàm Test:
IIf(([Predecessors]="" Or [Successors]="") And [Summary]=False,True,False)


Trong thực tế sử dụng MS Project sẽ có rất nhiều hàm hàm (Funtions) trong tùy biến trường dữ liệu (Custom fields) của MS Project giúp chúng ta tự động hóa tiến độ theo yêu cầu người dùng
Nếu bạn muốn biết thêm nhiều hơn các NGUYÊN TẮC khi nhập dữ liệu hay muốn khám phá và học nhiều hơn về tự động tiến độ với Project thì đăng ký tham gia khóa học (Offline, hoặc Onhome) cùng tôi và các anh em khác để cùng nhau khám phá sức mạnh tiềm ẩn của MS Project.
Thành công cho bạn!

P/s: Nếu bài viết này hay và hữu ích thì đừng quên Like, share hoặc để lại comment.

Keywords:
- tự động hóa tiến độ với ms project
- tùy chỉnh trường dữ liệu trong project
- custom fields trong ms project
- cảnh báo tiến độ trong ms project

Friday, May 3, 2019

Ra mắt khóa học Ms Project OnHome

ĐTC - Ra mắt khóa học Ms Project OnHome

Ms Project OnHome - Học ms project trực tuyến

=> Bạn đang học tập và công tác tại nước ngoài?
=> Bạn ở xa Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh?
=> Bạn không sắp xếp được thời gian học 2 ngày liên tục?
=> Bạn muốn làm chủ công cụ lập và quản lý tiến độ Ms Project?
=> Bạn thích học coaching 1-1?
=> Bạn thích lĩnh vực quản lý dự án và mong nhận được những chia sẻ hữu ích?
....

Nhằm đáp ứng và hỗ trợ tối đa cho các học viên Ở XA, không có điều kiện tới các trung tâm học tập trung tại Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh, nhưng vẫn muốn có được môi trường học tập tương tác, trao đổi thảo luận trực tiếp các vấn đề gặp phải trong quá trình học, không giống với những khóa học online qua video tẻ nhạt.
Đó là lý do tôi tạo ra khóa học này.
OnHome
Vì đây là khóa học dành riêng cho anh em ở xa HN&TP.HCM, coaching 1-1 và 1 tháng chỉ có 3 suất. Nên anh em ở xa có nhu cầu học đăng ký & nộp HP sớm để được sắp lịch học nhé 
Xem hướng dẫn tham gia chi tiết khóa học: Tại đây

Hãy ĐĂNG KÝ tham gia ngay hôm nay để thay đổi cách bạn lập và quản lý tiến độ.


"Đừng mong chờ kết quả mới, nếu vẫn bạn vẫn làm theo cách cũ"

Từ khóa trên google:
- khóa học project online
- lớp project onhome
- coaching project
- learning direct online
- onhome training 
- đào tạo project theo yêu cầu

KHÓA HỌC THÁNG 6/2019 - CLICK ĐỂ ĐĂNG KÝ


Gửi câu hỏi cho ĐTC

Name

Email *

Message *