Top 10 lợi ích của Gantt chart trong quản lý dự án

ĐTC - Top 10 lợi ích của Gantt chart trong quản lý dự án

Nếu bạn là một nhà quản lý dự án hoặc chủ doanh nghiệp hoặc bạn là người quan tâm đến quản lý dự án, thì có lẽ bạn đã nghe đến thuật ngữ biểu đồ Gantt (Gantt chart). Biểu đồ Gantt là một hệ thống mà qua đó bạn có thể ngăn chặn thông tin sai lệch và đưa các dự án của bạn đi đúng hướng. Trên thực tế, biểu đồ Gantt là nền tảng của bất kỳ hoạt động quản lý dự án nào và là công cụ tuyệt vời để giữ cho nhóm của bạn đi đúng hướng. Vậy, biểu đồ Gantt là gì, tại sao bạn nên sử dụng biểu đồ Gantt, và lý do là gì; Biểu đồ Gantt có thể mang lại hiệu quả cho các dự án doanh nghiệp của bạn?

Biểu đồ Gantt là gì? Ưu nhược điểm của công cụ này là gì?

Biểu đồ Gantt (Gantt chart hay còn gọi là sơ đồ ngang Gantt, sơ đồ Gantt) là loại sơ đồ dùng để trình bày các công việc, sự kiện theo thời gian. Biểu đồ Gantt gồm 2 phần chính: trục tung thể hiện tên các công việc và trục hoành thể hiện các mốc thời gian cho những công việc ấy. Nhìn vào một biểu đồ Gantt, bạn dễ dàng nắm bắt được các thông tin của từng đầu công việc và của cả dự án.

Chính vì nó đơn giản, trực quan rõ ràng vậy mà nó đã trở thành công cụ được yêu thích trong việc lập kế hoạch và quản lý kế hoạch cho các dự án.

Biểu đồ Gantt là một công cụ phổ biến để lập kế hoạch và lập lịch trình cho các dự án và là công cụ hỗ trợ cho các nhà quản lý dự án lập lịch các hoạt động của dự án và theo dõi tiến độ dự án theo thời gian bằng cách so sánh tiến độ kế hoạch với tiến độ công việc thực tế.

Những ưu điểm của Biểu đồ Gantt:Các trục vạch ra kế hoạch của dự án và mốc thời gian để hoàn thành. Biểu đồ Gantt rất hữu ích trong việc biểu thị những đầu việc được thực hiện và thời gian để thực hiện cũng như hoàn thành nó. Sơ đồ Gantt tạo sự rõ ràng về kế hoạch và timeline dự án.

Phối hợp hoạt động với các bên liên quan. Trong dự án của bạn sẽ có nhiều người cùng phối hợp hoạt động để hoàn thành tốt nhất dự án. Sơ đồ Gantt cho nhà quản lý có được góc nhìn tổng quát với các bộ phận. Các hoạt động cần thực hiện song song hay chuyển tiếp cho các bộ phận khác.

Tạo điều kiện cho việc ước tính thời gian phù hợp cho khối lượng công việc. Dù là dự án được thực hiện tập thể hay theo cá nhân thì việc lên kế hoạch về thời gian và nguồn lực để phân bổ các tài nguyên, sắp xếp thời gian hợp lý là rất cần thiết.

Sơ đồ Gantt là phương pháp đơn giản hóa dự án. Sơ đồ Gantt là công cụ thích hợp nhất khi bạn cần cung cấp cho đối tác hay nhân viên bản tóm tắt quá trình thực hiện dự án.

Những Nhược điểm của Biểu đồ Gantt: Sơ đồ Gantt phụ thuộc khá nhiều vào cấu trúc đã được xây dựng trước đó. Trên thực tế nhà quản lý thường phải phân chia cấu trúc công việc đồng thời với việc xây dựng biểu đồ Gantt. Họ phải xây dựng toàn bộ thời gian biểu của dự án khi có sai sót nào đó thì khó có thể tính toán được.

Sơ đồ Gantt phù hợp với những dự án nhỏ và đơn giản. Khi các biểu thị vượt quá phạm vi 1 trang, sơ đồ Gantt cũng bắt đầu bị mất đi chức năng vì người quản lý rất khó để quan sát tổng thể dự án. Đồng thời, khi sử dụng sơ đồ Gantt với đặc thù là phải thường xuyên cập nhật nên làm mất khá nhiều thời gian của nhà quản lý. Sơ đồ Gantt bị hạn chế với những dự án phức tạp. Ví dụ: với những nhiệm vụ chính cần thêm nhiều nhiệm vụ nhỏ kèm theo mới có thể hoàn thành thì yếu tố này lại vượt xa khả năng của Gantt chart.

Biểu đồ Gantt không thể làm tốt việc xử lý những ràng buộc thuộc về dự án. Hạn chế này xuất phát từ trọng tâm của biểu đồ Gantt chính là thời gian. Ba ràng buộc cơ bản của một dự án chính là chi phí, thời gian và phạm vi. Trong khi đó các nhân tố về chi phí và phạm vi thực hiện dự án lại không thể biểu thị được trên sơ đồ Gantt. Nếu như sơ đồ Gantt có quá nhiều công việc đan xen thì khó có thể xác định được đâu là công việc cần được thực hiện trước.

Tại sao bạn nên sử dụng biểu đồ Gantt?

Khi bạn bắt đầu thiết lập nhiệm vụ của mình trong biểu đồ Gant, bạn nên nghĩ đến tất cả các nhiệm vụ có liên quan đến dự án của bạn. Chẳng hạn như trách nhiệm đối với từng nhiệm vụ, độ dài của nhiệm vụ sẽ thực hiện và có thể là những vấn đề tiềm ẩn mà nhóm dự án của bạn có thể gặp phải. Khi bạn lên lịch chi tiết các nhiệm vụ của mình và nghĩ đến đúng người cho đúng nhiệm vụ, bạn sẽ giải quyết được tất cả các vấn đề và vấn đề tiềm ẩn trước khi bắt đầu dự án của mình.

Biểu đồ Gantt cũng giúp bạn tìm ra tiến độ thực tế của dự án như mất bao nhiêu thời gian để giao dự án cho khách hàng, nhiệm vụ nào của bạn phải được bắt đầu trước hoặc sau đó bắt đầu nhiều nhiệm vụ và hoàn thành cùng một nhiệm vụ thời gian hoặc bạn có thể tìm ra con đường quan trọng của dự án của bạn và xử lý nhiệm vụ dự án của bạn cho phù hợp.

Vì vậy, đây là 10 lý do tại sao bạn nên sử dụng biểu đồ Gantt để quản lý dự án của mình.

LÝ DO 1: Gantt chart cho phép nhìn thấy hình ảnh toàn cảnh của 1 dự án phức tạp

Với các dự án phức tạp như các công trình xây dựng với khối lượng nhiệm vụ lớn cần phải hoàn thành. Hơn nữa lại nhiều dự án, hạng mục diễn ra đồng thời, đòi hỏi rất nhiều nhiệm vụ cần được quản lý và giám sát.

Biểu đồ Gantt cung cấp cho các dự án của bạn cho dù đó có thể là một dự án xây dựng phức tạp, nó cung cấp cho bạn một giải pháp có lợi cho các quy trình, nhiệm vụ và hoạt động của dự án, có thể xác định rõ dự án của bạn và biểu đồ Gantt được thiết kế tối ưu được chi phí dự án án của bạn..

LÝ DO 2: Thiết lập các Mối liên hệ - Đặt mối liên hệ trước và sau

Bạn có thể dễ dàng thiết lập mối liên hệ trước và sau (Predecessor & Successor) (cho từng nhiệm vụ của mình. Và cũng xác định Lag (thời gian trễ) giữa 2 nhiệm vụ khác nhau. Nhờ đó bạn có thể dễ dàng xác định nhiệm vụ nào của mình phải bắt đầu trước hoặc nhiệm vụ nào phải bắt đầu trước khi hoàn thành các nhiệm vụ khác.

LÝ DO 3: Xác đinh các Cột mốc (Milestone)

Các công cụ trình bày của biểu đồ Gantt cho phép người dùng xem các mốc quan trọng của một dự án. Khả năng minh họa các mốc quan trọng này giúp người quản lý dự án biết được các thời hạn và mục tiêu quan trọng cho việc phân phối dự án hoặc cho mục đích thanh toán...

LÝ DO 4: Ngăn chặn quá tải tài nguyên

Sử dụng biểu đồ Gantt, bạn có thể lập kế hoạch nguồn lực của mình cho một hoặc nhiều dự án cùng một lúc, vì vậy bạn có thể có một cái nhìn rõ ràng và theo dõi những nguồn lực bạn sẽ cần khi nào và cho dự án nào, bạn có thể tìm xem bạn đã có đủ người chưa, máy móc thiết bị đã đủ sẵn sàng cho dự án không...

Bạn có thể thiết lập các nguồn lực với các lịch trình khác nhau để đưa vào tiến độ Gantt để linh hoạt việc sử dụng nguồn lực, cũng như tối ưu việc sử dụng nguồn lực.

LÝ DO 5: Thêm tính linh hoạt cho các thay đổi

Doanh nghiệp, dự án làm việc hoàn toàn trên một hệ thống quản lý nhiệm vụ hiểu rằng rất khó để điều chỉnh lại một nhiệm vụ sau khi được tạo. Đôi khi một nhiệm vụ khó có thể di chuyển vị trí của nó từ vị trí này sang vị trí khác. Tất cả những vấn đề này được giải quyết bằng cách sử dụng biểu đồ Gantt. Biểu đồ Gantt cho phép người dùng điều chỉnh lại vị trí nhiệm vụ và cả các mốc thời gian của nó. Nó cũng cho phép toàn bộ nhiệm vụ phụ thuộc trong dự án được điều chỉnh lại.

LÝ DO 6: Quản lý thời gian

Quản lý thời gian dự án là một trong những lĩnh vực dành cho các nhà quản lý dự án. Đó là kỷ luật của quản lý dự án nhằm kiểm soát lượng thời gian cần thiết để thực hiện công việc. Với số lượng tài nguyên hiện có hạn chế, nhiệm vụ của người quản lý dự án là luôn cập nhật dự án để quản lý các nguồn lực có hạn trong thời gian nhất định. Trong một dự án có thời hạn, người quản lý dự án có thể mất thêm thời gian, điều đó sẽ gây thiệt hại cho việc kinh doanh và thành công cuối cùng của dự án.

LÝ DO 7: Giao tiếp nhanh hơn trong nhóm

Biểu đồ Gantt cho mọi người biết ai đang làm gì vào thời điểm nào. Biểu đồ Gantt cho thấy một nhiệm vụ có liên quan với nhau như thế nào, nói cách khác, chúng buộc người tạo của chúng phải tìm ra chuỗi các sự kiện và nhiệm vụ được giao. Nó giúp cho việc giao tiếp của bạn trở nên linh hoạt và dễ dàng hơn nhiều bằng cách cho mọi người thấy kế hoạch dự án của bạn là gì và họ đóng vai trò gì trong kế hoạch đó.

LÝ DO 8: Xác định Đường găng dễ dàng

Đường găng của dự án (Critical Task) là đường xuyên mạng đi từ thời điểm khởi công dự án (sự kiện khởi công dự án) tới thời điểm kết thúc dự án (sự kiện hoàn thành dự án) có chiều dài trên trục thời gian (tức là tổng thời lượng thực hiện của các công việc thuộc đường này) lớn nhất, qua các công việc (công tác) có dự trữ toàn phần bằng 0 gọi là các công việc găng (Critical Task).

Biểu đồ Gantt xác định trực tiếp đường găng quan trọng và cũng trực quan hóa quy trình làm việc cho phép bạn tìm ra đường dẫn các nhiệm quan trọng và hiểu nhiệm vụ nào cần được bắt đầu trước. Biểu đồ Gantt hiển thị cho bạn các hoạt động quan trọng không thể bắt đầu trừ khi hoạt động tiền nhiệm của nó được hoàn thành.

LÝ DO 9: Tính toán Thời gian dự trữ Free Slack, Total Slack

Thời gian dự trữ của công việc là khoảng thời gian dư thừa (nếu có), ngoài thời lượng thực hiện công việc (Duration), nằm giữa thời điểm bắt đầu sớm nhất có thể và thời điểm kết thúc muộn nhất có thể của mỗi công việc (công tác), mà cho phép công việc có thể trì hoãn thời điểm bắt đầu hay kéo dài thời lượng thực hiện công việc. Dự trữ chính là khoảng thời gian để công việc có thể "trôi nổi" bên trong dự án.

Thời gian dự trữ của công việc có 2 loại: Dự trữ riêng phần - Free Slack - và dự trữ toàn phần - Total Slack.Dự trữ riêng - Free Slack: là thời gian mà công việc có thể thay đổi thời điểm bắt đầu (hoặc kết thúc) hoặc kéo dài thêm mà không làm ảnh hưởng đến thời điểm bắt đầu (hoặc kết thúc) của các công tác khác.

Dự trữ toàn phần - Total Slack: là thời gian mà công việc có thể thay đổi thời điểm bắt đầu (hoặc kết thúc) hoặc kéo dài thêm mà không làm ảnh hưởng đến thời điểm bắt đầu (hoặc kết thúc) của dự án.

Thời gian dự trữ của công việc cho ta biết công việc có thể trì hoãn, có thể kéo dài bao nhiêu mà không ảnh hưởng đến công tác khác hoặc không ảnh hưởng đến sự thay đổi của thời điểm kết thúc dự án. Khi công việc thay đổi quá giới hạn dự trữ thời gian, tiến độ dự án sẽ bị ảnh hưởng.

LÝ DO 10: Giám sát dự án của bạn một cách dễ dàng

Giám sát một dự án luôn là một nhiệm vụ khó khăn đối với mọi nhà quản lý dự án. Biểu đồ Gantt cho phép bạn quan sát hiệu suất dự án của mình và kiểm tra các biến thể dự án khác nhau liên quan đến kế hoạch dự án của bạn và cập nhật liên tục.

Việc giám sát và kiểm soát dễ dàng hơn nhiều và có thể được thực hiện trong một khung thời gian tối thiểu và bạn có thể có cái nhìn thời gian thực về tiến độ dự án của mình rằng mọi thứ đều ổn hoặc một số dự án của bạn đang chạy trễ.

KẾT LUẬN

Trong dự án đang thực hiện của bạn, bạn có thể tiếp tục cập nhật biểu đồ của mình và bạn cũng có thể thông báo cho các thành viên trong nhóm của mình theo thời gian tiến độ dự án của bạn về mọi vấn đề, sự cố hoặc bất kỳ thay đổi lịch trình nào trong quá trình dự án đang diễn ra. Tất cả những yếu tố này sẽ giúp cung cấp dự án của bạn đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách.

Biểu đồ Gantt đã được sử dụng từ rất lâu, và đã luôn được cải tiến ứng dụng. Ngày nay rất nhiều phần mềm cho phép bạn lập được ra các tiến độ Gantt chart. Nhưng lựa chọn công cụ phù hợp cho dự án phù hợp là chìa khóa thành công cho mọi dự án, trong đó Ms Project vẫn là phần mềm được ưu chuộng nhất thế giới và cả ở Việt Nam.

Trong khóa học Lập và quản lý tiến độ với Ms Project PRO bạn sẽ được chia sẻ tất tần tật về 10 lợi ích trên phần mềm ứng dụng Ms Project. Bạn có thể chỉ mất 1 vài giây để có được thông tin đường găng, được các mối liên hệ giữa 1 công việc với các công tác khác, hay các mốc dự án quản trọng, sử dụng hiệu quả tài nguyên khi sử dụng đồng thời vào nhiều dự án khác nhau...Cập nhật chương trình ưu đãi hàng tháng của các khóa học trên PMx TẠI ĐÂY

Nguồn: PMx.vn

Read More

5 Nguyên tắc quản lý chi phí đầu tư xây dựng

 ĐTC - 5 Nguyên tắc quản lý chi phí đầu tư xây dựng

Quản lý chi phí đầu tư xây dựng phải bảo đảm mục tiêu đầu tư, hiệu quả dự án, phù hợp với trình tự đầu tư xây dựng, nguồn vốn sử dụng.

Theo điều 32 Luật xây dựng 2014 và Khoản 50 Điều 1 Luật Xây dựng sửa đổi 2020 có đưa ra 5 Nguyên lý quản lý chi phí xây dựng sau

Xem thêm: Hệ thống văn bản pháp quy mới nhất cho dân xây dựng

Theo Điều 32 Luật xây dựng 2014 (Gạch ngang là bỏ, Phần chữ cam là thay thế, sửa đổi bởi Luật 2020)

1. Quản lý chi phí đầu tư xây dựng phải bảo đảm mục tiêu đầu tư, hiệu quả dự án, phù hợp với trình tự đầu tư xây dựng, nguồn vốn sử dụng. Chi phí đầu tư xây dựng phải được tính đúng, tính đủ theo từng dự án, công trình, gói thầu xây dựng phù hợp với yêu cầu thiết kế, điều kiện xây dựng và mặt bằng giá thị trường.

2. Nhà nước thực hiện quản lý chi phí đầu tư xây dựng thông qua việc ban hành, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định pháp luật; hướng dẫn phương pháp lập và quản lý chi phí đầu tư xây dựng, đo bóc khối lượng công trình, giá ca máy và thiết bị thi công, điều chỉnh dự toán xây dựng, chỉ số giá xây dựng, kiểm soát chi phí trong đầu tư xây dựng; hướng dẫn và quản lý việc cấp chứng chỉ định giá xây dựng; công bố các chỉ tiêu, định mức xây dựng, chỉ số giá xây dựng. Nhà nước thực hiện quản lý chi phí đầu tư xây dựng bằng việc ban hành, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định pháp luật; quy định việc áp dụng các công cụ cần thiết trong công tác quản lý chi phí đầu tư xây dựng.

3. Chủ đầu tư chịu trách nhiệm quản lý chi phí đầu tư xây dựng từ giai đoạn chuẩn bị dự án đến khi kết thúc xây dựng đưa dự án vào vận hành, khai thác sử dụng trong phạm vi tổng mức đầu tư của dự án được phê duyệt. Chủ đầu tư được thuê tổ chức, cá nhân tư vấn quản lý chi phí đủ điều kiện năng lực để lập, thẩm tra và kiểm soát chi phí đầu tư xây dựng.

4. Việc thanh tra, kiểm tra, kiểm toán chi phí đầu tư xây dựng phải được thực hiện trên cơ sở điều kiện, cách thức xác định chi phí đầu tư xây dựng đã được người quyết định đầu tư, chủ đầu tư chấp thuận phù hợp với các quy định, hướng dẫn về lập, quản lý chi phí đầu tư xây dựng và trình tự đầu tư xây dựng.

5. Chi phí đầu tư xây dựng của các dự án sử dụng vốn nhà nước vốn đầu tư công, vốn nhà nước ngoài đầu tư công phải được xác định theo quy định về lập và quản lý chi phí đầu tư xây dựng.

Tổng hợp lại chúng ta có hình ảnh 5 Nguyên tắc quản lý chi phí đầu tư dưới đây (Click ảnh để xem ảnh lớn)

Download file: Mindmap

Tóm lại: Khi quản lý thực hiện dự án đầu tư xây dựng, chủ đầu tư, đơn vị thi công và các bên có liên quan phải tuân thủ nghiêm túc các nguyên tắc quản lý chi phí đầu tư xây dựng. Điều này giúp việc quản lý xây dựng trở nên hợp lý, tránh việc phát sinh các chi phí không cần thiết gây lãng phí.

Xem thêm: 5 Lý do khiến dự án của bạn phát sinh chi phí

Nếu bạn muốn nhận nhiều bài chia sẻ hữu ích sớm từ blog ĐTC có thể join group zalo bằng cách Quét mã QR bên cạnh trên bên phải của trang.

===

Khám phá nhiều điều thú vị hơn tại Khóa học Ms Project trực tuyến sắp diễn ra TẠI ĐÂY

Nếu bạn bận công việc, cần 1 khóa học Online để chủ động thời gian thì bạn có thể tìm nó TẠI ĐÂY

Read More

Trình tự thực hiện đầu tư xây dựng

 ĐTC - Trình tự thực hiện đầu tư xây dựng

Có nhiều bạn tham gia vào lĩnh vực xây dựng nhiều năm, nhưng chưa nắm bắt được trình tự thực hiện đầu tư xây dựng 1 dự án ra sao. Cũng không biết công việc của mình đang làm thuộc giai đoạn nào? Trong bài chia sẻ này ĐTC sẽ chia sẻ với bạn Trình tự thực hiện đầu tư xây dựng 1 dự án theo Khoản 1 điều 50 của Luật xây dựng 2014. 

Nếu bạn chưa biết về luật xây dựng 2014 thì có thể xem TẠI ĐÂY

Toàn bộ trình tự thực hiện sẽ được diễn ra theo các giai đoạn như ảnh minh họa bên dưới (click vào ảnh để xem ảnh lớn hơn).

Nếu bạn muốn xem file gốc của Mindmap trình tự thực hiện đầu tư xây dựng này thì download TẠI ĐÂY 

Xem thêm phần mềm đọc file Mindmap TẠI ĐÂY

Read More

5 Câu hỏi trước khi bắt đầu lập tiến độ dự án

ĐTC - 5 Câu hỏi trước khi bắt đầu lập tiến độ dự án

Có thể bạn đã sẵn sàng để bắt đầu lập tiến độ cho 1 dự án của mình với các phần mềm lập tiến độ như Microsoft Project, Primavera, Open Plan.... Nhưng trước khi chuyển sang sử dụng phần mềm lập tiến độ dự án, chúng ta cần hiểu một vài điều về phần mềm. 

Phần mềm lập tiến độ dự án không phải là Excel, Google sheet hay bất kỳ phần mềm bảng tính nào khác. Tôi xin nhắc lại điều đó để nhấn mạnh, phần mềm lập tiến độ không phải là một bảng tính và không nên được sử dụng giống như một bảng tính. Nếu bạn định phát triển danh sách các công việc như trong bảng tính, thì phần mềm tốt nhất cho công việc này là Excel hoặc Google sheet. (Đối với 1 số bạn rất siêu về Excel thì vẫn có ngoại lệ :) )

Phần mềm tiến độ như Microsoft Project, Primavera, Open Plan... là các công cụ lập tiến độ rất phức tạp, sẽ lên lịch cho dự án của bạn một cách tuyệt vời miễn là bạn hiểu cách thức hoạt động và cách nhập dữ liệu thông tin. Điều này bao gồm việc hiểu cách nhập các nhiệm vụ/công việc mới, cách xây dựng hệ thống phân cấp như Cấu trúc phân chia công việc - WBS, cách nhập các mối liên hệ và trình tự thực hiện công việc. 

Những gì cần phải được thực hiện trong dự án?

Dự án sẽ kéo dài bao lâu?

Các nhiệm vụ và công việc sẽ diễn ra theo trình tự nào?

Khi nào công việc nên được thực hiện?

Ai sẽ làm công việc?

Chúng ta cũng cần hiểu dự án để có thể tạo ra một mô hình tiến độ tốt. Bảng tiến độ mà chúng ta tạo sẽ là một đại diện đơn giản của dự án mà chúng ta sẽ thực hiện. Đó là lý do tại sao chúng ta phải tự hỏi bản thân và nhóm dự án của chúng ta một số câu hỏi về dự án mà chúng ta đang chuẩn bị lập tiến độ. Làm điều này có thể giúp tránh một số đau đầu sau này khi chúng ta làm việc trên tiến độ dự án của mình.

Các câu hỏi về Tiến độ dự án để bạn tự hỏi bản thân và nhóm dự án của bạn

Những gì cần phải được thực hiện trong dự án?

Điều này có nghĩa là chúng ta cần tạo ra một danh sách nhiệm vụ và các sản phẩm được bàn giao. Bạn có thể suy nghĩ điều này trên bảng tính như Excel hay Google sheet (nếu bạn muốn) trước khi chúng ta nhập thông tin vào phần mềm tiến độ dự án như Microsoft Project. Chúng ta cũng có thể chọn nhập chúng trực tiếp vào công cụ lập lịch nếu chúng ta muốn.

Dự án sẽ kéo dài trong bao lâu?

Đây là điểm để chúng ta bắt đầu cho những ước tính thời lượng và công việc (nếu quá tải tài nguyên)

Các nhiệm vụ và công việc sẽ diễn ra theo trình tự nào?

Đây là nơi chúng ta phát triển các chiến lược về cách chúng ta sẽ thêm logic mạng và mối liên hệ giữa các nhiệm vụ, công việc của chúng ta.

Khi nào công việc nên được thực hiện?

Đặt câu hỏi này có thể đưa ra một cuộc thảo luận về sự phụ thuộc của nhiệm vụ, lịch, thời hạn, ràng buộc và đường cơ sở (baseline).

Ai sẽ làm công việc?

Cần có 1 cuộc thảo luận về các nguồn lực cần sử dụng cho dự án và cách phân giao nguồn lực cho các nhiệm vụ.

Khi 5 câu hỏi này đã được trả lời, ĐTC tin rằng chúng ta sẽ có thể thêm thông tin vào phần mềm lập kế hoạch để tạo lịch trình dự án của chúng ta 1 cách dễ dàng. Nếu tiến độ dự án được lập với những câu trả lời đầy đủ và công cụ phù hợp thì chúng ta sẽ dễ dàng trả lời cho các câu hỏi của khách hàng chúng ta vì chúng ta sẽ biết khi nào dự án sẽ bắt đầu và khi nào dự kiến​​/dự báo kết thúc. Chúng ta cũng có thể có câu trả lời dễ dàng cho câu hỏi chúng ta có thể tốn bao nhiêu chi phí để hoàn thành dự án nếu chúng ta đã nạp đầy đủ tài nguyên vào lịch trình của mình.

Bây giờ chúng ta đã có tất cả dữ liệu chúng ta cần để bắt đầu tạo lịch trình dự án. Phần còn lại là chúng ta lựa chọn công cụ để triển khai nó. Bạn có thể tham khảo các công cụ chuyên dụng để lập và quản lý tiến độ dự án phổ biến hàng đầu thế giới như MS Project, Primavera, Open plan... để có thể phản ánh được toàn bộ câu trả lời của 5 câu hỏi trên.

Xem thêm: https://www.damtaicap.net/2016/08/6-buoc-can-ban-de-lap-tien-do-du-an.html

Keyword search:

- lập tiến độ dự án

- 5 câu hỏi để bắt đầu 1 tiến độ dự án

- cần gì cho 1 tiến độ dự án

- tư duy lập tiến độ dự án

----------------------

NẾU CÁC BẠN MUỐN TRANG BỊ KIẾN THỨC VÀ KỸ NĂNG SỬ DỤNG MS PROJECT PRO thì hãy SỞ HỮU NGAY 1 BỘ VIDEO HƯỚNG DẪN MS PROJECT TỪ CƠ BẢN TỚI NÂNG CAO (Khóa học Ms Project PRO)  + TÀI LIỆU HỌC TẬP + BÀI TẬP MẪU + HÔ TRỢ TỪ GIẢNG VIÊN bằng cách đăng ký tham gia ngay theo hướng dẫn tại đây:

Bước 1: Thanh toán vào TK Giảng viên Đàm Văn Cap 686k

• STK: 0934 065 113
• Ngân hàng: Quân Đội (MB)
• Chủ TK: Đàm Văn Tài

Bước 2: Inbox Zalo (0934065113) hoặc Email (damtaicap@gmail.com) để được xác nhận đăng ký và nhận bộ video khóa học + tài liệu + hỗ trợ từ giảng viên.

Hoặc có thể điền thông tin vào form đăng ký bên dưới để được tư vấn, hỗ trợ

Đặc biệt: Sẽ có 1 video hướng dẫn các bạn ứng dụng 1 số công cụ AI vào quá trình Lập và Quản lý tiến độ dự án với Ms Project rất thú vị và hữu ích.

Read More

Kaizen và cách quản trị theo tiêu chuẩn 5S

ĐTC - Kaizen và cách quản trị theo tiêu chuẩn 5S

Cải tiến quy trình bằng phương pháp Kaizen và tiêu chuẩn 5S là cách giúp các tổ chức, doanh nghiệp giảm chi phí, rút ngắn thời gian chu kỳ và cải thiện chất lượng để đạt được cách tiếp cận có hệ thống, cải tiến liên tục.

Nhưng thực hiện như thế nào để có được giải pháp tối ưu mang lại hiệu quả thực tiễn nhất trong quản trị doanh nghiệp?

Trong bài viết này, ĐTC sẽ thảo luận về Kaizen và 5S là hai phương pháp bắt nguồn từ Nhật Bản, ngày càng được các tổ chức, doanh nghiệp sử dụng phổ biến để cải thiện quy trình và mang lại tối đa lợi nhuận.

Nội dung chính trong bài viết
1. Kaizen là gì?
2. Tiêu chuẩn 5S là gì?
3. Cách ứng dụng phương pháp Kaizen
4. Lợi ích của tiêu chuẩn 5S

Kaizen Là Gì?

Kaizen là thuật ngữ chỉ một phương pháp kinh tế được tạo ra ở Nhật Bản sau Thế chiến II. Kaizen được ghép bởi từ 改 (“kai”) có nghĩa là thay đổi và từ 善 (“zen”) có nghĩa là tốt hơn, tức là “thay đổi để tốt hơn” hoặc “cải tiến liên tục”.

Thuật ngữ này trong tiếng Anh là “ongoing improvement” hoặc “continuous improvement” nghĩa là hành động liên tục cải tiến, mang lại lợi ích vì tập thể hơn là lợi ích của cá nhân. Mọi người đều được khuyến khích đưa ra những ý tưởng và đề xuất cải tiến nhỏ một cách thường xuyên và liên tục.

Trong các công ty Nhật Bản, Toyota – doanh nghiệp tiên phong sử dụng Kaizen hay Canon, Honda, nhân viên thường đưa ra 60 đến 70 đề xuất mỗi năm, được viết ra, chia sẻ và thực hiện. Trong hầu hết các trường hợp, đây không phải là ý tưởng cho những thay đổi lớn.

Phương pháp Kaizen dựa trên việc thực hiện các thay đổi nhỏ một cách thường xuyên: luôn cải thiện năng suất, an toàn và hiệu quả đồng thời giảm sự lãng phí. Kaizen không chỉ giới hạn trong một lĩnh vực cụ thể như sản xuất hay Marketing mà nó được áp dụng rộng rãi trong mọi công ty thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau.

Triết lý phương Tây có thể được tóm tắt là “Nếu nó không bị hỏng, đừng sửa nó”. Triết lý Kaizen là “Hãy khiến cho nó tốt hơn, cải thiện nó, ngay cả khi nó không bị hỏng; bởi vì nếu chúng ta không làm, chúng ta không thể cạnh tranh với những người đang nỗ lực cải tiến nó”. Kaizen bao gồm nhiều phương pháp cải tiến quy trình nổi tiếng của Nhật Bản như: vòng tròn chất lượng, tự động hóa quy trình, hệ thống đề xuất, giao hàng kịp thời, Kanban và 5S.

Tiêu chuẩn 5S Là Gì?

5S là một phương pháp cải tiến năng suất, được viết tắt từ năm chữ cái đầu tiên của các từ tiếng Nhật: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu và Shitsuke. Phương pháp được sử dụng để tổ chức một không gian làm việc hiệu quả. Hãy cùng ĐTC tìm hiểu từng chữ “S” và xác định ý nghĩa của nó.

Seiri – Sàng lọc: Giữ những tài liệu cần thiết trong khu vực làm việc, sắp xếp những vật dụng ít được sử dụng hơn ở các khu vực lưu trữ khác và loại bỏ những thứ không cần thiết.

Seiton – Sắp xếp: Các nguyên liệu được sắp xếp ở đúng vị trí của nó. Mỗi bộ phận nên được dán nhãn rõ ràng hoặc phân định ranh giới và được sắp xếp theo cách thúc đẩy quy trình làm việc hiệu quả. Công nhân không cần phải tốn thời gian để tìm kiếm nguyên liệu.

Seiso – Sạch sẽ: Làm sạch không gian làm việc và tất cả các thiết bị, và giữ cho nó sạch sẽ, ngăn nắp. Việc vệ sinh theo dõi hàng ngày là cần thiết để duy trì sự cải thiện này. Một môi trường gọn gàng sẽ tăng hiệu quả làm việc tuyệt vời.

Seiketsu – Chuẩn hoá: Thực hành công việc nên được nhất quán và tiêu chuẩn hóa. Các trạm làm việc cho một công việc cụ thể cần thiết lập giống nhau. Tất cả nhân viên làm cùng một công việc sẽ có thể làm việc trong bất kỳ trạm nào với cùng các công cụ ở cùng một vị trí trong mỗi trạm và mọi người cần biết chính xác trách nhiệm của mình.

Shitsuke – Duy trì: Khi 4s trước đó đã được thành lập, chúng trở thành cách vận hành mới. Doanh nghiệp cần duy trì sự tập trung vào quy trình mới này và không cho phép sự hời hợt dẫn đến quay lại các cách làm cũ. Hiệu quả của cải tiến liên tục (Kaizen) giúp giảm sự lãng phí, chất lượng tốt hơn và thời gian làm việc nhanh hơn.

Cách Ứng Dụng Phương Pháp Kaizen

Kaizen là phương pháp thiết lập các tiêu chuẩn và sau đó liên tục cải thiện các tiêu chuẩn đó. Để hỗ trợ các tiêu chuẩn cao hơn, Kaizen cũng liên quan đến việc cung cấp đào tạo, tài liệu và giám sát cần thiết cho nhân viên để đạt được các tiêu chuẩn cao hơn và duy trì khả năng đáp ứng các tiêu chuẩn đó trên cơ sở đang thực hiện. Chu kỳ của hoạt động Kaizen có thể được diễn ra như sau:

• Chuẩn hóa các hoạt động.
• Đo lường hoạt động được chuẩn hóa (tìm thời gian chu kỳ và số lượng hàng tồn kho trong quá trình).
• Đánh giá đo lường theo yêu cầu.
• Đổi mới để đáp ứng yêu cầu và tăng năng suất.
• Chuẩn hóa các hoạt động mới, cải tiến.
• Tiếp tục chu kỳ liên tục.

Các yếu tố chính của Kaizen là chất lượng, nỗ lực, sự tham gia của tất cả nhân viên, sẵn sàng thay đổi và chia sẻ. Kaizen thu hút và phát triển những người có khả năng sáng tạo và duy trì hiệu quả công việc cao. Những kết quả thiết thực của việc áp dụng Kaizen đó là tạo ra môi trường làm việc thoải mái, thúc đẩy họ không ngừng đưa ra nhiều sáng kiến cải tiến làm lợi cho công ty.

Ví dụ thành công điển hình nhất của việc ứng dụng phương pháp Kaizen trong chiến lược kinh doanh chính là Toyota. Toyota có khoảng 9 nhà máy tại Bắc Mỹ và kiếm được hơn 14 tỉ USD vào năm 2006, mặc dù sản xuất ô tô với đội ngũ công nhân người Mỹ với mức lương cao; 75% bộ phận, nguyên liệu lắp ráp sản xuất tại đây. Trong khi đó, các nhà sản xuất xe ô tô của Mỹ phải chuyển tới Trung Quốc và Ấn Độ để tiết kiệm chi phí sản xuất.

Bí quyết của Toyota ở đây chính là Kaizen – giảm lãng phí trong các khu vực như hàng hóa tồn kho, thời gian chờ đợi, vận chuyển, đi lại của người công nhân, kỹ năng của người lao động và cắt giảm tối đa sản xuất dư thừa. Với hệ thống Kaizen, mỗi công nhân trong nhà máy luôn thực hiện công việc một cách dễ dàng, đơn giản.

Lợi Ích Của Tiêu Chuẩn 5S

5S ban đầu được dự định để áp dụng trong quy trình sản xuất nhưng tiêu chuẩn này cũng hoạt động tốt trong môi trường văn phòng hay hành chính, thậm chí trong cả lĩnh vực chăm sóc sức khỏe để cung cấp dịch vụ chăm sóc bệnh nhân.

Quy tắc 5S ngày càng được áp dụng rộng rãi và phổ biến trong các hệ thống quản lý quy trình kinh doanh, đồng thời trở thành giá trị cốt lõi của doanh nghiệp nhờ các lợi ích thực tiễn sau:

1. Tăng hiệu quả và năng suất

Các yếu tố 5S hoạt động để giữ mọi khía cạnh của doanh nghiệp của bạn được tổ chức và hoạt động có hiệu quả.

Ví dụ, trong một cửa hàng bán lẻ, các mặt hàng tại mỗi trạm thu ngân có chính xác cùng nhãn và tổ chức. Bất cứ ai cũng có thể bước vào và bắt đầu làm việc với khách hàng ngay lập tức.

Do đó, nhân viên thu ngân có thể dành nhiều thời gian hơn để làm việc với khách hàng và ít tốn thời gian hơn cho các nhiệm vụ sản xuất.

2. Tăng cường an toàn nơi làm việc

Một môi trường làm việc sạch sẽ, được tổ chức tốt áp dụng quy tắc 5S sẽ giảm thiểu các mối nguy hiểm và từ đó tạo ra một nơi làm việc an toàn hơn. Các quy trình vận hành tiêu chuẩn an toàn đầu tiên đòi hỏi nhân viên phải dọn sạch các sự cố ngay lập tức, giữ cho lối đi không bị lộn xộn và lưu trữ các vật dụng ở vị trí thích hợp của chúng.

Điều này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp tuân theo các quy định của Cơ quan Quản lý Y tế và An toàn Lao động. Tổ chức tốt, bao gồm lưu trữ các vật dụng thường được sử dụng gần khu vực làm việc và tại các vị trí chính xác giúp làm giảm các chuyển động không cần thiết, giảm các hoạt động có thể gây chấn thương.

3. Kiểm soát chi phí hiệu quả

Việc triển khai hệ thống tiêu chuẩn 5S có thể có những lợi thế tiết kiệm chi phí trực tiếp và gián tiếp đáng kể. Khi doanh nghiệp của bạn được sắp xếp, tổ chức tốt hơn sẽ làm giảm yêu cầu về không gian lưu trữ. Mặt khác, bạn sẽ giảm thiểu chi phí do bị mất hay thất lạc hàng tồn kho liên quan.

Trong một doanh nghiệp sản xuất, các quy trình làm sạch và bảo trì phòng ngừa thường xuyên giúp nhân viên có thể tìm ra và giải quyết các vấn đề với máy móc, các thiết bị khác trước khi các vấn đề trở nên nghiêm trọng hơn và cần phải sửa chữa tốn kém. Ngoài ra, một môi trường làm việc an toàn hơn có thể làm giảm chi phí bảo hiểm y tế và kinh doanh.

4. Tăng sự hài lòng của khách hàng và tinh thần làm việc của nhân viên

Mọi thứ diễn ra trong hệ thống quy tắc 5S đều hoạt động để cung cấp giá trị cho khách hàng của bạn và làm tăng sự hài lòng của khách hàng. Ví dụ, mặc dù khách hàng của bạn không quan tâm đến việc tổ chức các trạm rút tiền hoặc các chương trình làm sạch thường xuyên, nhưng họ sẽ quan tâm đến các tuyến thanh toán nhanh và đánh giá cao một cửa hàng sạch sẽ, được sắp xếp tốt.

Ngoài ra, vì cam kết với 5S đòi hỏi sự tham gia đông đảo của nhân viên, nên điều này không chỉ làm tăng sự gắn kết của nhân viên mà còn tạo ra một môi trường làm việc dễ chịu hơn, trong đó nhân viên cảm thấy tự hào hơn trong công việc của mình.

Nhận thức được tầm quan trọng của Kaizen và quy tắc 5S, các nhà lãnh đạo, quản lý cần bắt tay xây dựng chiến lược và thực hiện nghiêm túc theo hệ thống Kaizen tiêu chuẩn 5S để định hướng quản trị, định hình văn hoá công ty và xây dựng quy trình nội bộ mang lại hiệu quả vận hành tối ưu.

Hi vọng rằng bài viết trên của ĐTC đã giúp bạn có thêm kiến thức để ứng dụng trong việc quản trị doanh nghiệp của mình!

Read More

7 Mẹo lập kế hoạch một dự án hoàn hảo

7 Mẹo lập kế hoạch một dự án hoàn hảo

Trở thành người quản lý dự án cũng giống như khi một nghệ sĩ tung hứng nhiều chiếc đĩa trên không cùng một lúc — không hề dễ dàng. Những yêu cầu liên tục về thời gian, theo dõi mọi người, áp lực hoàn thành khối lượng công việc trong một khoảng thời gian ngắn đến mức không tưởng cùng nhiều điều khác.

Nhưng đó cũng là một vai trò thiết yếu mang đến giá trị đặc trưng cho công ty của bạn. Trên thực tế, theo một nghiên cứu của PricewaterhouseCoopers, hơn 60% dự án thất bại có liên quan đến các vấn đề nội bộ như thiếu tài nguyên hoặc bỏ lỡ hạn chót — tức là những tình huống mà người quản lý dự án có thể giúp tránh được.

Ngoài ra, đây là một ngành đang phát triển bởi ngày càng có nhiều công ty nhận ra tầm quan trọng của việc quản lý dự án bền vững. Cụ thể, một nghiên cứu độc lập của Viện Quản lý Dự án ước tính gần 16 triệu vị trí quản lý dự án mới sẽ được tạo ra trên toàn cầu trong khoảng thời gian 2010 – 2020 và ngành này sẽ đạt mức 6,61 nghìn tỷ USD. Vậy nên, việc quản lý dự án là một trách nhiệm lớn lao đối với mọi công ty. Dù bạn là người quản lý dự án chính thức hay chỉ đứng đầu một dự án thì 7 mẹo sau đây cũng sẽ giúp bạn khẳng định được vị trí, đồng thời, đưa dự án của bạn đến thành công.

Mẹo 1: Đặt mục tiêu rõ ràng cho dự án

Hãy nhìn vào bức tranh toàn cảnh và xác định điều bạn muốn đạt được với dự án này. Nếu khách hàng hoặc bên liên quan ở bên ngoài tham gia vào dự án, các nguồn bên ngoài chắc chắn sẽ giúp xác định mục tiêu của bạn. Các mục tiêu bao quát mà bạn nên cân nhắc bao gồm:

• Tránh vượt phạm vi dự án, đồng nghĩa với việc ngăn phạm vi của dự án phát triển.
• Duy trì ngân sách đã đặt ra.
• Hoàn thành mọi khía cạnh của dự án.
• Đảm bảo chất lượng công việc.
• Hoàn thành công việc đúng thời hạn.
• Bảo mật các tài nguyên thích hợp trước khi bắt đầu dự án.

Mẹo 2: Đặt trước kỳ vọng

Mọi người phải đồng lòng nhất trí để đảm bảo sự thành công của dự án. Chia sẻ rõ ràng những kỳ vọng của bạn với tư cách là người dẫn đầu dự án, đồng thời, yêu cầu mọi người giao tiếp là một bước quan trọng trong quá trình thiết lập bất kỳ một dự án nào. Những kỳ vọng này phải bao gồm các cách cụ thể để nhóm của bạn có thể đạt được những mục tiêu đã đặt ra. Ngoài ra, bạn cũng cần cung cấp những thông tin sau:

• Danh sách kết quả chuyển giao và ngày đến hạn.
• Tuyên bố về phạm vi.
• Xác định vai trò và trách nhiệm.
• Quy trình Hỏi Đáp.
• Kế hoạch liên lạc, bao gồm tần suất bạn dự định liên lạc với các bên liên quan/khách hàng.

Mẹo 3: Phác thảo những nguy cơ tiềm ẩn và cách bạn sẽ quản lý nếu xảy ra những nguy cơ này

Giải pháp quản lý dự án hiệu quả, tích hợp có thể giúp tăng cường hoạt động cho nhóm quản lý dự án và tạo điều kiện để bạn làm việc hiệu quả hơn, năng suất hơn.

Hãy đối mặt — ngay cả khi bạn đã lên kế hoạch cho từng chi tiết nhỏ nhất, tình huống bất ngờ vẫn có thể xảy ra. Vậy một người quản lý dự án tốt nên làm gì? Tất nhiên là lập kế hoạch cho tình huống bất ngờ rồi! Rõ ràng, bạn không thể dự đoán chính xác nguy cơ có thể xảy ra đối với dự án của mình — mọi thứ từ thời tiết xấu đến bất ổn chính trị hay lỗi kỹ thuật – nhưng bạn vẫn có thể giảm bớt tác động tiềm ẩn của những nguy hiểm thông qua việc quản lý rủi ro.

Mẹo 4: Giảm thiểu số cuộc họp

Một nghiên cứu của Verizon Conferencing cho thấy chỉ 22% các cuộc họp được coi là "cực kỳ hiệu quả" và 44% là "rất hiệu quả". Điều đó có nghĩa là 34% các cuộc họp chỉ hiệu quả một phần hoặc không hiệu quả. Rõ ràng, các cuộc họp là một phần thiết yếu trong quá trình lập kế hoạch dự án nhưng hãy thực sự cân nhắc xem liệu một cuộc họp có sử dụng tốt nhất thời gian của bạn hay không nếu email hoặc một số hình thức liên lạc khác — như phần mềm lập kế hoạch dự án cho phép bạn chia sẻ tệp, giao nhiệm vụ và trao đổi ý tưởng mà không cần phải gặp mặt — cũng có thể làm được. Dành càng nhiều thời gian cho các cuộc họp đồng nghĩa với việc dành càng ít thời gian cho những kết quả chuyển giao thực tế. Hãy cân nhắc điều này trước khi gửi một lời mời họp khác.

Mẹo 5: Lập kế hoạch cho một cuộc họp khởi động hoàn hảo

Trong các cuộc họp thì cuộc họp khởi động sẽ thiết đặt tinh thần chung cho toàn bộ dự án. Khi lập kế hoạch cho cuộc họp này, hãy đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn sau:

• Mời những người phù hợp và đảm bảo các nhân vật quan trọng có thể tham dự.
• Tạo một lịch công tác chi tiết cho nội dung cuộc họp. Điều này sẽ giúp mọi người theo kịp nhiệm vụ và hiểu được mục tiêu của cuộc họp.
• Xác định xem đây có thể là một cuộc họp trực tuyến hay cần phải tổ chức trực tiếp. Điều này sẽ khác nhau tùy theo phạm vi của dự án, tùy thuộc vào việc bạn có đang làm việc với khách hàng mới hay không và ngân sách cho dự án, v.v.. Hãy nhớ rằng các cuộc họp trực tiếp thường khó lập kế hoạch hơn và cũng tốn kém hơn, đặc biệt nếu liên quan đến việc di chuyển.
• Lên lịch lại nếu những nhân vật quan trọng không thể tham dự  cuộc họp sẽ trở nên vô nghĩa nếu họ vắng mặt. Bạn thường sẽ phải tổ chức một cuộc họp khác để cập nhật hoặc lấy ý kiến họ.
• Trước khi lập lịch công tác, hãy đảm bảo bạn hiểu được mục đích của cuộc họp và những thông tin mọi người nên biết sau khi tham dự.

Mẹo 6: Lập báo cáo xuyên suốt dự án

Cách duy nhất để biết liệu dự án của bạn có theo đúng tiến độ không là đưa ra các báo cáo nhất quán. Điều này thường có thể được thực hiện thông qua chương trình phần mềm quản lý dự án của bạn. Các báo cáo giúp bạn đánh giá hiệu quả phân bổ tài nguyên và đảm bảo rằng bạn đang theo đúng tiến độ để đạt được các mục tiêu về ngân sách và thời hạn của mình.

Mẹo 7: Sử dụng công cụ phù hợp

Mặc dù có rất nhiều công cụ quản lý dự án trên thị trường nhưng không phải tất cả đều giống nhau. Hãy quyết định thứ bạn thực sự cần và so sánh các sản phẩm mà bạn quan tâm. Ít nhất, hãy đảm bảo chọn một công cụ cho phép bạn thực hiện những điều sau:

• Sắp xếp và liên kết các tác vụ để tạo đường thời gian và kế hoạch.
• Chia sẻ thông tin chuyên sâu giúp thảo luận tiến độ dự án tốt hơn.
• Nhanh chóng hiểu được cách sử dụng giao diện.
• Tùy chỉnh kế hoạch của bạn để phù hợp với nhu cầu của nhóm.

Mặc dù việc trở thành một nhà quản lý dự án tuyệt vời không hề đơn giản nhưng bạn vẫn có thể làm được. Bạn chỉ cần các kỹ năng, bí quyết và công cụ phù hợp để hoàn thành công việc, cũng như đạt được kết quả như mong muốn.

Tham khảo khóa học: Lập và quản lý tiến độ

Từ khóa tìm kiếm:
- 7 mẹo lập kế hoạch
- bí quyết quản lý dự án
- dự án thành công

Read More

PM học được gì từ bí quyết họp của Google

ĐTC - PM học được gì từ bí quyết họp của Google

Chúng ta dành rất nhiều thời gian làm việc trong phòng họp nhưng việc đó có thực sự phát huy tác dụng hay chỉ lãng phí thời gian và công sức? Kinh nghiệm từ Google có thể hữu ích cho các doanh nghiệp, nhà quản lý, các PM.

Bạn có biết rằng các tổ chức trên khắp Hoa Kỳ lãng phí gần 37 tỷ USD mỗi năm cho các cuộc họp kém hiệu quả và vô tác dụng? Người quản lý cấp trung thường dành 35% thời gian làm việc hàng ngày để gặp gỡ mọi người và dành trung bình 4 giờ để chuẩn bị nội dung cho các cuộc họp khác nhau mỗi tuần.

Một nghiên cứu của Atlassian – công ty phần mềm trị giá 5 tỷ USD của Úc đã phát hiện ra một con số thú vị khác: 47% nhân viên coi việc họp là một sự lãng phí thời gian.

Phải nói chính xác rằng, không phải tất cả các cuộc họp đều vô ích. Có một số ít các cuộc họp phù hợp diễn ra với đúng người, tại đúng thời điểm sẽ giúp ích cho việc hợp lý hóa quyết định, kéo mọi người lại gần nhau hơn, và quan trọng nhất là tìm thấy hướng đi đúng đẵn để hoàn thành công việc.

Khi Google bắt đầu hoạt động, nó cũng phải đối mặt với tình trạng tương tự. Nhưng điều may mắn là Google sở hữu một vài bộ óc thông minh nhất trên thế giới. Họ nhanh chóng đưa ra một guideline dành riêng cho các buổi họp để xoá sổ thời gian lãng phí và tạo động lực cho nhân viên làm việc.

Thông qua bài chia sẻ này, ĐTC tin chắc rằng bạn sẽ có rất nhiều điều có thể học hỏi từ cách tổ chức các cuộc họp tại đây.

1/ Không tổ chức các cuộc họp trừ khi cần thiết

Ngay trước khi dự định tổ chức một cuộc họp, bạn nên nghiêm túc đặt câu hỏi về mục đích của nó. Liệu nó có thực sự đáng giá để nhân viên của bạn gác lại tất cả mọi thứ khác và đi đến phòng hội nghị?

Trong cuốn sách “How Google Works”, Eric Schmidt, cựu CEO và chủ tịch điều hành hiện tại của Alphabet Inc., đã đề cập đến cách ông yêu cầu nhóm của mình xây dựng guideline cuộc họp cho tất cả nhân viên của Google.

Một trong những nguyên tắc đầu tiên là chỉ họp khi thấy hoàn toàn cần thiết. Nhân viên được khuyến khích không tổ chức các cuộc họp mà không có mục đích rõ ràng.

Các nghiên cứu cho thấy rằng gần 67% các cuộc họp đều vô dụng hoặc có thể giảm tải. Đây chính là lý do tại sao bạn cần xem xét lại chúng.

Bạn có thể áp dụng điều này cho doanh nghiệp của bạn bằng cách trả lời các câu hỏi sau mỗi lần có một lịch họp:

• Mục đích của cuộc họp là gì?
• Mục đích đó có thể đạt được bằng việc gọi điện thoại hoặc gửi email không?
• Vấn đề có khẩn cấp không?
• Vấn đề có quan trọng không?
• Có còn cách nào khác không?

Đối với nhiều công ty hoạt động kém hiệu quả, dường như giải pháp đầu tiên cho bất kỳ trục trặc nào cũng là một cuộc họp điều hành lớn. Bạn cần phải học hỏi Google và cân nhắc điều này trước đưa ra quyết định đúng đắn cuối cùng.

2/ Có agenda rõ ràng cho mọi cuộc họp

Một cuộc họp mà không có agenda cũng giống như đi shopping mà không có danh sách mua sắm

Một cuộc họp mà không có agenda và cấu trúc rõ ràng sẽ dễ bị kéo dài trong nhiều giờ. Để nâng cao năng suất làm việc, các cuộc họp của bạn luôn cần một phác thảo rõ ràng về các chủ đề sẽ được thảo luận.

Quan trọng hơn, những người tham gia cần nhận được agenda đó ít nhất 24 giờ trước khi cuộc họp bắt đầu để có thể chuẩn bị tốt và đưa ra những đóng góp tích cực.

Marissa Mayer, cựu Giám đốc Điều hành của Google và là Giám đốc Điều hành của Yahoo! là một tấm gương tuyệt vời để bạn noi theo.

Tại Google, Marissa Mayer đã tổ chức gần 70 cuộc họp mỗi tuần và được coi là một trong những người ra quyết định sáng tạo và xuất sắc nhất. Một trong những yêu cầu quan trọng của bà đối với bất kỳ cuộc họp nào là phải có sẵn một agenda tốt. Bất kỳ nhân viên nào muốn gặp Marissa đều phải đưa ra agenda trước. Cách tiếp cận này đã giúp bà và các Giám đốc điều hành khác của Google giảm thiểu đáng kể số lượng các cuộc họp không quan trọng.

3/ Chọn người đưa ra quyết định sau cùng cho mỗi cuộc họp

Bạn có thường xuyên tham dự các cuộc họp mà mọi người đều có vai trò ngang nhau, khiến cho cuộc họp kết thúc trong bế tắc và không có bất kỳ cách nào tiến triển?

Thật đáng buồn, tình trạng này diễn ra rất phổ biến.

Đó chính là lý do tại sao Google yêu cầu mọi cuộc họp bắt buộc phải có một người chủ trì rõ ràng để đưa ra quyết định sau cùng. Đó là người sẽ kiểm soát cuộc họp, đặt ra agenda và quyết định thành phần tham dự. Nhờ vậy, ngay cả khi có rất nhiều tranh luận và bất đồng trong một cuộc họp, quyết định sau cùng vẫn được đưa ra để đảm bảo hướng đi tiếp theo cho công việc.

Bạn có thể áp dụng quy tắc này cho các cuộc họp ở mọi cấp độ. Ngay cả với cuộc họp nhóm nhỏ chỉ để brainstorm, hãy chắc chắn rằng bạn có một người làm chủ để cuộc họp diễn ra suôn sẻ.

4/ Mỗi người tham gia họp đều cần một lý do

Bạn có bao giờ cảm thấy chán nản hoặc xấu hổ khi không được mời đến một cuộc họp quan trọng hoặc cuộc họp liên phòng ban?

Nếu câu trả lời là có, thì bạn không đơn độc.

Kristen Gill, Phó Chủ tịch hoạt động kinh doanh của Google, tin rằng rất nhiều người được mời tham gia họp chỉ như một huy hiệu danh dự chứ không hề có đóng góp gì cho cuộc họp cả.

Để thay đổi lối tư duy này, Kristen đã ban hành quy tắc 10 người tại Google, chủ trương rằng các cuộc họp càng ít người tham dự càng tốt, và con số không nên vượt quá 10 người.

Jeff Bezos thì có “nguyên tắc 2 chiếc pizza”, tức là số người tham gia 1 cuộc họp không vượt quá số suất ăn của 2 chiếc pizza có thể chia được.

Quả thực, nghiên cứu cho thấy các cuộc họp với ít hơn 10 người thường hiệu quả và thuyết phục hơn.

Cách đơn giản để đạt được điều này là bạn hãy đặt câu hỏi tại sao một người cụ thể được mời tham dự cuộc họp. Người đó có đóng góp trực tiếp gì trong cuộc họp hay không?

Đừng khuyến khích mọi người xuất hiện tại các cuộc họp chỉ để cảm thấy bản thân quan trọng hoặc đóng vai trò khán giả. Mỗi người tham dự đều cần một lý do chính đáng nhất định.

5/ Vạch rõ các mục hành động và chỉ định trách nhiệm bằng phương pháp “Buck stops here”

Một trong những lý do chính khiến hầu hết các cuộc họp lãng phí thời gian là vì mọi người tụ tập, thảo luận các ý tưởng khác nhau nhưng không xác định rõ ràng các mục hành động và trách nhiệm của từng người.

Xem thêm: Ma trận RACI

Khi bạn không phân công trách nhiệm rõ ràng, mọi người đều tư duy giả định rằng người khác sẽ thực hiện công việc.

Google đã từng gặp phải vấn đề tương tự. Nhưng họ đã chống lại nó bằng phương pháp “Buck stops here” (Trách nhiệm này dừng lại tại đây), hiểu đơn giản là mọi mục hành động được xác định trong một cuộc họp cần phải có thời hạn và một người chịu trách nhiệm trực tiếp. Điều này tương tự như D.R.I. (Directly Responsible Individual – cá nhân chịu trách nhiệm trực tiếp), một cách tiếp cận được sử dụng tại Apple.

Quy tắc này áp dụng cho tất cả các cuộc họp, bao gồm cả các cuộc họp brainstorm và đưa ra ý tưởng. Một khi cuộc họp được tổ chức, nó không thể kết thúc mà không có các mục hành động được gắn với trách nhiệm rõ ràng.

Cách tiếp cận đơn giản này đã giúp Google hoàn thiện và phát hành hơn 100 tính năng của Google+ trong 90 ngày. (P.s: Rất tiếc Google+ sắp Google được khai tử do hoạt động không hiệu quả)

6/ Gạt bỏ quan điểm cá nhân và hợp lý hóa việc ra quyết định bằng phương pháp tiếp cận theo hướng dữ liệu

Google đồng nghĩa với sự đổi mới và thử nghiệm liên tục. Những người sáng lập Google tuân theo nguyên tắc “khởi động chiến lược sớm và thường xuyên” trong mọi khía cạnh của doanh nghiệp.

Điều này cho phép họ nhanh chóng thử nghiệm các sản phẩm và tính năng mới trên các mẫu nhỏ đối tượng, từ đó đo lường được hiệu suất và thực hiện thay đổi.

Nhờ vào văn hóa này, quá trình ra quyết định tại Google hoàn toàn dựa trên bằng chứng dữ liệu chứ không phải ý kiến cá nhân. Đây cũng là một trong những điểm chính trong “9 khái niệm đổi mới” của Marissa Mayer.

Ví dụ: Khi hai nhà thiết kế đưa ra các biểu tượng và kết hợp màu sắc khác nhau cho nút call-to-action, người chiến thắng không được chọn dựa theo sở thích cá nhân. Thay vào đó, cả hai mẫu thiết kế đều được thử nghiệm trên một mẫu đối tượng nhỏ và thiết kế nào hiệu quả hơn sẽ được công nhận.

Cách tiếp cận tương tự nên được thực hiện trong các cuộc họp để góp phần xây dựng và thúc đẩy văn hoá minh bạch trong doanh nghiệp. Đừng để một quyết định được đưa ra mà không có bằng chứng rõ ràng về dữ liệu.

7/ Thoát khỏi Email, smartphone và các phiền nhiễu không cần thiết khác

Nghiên cứu cho thấy gần 87% mọi người nghĩ rằng việc nghe điện thoại và nhắn tin trong các cuộc họp chính thức là không phù hợp. Tuy nhiên, đa số mọi người lại đang làm điều đó.

Nếu sử dụng smartphone hoặc laptop trong một cuộc họp quan trọng có nhịp độ nhanh, không những bạn bị mất tập trung mà người khác cũng cảm thấy phiền nhiễu. Điều này càng tồi tệ hơn khi một số công ty cho phép uống trà và ăn đồ ăn nhẹ trong các cuộc họp.

Loại bỏ những thói quen này không hề dễ dàng bởi vì nó là một phần của văn hóa doanh nghiệp. Chính Eric Schmidt đã thừa nhận rằng rất khó để thuyết phục nhân viên đóng laptop lại trong các cuộc họp, tuy nhiên Google vẫn cố gắng thay đổi.

Bạn có thể lấy thêm cảm hứng từ cách nhân viên của Nhà Trắng thực hiện điều này trong cuộc họp. Họ đều được yêu cầu dán tên của mình lên smartphone và để chúng trong một chiếc giỏ ở bên ngoài phòng họp.

8/ Đẩy nhanh việc ra quyết định bằng các cuộc họp đứng (stand-up meeting)

Các stand-up meeting thường được coi là một phần của văn hóa khởi nghiệp. Nhưng còn hơn cả thế, một nghiên cứu tại Đại học Washington cho thấy mọi người có xu hướng năng động, hào hứng và năng suất hơn khi tham gia các stand-up meeting.

Trong hầu hết các status update meeting, người tham gia cần phải đứng chứ không được ngồi ghế. Bạn cũng có thể áp dụng điều này cho các loại cuộc họp khác.

Kristen Gill thậm chí ủng hộ việc đi lại trong các cuộc họp khi có nhu cầu. Triết lý của bà tại Google rất đơn giản – nếu quyết định đang chờ họp để được xử lý, nó cần được xử lý ngay lập tức, kể cả khi cần phải đi vào văn phòng của người ra quyết định và thảo luận bằng một stand-up meeting.

9/ Giữ các cuộc họp không vượt quá 15 phút

Theo luật Parkinson, các cuộc họp của công ty chỉ nên diễn ra trong ít hơn hoặc bằng 15 phút. Đừng lên kế hoạch cho một cuộc họp liên tục trong 1 hoặc 2 giờ đồng hồ. Tất nhiên, không phải tất cả các cuộc họp đều có thể kết thúc nhanh chóng, nên bạn cần linh hoạt nếu có nhu cầu chính đáng để kéo dài thời gian.

Marissa Mayer thường tổ chức các cuộc họp 10 phút với thành viên trong nhóm của mình tại Google. Theo cách nói của bà, các cuộc họp ngắn khiến bạn tập trung hơn và được nhiều hơn.

Thời gian 15 phút cũng mang ý nghĩa khoa học. Theo người phụ trách TED Chris Anderson, 18 phút là cột mốc thú vị để thu hút sự chú ý của mọi người. Bất kỳ thứ gì xung quanh con số này đều dẫn đến năng suất và sự chú ý cao hơn. Vì vậy, không có gì ngạc nhiên khi hầu hết các bài diễn thuyết của TED đều kéo dài từ 15-18 phút.

10/ Tính toán và ghi lại chi phí của mỗi cuộc họp để tạo nhận thức

Mỗi khi bạn và nhân viên của bạn có một cuộc họp, nhiều chi phí trực tiếp và gián tiếp có liên quan. Mức lương của bạn là chi phí liên quan rõ ràng nhất. Các nghiên cứu cho thấy một khi một nhân viên rời khỏi bàn làm việc cho một cuộc họp, họ thường mất khoảng 25 phút để tái tập trung vào công việc.

Hầu hết mọi người không nhận ra rằng các cuộc họp đều bao gồm chi phí. Nếu có, chắc chắn họ sẽ nhận thức tốt hơn về cách dành thời gian làm việc.

Bạn có thể thực hiện đơn giản bằng cách ghi lại chi phí các cuộc họp và chia sẻ với nhân viên vào cuối tháng. Khi các con số nói lên rằng nhân viên đã dành 30-35 giờ cho các cuộc họp cùng với chi phí của nó, chắc hẳn nhân viên của bạn sẽ cẩn thận hơn trong tương lai.

11/ Thiết lập hẹn giờ để đẩy nhanh tiến độ cuộc họp

Các cuộc họp của bạn rất dễ bị lạc đề do các cuộc tranh luận nóng hoặc các cuộc thảo luận về sản phẩm sáng tạo. Nhưng như đã nói ở trên, các cuộc họp đều có chi phí nhất định, vì vậy bạn cần phải giữ cho chúng đi đúng hướng giống như agenda.

Jake Knapp, Đối tác thiết kế tại GV (nhánh đầu tư của Google), đã đạt được điều này với một bộ hẹn giờ đơn giản. Đối với các cuộc họp 30 phút, Jack sẽ thiết lập bộ hẹn giờ và đặt nó ở một nơi mà tất cả những người tham gia có thể nhìn thấy. Quy tắc rất đơn giản – ngay khi bộ hẹn giờ đổ chuông thì cuộc họp kết thúc.

Bộ hẹn giờ có hiệu ứng tâm lý mạnh mẽ, giúp tạo ra cảm giác cấp bách với tất cả những người tham gia cuộc họp. Nếu ai đó được phép nói chuyện trong vòng 5 phút và vượt quá thời gian của mình, bộ hẹn giờ đảm bảo mọi người đều biết ai sẽ phải chịu trách nhiệm cho việc cuộc họp bị kéo dài.

Kết luận

Các cuộc họp là một phần quan trọng của bất kỳ doanh nghiệp nào, và từ ví dụ của Google, chúng ta đều thấy rằng việc tổ chức các cuộc họp hiệu quả là điều hoàn toàn khả thi. Điều quan trọng là phải có sự rõ ràng về agenda và hiểu rằng doanh nghiệp của bạn đang phát sinh chi phí trực tiếp và gián tiếp cho các cuộc họp đó. Là PM bạn cũng cần cân nhắc hiệu quả và sự cần thiết của các cuộc họp, để những cuộc họp do bạn tổ chức thực sự có giá trị cho người tham gia cũng như tổ chức của bạn.

Keywords:

- bí quyết họp của google

- cách tổ chức họp hiệu quả

- PM tổ chức họp như nào để hiệu quả

- bí quyết tổ chức cuộc họp thành công

- meeting agenda

Read More

Những nguyên nhân dẫn đến thất bại của dự án

ĐTC - Những nguyên nhân dẫn đến thất bại của dự án

Trước khi đọc các nội dung bên dưới, bạn hãy dừng lại vài phút để thử suy nghĩ xem:

CÓ NHỮNG NGUYÊN NHÂN NÀO DẪN ĐẾN SỰ THẤT BẠI CỦA CÁC DỰ ÁN?

Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến sự thất bại của các dự án. Dưới đây ĐTC chia sẻ tới bạn 1 list danh sách nguyên nhân thường gặp được trích dẫn từ cuốn Successful Project Management của Trevor L. Young  (Tìm mua sách) sau:

• Xác định mục tiêu kém ngay từ đầu.
• Không có khả năng xây dựng đội ngũ chức năng chéo.
• Thiếu hiểu biết về tính khả dụng của thành viên nhóm và năng lực thực hiện công việc. 
• Quản lý tiến độ không đầy đủ dẫn tới sự tiến độ - tiến độ dây thun.
• Năng lực lãnh đạo yếu kém.
• Thiếu cam kết từ lãnh đạo cấp cao.
• Giảm thiểu tính phức tạp về những hậu quả kỹ thuật.
• Không có khả năng lường trước vấn đề.
• Lập kế hoạch và kiểm soát kém.
• Không thể kiểm soát sự thay đổi dẫn đến sai phạm vi công việc.
• Không chịu thay đổi.
• Nguồn lực không đủ.
• Không có quá trình truyền đạt, giao tiếp thông tin hiệu quả.
• Phỏng đoán kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm của các thành viên trong đội ngũ.
• Phạm vi công việc không rõ ràng hoặc không được kiểm soát theo các tiến trình của dự án.
• Vai trò và trách nhiệm không rõ ràng - ai làm việc gì khi nào?
• "Tôi sẽ làm theo cách của tôi"
• Phức hợp Titanic - "Dự án này được MD tài trợ và không thể chìm được" do đó không có ai để ý tới những tảng băng trôi!
• Tốc độ là điểm đáng chú ý duy nhất của các tay đua công thức 1 - tới đâu hay tới đó.
• Quá lạc quan về thời gian do đánh giá thấp vấn đề.
• Tất cả dự án là đoàn tàu lửa - một khi khởi hành là chạy mãi.
• Chúng ta đã làm đủ rồi. Hãy tuyên bố chiến thắng và về nhà.
• Tư duy không liên quan tới khách hàng.
• Tiêu chí thành công ư? Chúng là cái gì vậy?

...

Theo suy nghĩ từ trên của bạn và list liệt kê bạn vừa đọc, bạn còn thấy nguyên nhân nào nữa không? Hãy comment xuống dưới bài viết này nhé.

Với những nguyên nhân trên, với nội dung của khóa học Online Lập và quản lý tiến độ chuyên nghiệp với MS Project Pro bạn sẽ tìm thấy lời giải cho 3/4 cho những nguyên nhân trên. Tuyệt vời quá phải không?

Đọc thêm: 

8 Điểm chung của những người quản lý dự án yếu kém
8 Bước đơn giản để quản lý dự án thành công

Read More

Công cụ vẽ cấu trúc phân rã công việc (WBS) online

ĐTC - Công cụ vẽ cấu trúc phân rã công việc (WBS) online

Nếu bạn đã học và tham gia vào các lớp Lập và quản lý tiến độ chuyên nghiệp với MS Project của ĐTC thì chắc đều biết được mức độ quan trọng của WBS (Work Breakdown Structure) - Cấu trúc phân giã/ phân chia công việc.

Việc tạo lập 1 WBS về dự án trước khi bắt tay vào lập và quản lý tiến độ là việc vô cùng quan trọng. Nó là bước đầu tiên trong Quy trình 6 bước căn bản để lập và quản lý tiến độ dự án.

Có thể bạn sẽ đặt ra câu hỏi "Tạo ra WBS để làm gì?"

WBS giúp bạn:

• Cover được phạm vi dự án (tránh lập tiến độ thiếu).
• Công cụ để truyền thông mục tiêu dự án đến thành viên đội dự án.
• Công cụ để họp bàn về dự án với các bộ phận, phòng ban, cá nhân liên quan.
• Nhìn thấy mối liên hệ tổng quan giữa các Hạng mục, công việc trong dự án với nhau.
• Nhìn thấy dễ dàng phân cấp các công việc trong từng hạng mục và hạng mục trong dự án (để tạo level trong MS Project được nhanh và chính xác hơn).
• ...

Trong bài viết này ĐTC sẽ chia sẻ thêm với bạn về 1 công cụ cho phép bạn vẽ và lập WBS Online vô cùng tiện dụng. Ngoài ra bạn cũng có thể trả phí để được bản cài trên máy tính. Hãy xem và lựa chọn sản phẩm theo link dưới đây và bắt đầu trải nghiệm.

>> WBSTOOL.COM <<

Dưới đây là 1 vài hình ảnh mà ĐTC đã Test thử. Nhìn đẹp và chuyên nghiệp đúng không?

Giao diện làm việc rất dễ sử dụng

Và hãy liên hệ công cụ WBS này vào các nhu cầu khác trong cuộc sống và công việc của bạn nhé. Bạn sẽ khám phá ra thêm rất nhiều điều thú vị nữa.
Bạn nào biết công cụ nào hay, hữu ích để làm WBS, đặc biệt là "Free" nhé thì comment chia sẻ xuống dưới giúp để anh chị em khác tham khảo.

Read More