Công thức tính toán trong phương pháp EVM

ĐTC - Công thức tính toán trong phương pháp EVM

Trong một số bài viết trước về EVM, bạn đã biết sơ bộ về phương pháp EVM, trong bài viết này ĐTC xin chia sẻ với bạn theo 1 cách tiếp cận khác, chi tiết hơn và công thức đơn giản hơn, dễ nhớ hơn. Bạn có thể đối chiếu lại công thức, các khái niệm này với bài viết: Kiểm soát dự án bằng phương pháp EVM (Earn Value Method)

Nếu bạn là một người kiểm soát dự án chuyên nghiệp, một trong những điều quan trọng nhất bạn cần biết là có rất nhiều công thức khác nhau có thể giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn mỗi ngày - miễn là bạn biết khi nào, ở đâu và cách sử dụng chúng đúng cách. 

Bạn đã bao giờ dành vô số giờ thời gian quý báu của bạn cố gắng tìm hiểu xem giá trị của dự án bạn đang thực hiện có bằng số tiền bạn thực sự chi tiêu để hoàn thành nó không? 

Với việc Quản lý giá trị thu được (EVM) và các thuật ngữ, công thức sau đây, bạn sẽ không bao giờ phải đặt ra câu hỏi trên nữa - bạn sẽ biết vượt qua cái bóng của sự hoài nghi.

Công thức quản lý giá trị đạt được

Giá trị đạt được (EV)

Giá trị đạt được là một thuật ngữ đề cập đến chi phí của công việc đã được hoàn thành được biểu thị bằng giá trị của ngân sách hiệu suất được gán cho tác phẩm đó. Nó không chỉ là chi phí của việc hoàn thành một số công việc, nó đại diện cho giá trị đã đạt được bằng cách hoàn thành công việc. Điều này thường được đề cập đến trong ngành xây dựng là “chi phí ngân sách của công việc được thực hiện” hoặc BCWP. Giá trị được đạt được tính là Ngân sách hoàn thành nhân với Phần trăm công việc đã hoàn thành.

EV = BAC x % Complete

Giá trị theo kế hoạch (PV)

Thuật ngữ này đề cập đến ngân sách được phê duyệt cho công việc dự kiến sẽ được hoàn thành vào một ngày nhất định trong tương lai. Trong khi giá trị đạt được xem xét số tiền bạn đã bỏ ra để hoàn thành công việc vào một thời điểm nhất định, . Giá trị được lập kế hoạch cũng được gọi là Chi phí ngân sách của công việc theo kế hoạch hoặc BCWS.

Để tìm Giá trị Kế hoạch tại bất kỳ thời điểm nào trong dự án, chỉ cần cộng tất cả các chi phí đã lên kế hoạch của bạn cho đến thời điểm đó. Thông thường, chi phí kế hoạch của bạn được tham chiếu từ đường kế hoạch của dự án (Trong MS Project chính là đường baseline).

Chi phí thực tế (AC)

Như tên gọi của nó, Chi phí thực tế là một thuật ngữ được sử dụng để mô tả số tiền mà bạn thực sự chi tiêu để có được một công việc nhất định được thực hiện trong một thời gian nhất định. Nhiều chuyên gia xây dựng cũng gọi đây là "Chi phí thực tế của công việc được thực hiện" hoặc ACWP hoặc AC.

Giống như Giá trị kế hoạch (PV), Chi phí thực tế là giá trị tích lũy tiếp tục tăng khi dự án diễn ra.

Ngân sách khi hoàn thành (BAC)

Ngân sách khi hoàn thành, còn được gọi là BAC, là tổng số tiền bạn dự định chi tiêu để hoàn thành một công việc cụ thể hoặc cho toàn bộ dự án. 

Phương sai tiến độ (SV)

Lịch biểu Biến thể là một số theo dõi thời gian bạn nghĩ rằng một nhiệm vụ sẽ thực hiện trong quá trình lập kế hoạch so với thời gian thực sự thực hiện và cách liên quan đến số tiền bạn chi tiêu. Để tìm số này, hãy bắt đầu với Giá trị đạt được của công việc của bạn trừ đi Giá trị được lập kế hoạch. Số bạn còn lại là số tiền mà sự chậm trễ có chi phí cho bạn và nhóm của bạn cho đến nay.

SV = EV - PV

  

Chi phí chênh lệch (CV)

Chi phí chênh lệch cho phép bạn thấy sự khác biệt giữa số lượng giá trị mà bạn kiếm được trên một công việc và chi phí thực tế yêu cầu thực hiện. Để đến số này, hãy lấy Giá trị kiếm được và trừ nó khỏi Chi phí thực tế.

CV = EV - AC

  

Chỉ số hiệu suất tiến trình (SPI)

Schedule Performance Index (SPI) cho phép bạn xem xét kỹ hơn hiệu suất tiến trình tổng thể của một dự án. Nó trả lời câu hỏi “Tôi có sử dụng thời gian của tôi một cách khôn ngoan không?” SPI cung cấp một kiểm tra tức thời về tiến trình tại bất kỳ thời điểm nào trong dự án. Để tính toán SPI, lấy Giá trị đạt được của công việc hoặc dự án của bạn và chia nó theo Giá trị theo kế hoạch.

SPI = EV / PV

  

Chỉ số hiệu suất chi phí (CPI)

Chỉ số hiệu suất chi phí cho phép bạn xem xét không chỉ số tiền bạn chi tiêu để hoàn thành dự án mà còn biết bạn đang sử dụng tiền tốt như thế nào. CPI cung cấp một kiểm tra ngay lập tức về hiệu suất chi phí tại bất kỳ điểm nào trong dự án. Để tìm chỉ số này, hãy lấy Giá trị thu được của công việc hoặc dự án của bạn và chia cho Chi phí thực tế.

CPI = EV / AC

  

Ước tính giá trị tại thời điểm hoàn thành (EAC)

Ước tính giá trị tại thời điểm hoàn thành là một việc làm cần thiết vì nó cho phép bạn ước tính tổng chi phí của của toàn bộ dự án tại điểm đánh giá, có tính đến công việc mà bạn đã thực hiện. Để tính EAC ta lấy ngân sách được phê duyệt toàn bộ dự án chia cho chỉ số hiệu suất chi phí. 

EAC = BAC / CPI

  

Ước tính giá trị để hoàn thành (ETC)

Ước tính để hoàn thành là số mô tả chính xác những gì nó sẽ làm để hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể, kế toán cho tất cả công việc bạn đã làm cho đến thời điểm này. Để tìm số này, hãy lấy Ước tính khi hoàn thành và trừ từ đó Chi phí thực tế cho đến ngày.

ETC = EAC - AC

Tìm hiểu các công thức (EVM) - Quản lý giá trị đạt được cốt lõi này và giữ chúng ở nơi bạn có thể nhìn thấy nó hàng ngày để bạn có thể thuộc chúng. Rất có thể bạn sẽ cần chúng sớm đó.

Biểu đồ thể hiện các giá trị của EVM theo thời gian

Cách nhớ nhanh công thức

P/s: Trong khóa học Lập và quản lý tiến độ với MS Project Pro bạn sẽ được tìm hiểu sâu hơn về phương pháp này cũng như ứng dụng nó trên MS Project ở phần Nâng cao

-------------------------------

Nếu bạn muốn được học và ứng dụng hiệu quả công cụ lập và quản lý tiến độ MS Project vào trong các dự án của mình thì hãy 

KHÓA HỌC ƯU ĐÃI CHỈ 686K

LẬP VÀ QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ VỚI MS PROJECT PRO

Read More

[Excel Templates] Kiểm soát dự án với EVM

ĐTC  - Kiểm soát dự án với EVM

Nếu bạn quan tâm tới lĩnh vực quản lý dự án chắc hẳn đã biết tới phương pháp EVM. Nếu bạn chưa biết nhiều về Phương pháp này thì có thể tìm hiểu TẠI ĐÂY. 

Tiếp theo loạt bài chia sẻ về Excel Templates ĐTC tiếp tục chia sẻ với bạn 1 Template hữu ích nữa giúp bạn có thể đánh giá được tình trạng tiến độ dự án về mặt thời gian và chi phí.

#Earned Value Management

Hãy donwload về để thực hành, nếu bạn cần hỗ trợ gì thì có thể để lại comment phía dưới bài post này.

Link download: TẠI ĐÂY

Tham khảo thêm các Template khác: TẠI DÂY

Xem thêm: Tính toán EVM trên MS Project
Mời Bạn tham gia Group Facebook: https://www.facebook.com/groups/quanlyduanvietnam/

Read More

Cash flow và tầm quan trọng

ĐTC - Cash flow và tầm quan trọng

Cash Flow - Kế hoạch dòng tiền là gì?

Kế hoạch dòng tiền là phân bổ định kỳ chi phí cần thiết cho một dự án. Nói cách khác, bạn có thể nói, đó là việc lên kế hoạch chi phí cho mỗi khoảng thời gian của dự án. Khoảng thời gian này có thể là một tháng, một phần tư, một năm hoặc bất kỳ khoảng thời gian nào khác tùy thuộc vào phạm vi và thời lượng của dự án. Trong trường hợp việc phân bổ hàng tháng, nó sẽ được gọi là dòng tiền hàng tháng của dự án.

Kế hoạch dòng tiền là một tài liệu trong đó chi phí được ước tính cho mỗi khoảng thời gian của dự án. Điều này cũng có thể được hiển thị dưới dạng biểu đồ. Một đồ thị có thể được vẽ với khoảng thời gian trên trục hoành và chi phí cộng dồn trên trục tung. Loại biểu đồ này cũng được gọi là đường chi phí S-Curve. Dòng tiền là một thuật ngữ cụ thể hơn cho việc quản lý tài chính của các dự án. Trong Quản lý dự án, thuật ngữ "Yêu cầu cấp vốn cho dự án - Project Funding Requirements" thường được sử dụng cho các quỹ định kỳ cần thiết cho một dự án.

Tầm quan trọng của Kế hoạch dòng tiền

Kế hoạch dòng tiền là tài liệu rất quan trọng và có giá trị pháp lý. Nó gần như là bắt buộc đối với một nhà thầu - Nhà thầu phải gửi 1 kế hoạch dòng tiền cho khách hàng hoặc nhà tài trợ theo kế hoạch tiến độ thi công của dự án. Nhà thầu không thể tiến hành thi công khi học chưa gửi và phê duyệt Kế hoạch dòng tiền từ Khách hàng hoặc Nhà tài trợ. Nếu bạn làm quản lý chi phí cho các dự án thì đều biết rằng Việc có 1 kế hoạch dòng tiền hợp lý và đúng theo kế hoạch thi công được duyệt sẽ có lợi cho tất cả các bên liên quan (Nhà thầu - Khác hàng hoặc Nhà tài trợ)

Dưới đây là ảnh chụp nhanh của một yêu cầu hợp đồng như vậy được lấy từ "Điều kiện Hợp đồng cho Công trình Xây dựng Dân dụng - FIDIC", là một hợp đồng tiêu chuẩn quốc tế.

Yêu cầu về Kế hoạch dòng tiền trong FIDIC

Kế hoạch dòng tiền có chứa yêu cầu cấp vốn cần thiết cho một dự án. Điều đó có nghĩa là có bao nhiêu công việc được lên kế hoạch cho từng khoảng thời gian của dự án. Thông tin này được trích xuất từ ​​lịch trình thời gian thực hiện cho dự án. Kế hoạch dòng tiền được sử dụng để đo lường tiến độ thực tế của dự án. 

Ví dụ: nếu có các công trình được lên kế hoạch trị giá 2 tỷ trong một tháng cho tháng 1 năm 2019 và Nhà thầu đã thực hiện thi công trị giá 1 tỷ trong tháng đó. Nó có nghĩa là chỉ có 50% tiến độ dự kiến ​​đạt được trong tháng này. Hay nói cách khác, dự án đó bị chậm tiến độ.

Kế hoạch dòng tiền là cực kỳ quan trọng đối với Khách hàng hoặc Nhà tài trợ. Bởi vì nó cho thấy số tiền cho mỗi khoảng thời gian sẽ sẵn sàng phải chi trả cho Nhà thầu. Nếu Nhà thầu đã hoàn thành các công việc đã lên kế hoạch cho một số tháng hoặc quý, thì đó là quyền hợp pháp của Nhà thầu để nhận khoản thanh toán đối với các công việc đã được thực hiện. Nếu Khách hàng hoặc Nhà tài trợ không làm như vậy, Nhà thầu có thể tiến hành kiện tụng hoặc đình chỉ thi công.

Làm thế nào để thực hiện một Kế hoạch dòng tiền?

Kế hoạch dòng tiền bao gồm số lượng công việc đã lên kế hoạch cho từng giai đoạn của dự án. Thông tin này được trích xuất từ ​​tiến độ của dự án. Vì vậy, để tạo ra dòng tiền của dự án, tiến độ dự án là yêu cầu bắt buộc. Đối với các dự án lớn và phức tạp, các phần mềm lập kế hoạch như Primavera P6 và MS Project được sử dụng để tạo ra dòng tiền. Khuyến khích việc sử dụng phần mềm lập kế hoạch để làm ra kế hoạch dòng tiền vì nó nhanh, chính xác và tiết kiệm thời gian vì nó có thể sửa đổi nhiều lần trước khi đạt được một kế hoạch chấp nhận được. Ngoài ra bạn có thể sử dụng Excel kết hợp với tiến độ dự án được tạo ra từ MS Project hoặc Primavera P6 để lập kế hoạch kế hoạch dòng tiền như ví dụ bên dưới

Hãy xem xét ví dụ sau. Đây là dòng tiền của một số hoạt động của một dự án mẫu. Bạn có thể thấy rằng các công việc được liệt kê ở bên trái và chi phí tương ứng của mỗi hoạt động được viết ở bên phải cho mỗi tháng. Ví dụ, chi phí đào đất là 1tỷ = 100 triệu + 200 triệu + 300 triệu + 400triệu. Chi phí này được phân phối trong bốn tháng. Điều này có nghĩa là hoạt động này sẽ bắt đầu vào tháng 1 năm 2019 và sẽ kết thúc vào tháng 4 năm 2019. Hai hàng cuối cùng chứa tổng chi phí hoạt động cho mỗi tháng và lũy kế. Ví dụ: tổng số chi phí cho công việc được lên kế hoạch cho tháng 3 năm 19 là 700 triệu = 300 triệu+400 triệu. 

Hàng cuối cùng trong ví dụ trên là chi phí hàng tháng lũy kế. Điều này có nghĩa là chi phí của tháng hiện tại cộng với chi phí của tất cả các tháng trước. Ví dụ: chi phí tích lũy của tháng 4 năm 2019 là 900triệu +1,3 tỷ bằng 2,2 tỷ. Dữ liệu chi phí tích lũy này được sử dụng để vẽ đường cong S chi phí. Đường cong S chi phí được sử dụng để đo lường các biện pháp hiệu suất khác nhau như hiệu suất tiến độ và hiệu suất chi phí. Loại đo lường này là thành phần của phương pháp giá trị đạt được EVM.

Nếu bạn dùng MS Project như trong các khóa học của tôi hướng dẫn, thì ngay sau khi chốt được bản kế hoạch tiến độ dự án, thì bạn dễ dàng có được ngay bản kế hoạch dòng tiền và biểu đồ đường cong chi phí chỉ trong 1 vài click chuột. 

Dưới đây là ảnh chụp 1 vài thao tác để lấy được dữ liệu Cash Flow trong MS Project

Lựa chọn xuất dữ liệu Cash Flow từ Project ra Excel

Sau khi lựa chọn hiển thị và bấm View thì được ngay kết quả như sau

Cash flow xuất ra từ MS Project

Trong thực tế, mặc dù Cash flow rất quan trọng, nhưng Cash flow trong xây dựng vẫn chưa được nhiều doanh nghiệp quan tâm, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Điều quan trọng là chúng ta phải làm, phải học hỏi, phải cải tiến thì chúng ta mới có được. Đừng nghĩ nó khó, nó phức tạp mà bỏ qua. Phải xác định Cash flow trong doanh nghiệp xây dựng chúng giống như mạch máu của cơ thể chúng ta vậy. 

------------------------

ĐĂNG KÝ THAM GIA KHÓA HỌC MS PROJECT online

TẠI ĐÂY

(Đăng ký ngay hôm nay để nhận nhiều phần quà có giá trị)

Keywords:

- cash flow

- kế hoạch dòng tiền

- dòng tiền dự án

- lập cash flow cho dự án
- dòng tiền dự án xây dựng
- cash flow trong xây dựng

Read More

Danh mục kiểm tra tiến độ trên MS Project trước khi sử dụng EVM

ĐTC - Danh mục kiểm tra tiến độ trên MS Project trước khi sử dụng EVM

Như các bạn đã được tìm hiểu, nghiên cứu qua phương pháp EVM trong quản lý dự án ở 1 số bài viết của ĐTC đã chia sẻ trước đây, thì đã biết EVM là một phương pháp khách quan để đo lường hiệu quả của dự án về phạm vi, thời gian và chi phí. Nếu bạn chưa quen thuộc với EVM, hãy đọc bài viết tổng quan của tôi về EVM tại đây.

EVM số liệu rất dễ tính, vì nó chỉ đòi hỏi toán học đơn giản. Theo nghiên cứu có 40 yếu tố quan trọng để thực hiện thành công EVM trong một tổ chức. Một trong những yếu tố thành công quan trọng này là nhóm quản lý dự án có thể phát triển một tiến độ kế hoạch dự án và theo dõi dựa trên kế hoạch dự án (baseline project). Kế hoạch dự án được lập trên MS Project đúng cách rất quan trọng trong việc tính toán chỉ số EVM khi sử dụng Microsoft Project. Một tiến độ dự án được xác định không tốt sẽ dẫn đến các chỉ số EVM không chính xác.

Sau đây là một danh sách kiểm tra nhanh để xác nhận một bản tiến độ dự án trên Microsoft Project của bạn đã sẵn sàng cho EVM.

• Xác nhận cấu trúc Work Breakdown Structure (WBS) đã được xác định chính xác với các gói công việc thích hợp.
• Các chỉ số giá trị gia tăng có ý nghĩa chỉ có liên quan như các nhiệm vụ mà chúng đại diện. Nếu bạn đã xây dựng một WBS không tốt, giá trị thu được của phương pháp EVM sẽ không thể giúp bạn.
• Xác nhận tài nguyên dạng Work có đơn giá làm việc thích hợp trong khung nhìn Resource sheet.
• Microsoft Project xác định ngân sách của gói công việc dựa trên mỗi mức giờ của nguồn lực được phân công. Nếu bạn không có một chi phí xác định cho mỗi tài nguyên, ngân sách của bạn sẽ là 0.
• Xác nhận tất cả các nhiệm vụ có tài nguyên được gán ở mức thấp nhất trong WBS.
• Một nhiệm vụ thiết lập ngân sách cơ bản và giá trị kế hoạch (PV) dựa trên chi phí tài nguyên được giao cho nhiệm vụ. Bằng cách đảm bảo các nguồn lực được gán cho mức thấp nhất trong mỗi gói công việc, chi phí sẽ được luân chuyển thích hợp. Xác nhận không có nguồn nào được phân bổ.
• Mặc dù chúng tôi mong muốn cung cấp 110%, một lịch trình thực tế chỉ có các nguồn lực được phân bổ 100% thời gian.
• Xác nhận tổng chi phí cho mỗi gói công việc phù hợp với giá trị hợp đồng đã ký kết của dự án.
• Microsoft Project xây dựng ngân sách theo từng giai đoạn cho mỗi nhiệm vụ và phân bổ các công việc và chi phí theo kế hoạch theo lịch dự án. Nếu dự án của bạn ký hợp đồng với 100.000$, tổng chi phí trong WBS phải phản ánh 100.000$.
• Xác nhận dự án có một đường cơ sở dự án (baseline).
• Đường cơ sở của dự án thiết lập ngân sách theo từng giai đoạn cho dự án và cho phép tính toán PV. Nếu bạn không có đường cơ sở của dự án, bạn không thể đo lường được những gì bạn đang cố gắng quản lý.
• Xác nhận các nhân viên quản lý dự án hiểu các thủ tục ghi lại thời gian bắt đầu, kết thúc, thời gian và chi phí thực tế cho lịch trình dự án.
• Khi dự án tiến triển, điều quan trọng là bất kỳ ai cập nhật lịch trình của dự án đều tuân theo quy trình nhất quán để ghi lại ngày bắt đầu và chi phí thực tế. Nếu các nhóm sử dụng các thực tiễn không nhất quán, kết quả giá trị bạn kiếm được có thể bị tắt.
• Xác nhận ngày tình trạng dự án được đặt trong Microsoft Project trước khi kiểm tra số liệu EVM.

Nếu bạn không chỉ định ngày tình trạng dự án, Microsoft Project sẽ giả định ngày hiện tại là ngày được sử dụng để tính toán các chỉ số giá trị thu được. Vì báo cáo trạng thái thường xảy ra sau tuần trước, bạn sẽ muốn đặt ngày tình trạng dự án mỗi tuần để tính số liệu chính xác.

Nguồn: TPM

Xem thêm:

Tính toán EVM trên MICROSOFT PROJECT
CÁC TRƯỜNG HỢP XẢY RA KHI SỬ DỤNG PHƯƠNG PHÁP EVM
KIỂM SOÁT DỰ ÁN BẰNG PHƯƠNG PHÁP EVM

NẾU CÁC BẠN MUỐN TRANG BỊ KIẾN THỨC VÀ KỸ NĂNG SỬ DỤNG MS PROJECT PRO thì hãy SỞ HỮU NGAY 1 BỘ VIDEO HƯỚNG DẪN MS PROJECT TỪ CƠ BẢN TỚI NÂNG CAO (Khóa học Ms Project PRO)  + TÀI LIỆU HỌC TẬP + BÀI TẬP MẪU + HÔ TRỢ TỪ GIẢNG VIÊN bằng cách đăng ký tham gia ngay theo hướng dẫn tại đây:

Bước 1: Thanh toán vào TK Giảng viên Đàm Văn Cap 686k

• STK: 0934 065 113
• Ngân hàng: Quân Đội (MB)
• Chủ TK: Đàm Văn Tài

Bước 2: Inbox Zalo (0934065113) hoặc Email (damtaicap@gmail.com) để được xác nhận đăng ký và nhận bộ video khóa học + tài liệu + hỗ trợ từ giảng viên.

Hoặc có thể điền thông tin vào form đăng ký bên dưới để được tư vấn, hỗ trợ

Đặc biệt: Sẽ có 1 video hướng dẫn các bạn ứng dụng 1 số công cụ AI vào quá trình Lập và Quản lý tiến độ dự án với Ms Project rất thú vị và hữu ích.

Read More

Tính toán EVM trên MICROSOFT PROJECT

ĐTC - Tính toán EVM trên Microsoft Project

Trong bài viết "Kiểm soát dự án bằng phương pháp EVM" và "Các trường hợp xảy ra khi sử dụng phương pháp EVM" các bạn đã được chia sẻ chi tiết lý thuyết và các công thức tính toán EVM. Các bạn cũng thấy được ý nghĩa tuyệt vời từ phương pháp này rồi đúng không?

Bạn có những băn khoăn đại loại như: 

"Phương pháp này hay những công thức tính toán quá phức tạp..." 

"Việc phải update thông tin dự án tại thời điểm tính toán EVM khó khăn cho người thực hiện..."

...

Trong bài chia sẻ ĐTC sẽ hướng dẫn chi tiết cho bạn cách để các bạn có thể tính toán được EVM của dự án trên phần mềm Microsoft Project (Version: 2010)

Nếu bạn hiểu được bản chất của EVM, hiểu được cách "Lập và quản lý tiến độ với Microsoft Project" thì bạn hoàn toàn có thể làm chủ được công việc tính toán EVM trên Microsoft Project.

Công việc trước tiên của bạn là phải lập được hoàn chỉnh được 1 tiến độ dự án, đưa tiến độ đó vào thực hiện và quản lý theo dõi, sau đó là áp dụng những chia sẻ ở file dưới đây để tính toán EVM cho dự án, để đưa ra những kết luận cho dự án. Sau khi áp dụng những chia sẻ chi tiết dưới đây bạn sẽ thấy rằng việc áp dụng và tính toan EVM cho việc kiểm soát dự án THẬT ĐƠN GIẢN.

Link file hướng dẫn chi tiết: DOWNLOAD

Các bạn có thể để lại comment những thắc mắc về việc áp dụng Microsoft Project để tính EVM như file chia sẻ trên nhé. Bởi chỉ có tìm hiểu -> ứng dụng -> thảo luận, chia sẻ mới giúp chúng ta hiểu cặn kẽ và làm chủ được công cụ, phương pháp.

Xem thêm khóa học: MICROSOFT PROJECT SIÊU CĂN BẢN
Từ khóa tìm kiếm:

- phương pháp EVM

- chỉ báo SPI và CPI trong quản lý tiến độ

- chỉ báo tiến độ SPI

- chỉ báo chi phí CPI

Còn chờ gì nữa mà không Click ^^ 

Read More

CÁC TRƯỜNG HỢP XẢY RA KHI SỬ DỤNG PHƯƠNG PHÁP EVM

ĐTC - Các trường hợp xảy ra khi sử dụng phương pháp EVM

Trong bài chia sẻ trước về "Kiểm soát dự án bằng phương pháp EVM" bạn đã được chia sẻ căn bản về EVM, cũng như các công thức tính toán các chỉ số trong EVM. Bài viết này sẽ chia sẻ tiếp với bạn các trường hợp xảy ra khi sử dụng EVM mà dự án của bạn có thể gặp (Lưu ý xem kỹ lại bài viết "Kiểm soát dự án bằng phương pháp EVM" trước khi tìm hiểu tiếp nội dung dưới đây

Để nắm được tổng quan các trường hợp xảy ra khi sử dụng phương pháp EVM bạn có thể nhìn vào hình dưới đây:

Các trường hợp xảy ra khi sử dụng phương pháp EVM

1/ Trường hợp 1: CV>0, SV>0

Tại thời điểm cập nhật dự án thì công tác hoặc dự án thực hiện với chi phí ít hơn chi phí dự trù (ACWP<BCWP) và đã hoàn tất phần việc nhiều hơn so với phần việc kế hoạch (BCWP>BCWS). Đây là trường hợp lý tưởng của các dự án mà bất kỳ người làm quản lý dự án cũng muốn hướng tới. 

2/ Trường hợp 2: CV>0, SV<0

Tại thời điểm cập nhật dự án thì công tác hoặc dự án thực hiện với chi phí ít hơn chi phí dự trù (ACWP<BCWP) và đã hoàn tất phần việc ít hơn so với phần việc kế hoạch (BCWP<BCWS). 

3/ Trường hợp 3: CV<0, SV<0

Tại thời điểm cập nhật dự án thì công tác hoặc dự án thực hiện với chi phí nhiều hơn chi phí dự trù (ACWP>BCWP) và đã hoàn tất phần việc ít hơn so với phần việc kế hoạch (BCWP<BCWS). Đây là trường hợp tồi tệ nhất của các dự án mà bất kỳ người làm quản lý dự án cũng không muốn nó xảy ra. 

4/ Trường hợp 4: CV<0, SV>0

Tại thời điểm cập nhật dự án thì công tác hoặc dự án thực hiện với chi phí nhiều hơn chi phí dự trù (ACWP<BCWP) và đã hoàn tất phần việc nhiều hơn so với phần việc kế hoạch (BCWP>BCWS). 

Có những nguyên nhân nào dẫn tới trễ tiến độ dự án?

• Ước tính thời gian thi công không đủ
• Quản lý công việc không sát 
• Thiết bị hư hỏng
• Nhân lực huy động không đủ
• Thiếu vốn
• Thời tiết xấy
• Nguồn cung ứng vật tư không đảm bảo
• ......

Có những nguyên nhân nào dẫn tới vượt chi phí dự án?

• Ước tính chi phí nguồn lực quá thấp
• Chi phí nhân lực tăng 
• Vượt thời gian
• Sử dụng dư thừa nhân lực
• Sử dụng dư thừa thiết bị
• Trượt giá vật liệu
• Quản lý hao phí vật tư, nhân công, máy móc không tốt
• ...

Là người làm quản lý dự án, chúng ta phải thường xuyên xem xét các vấn đề trên và phải chỉ ra được nguyên nhân cốt lõi của vấn đề, để từ đó có hướng giải quyết hợp lý.

Ngoài ra, khi sử dụng EVM thì từ các thông số BAC, BCWP, ACWP chúng ta hoàn toàn có thể tính toán được chi phí ước tính cho các phần việc còn lại của dự án (ETC - Estimated Cost To Complete) bằng chi phí dự trù ban đầu (BAC) trừ đi giá trị công việc làm được tính tới thời điểm hiện tại và hiệu chỉnh bằng CPI như công thức dưới đây

 ETC = (BAC - BCWP)/CPI 

                            = (BAC - BCWP)*ACWP/BCWP

Khi đó chi phí tổng cộng ước lượng để hoàn thành hạng mục công trình/ dự án (EAC - Estimated at Completion) sẽ bằng tổng chi phí thực tế (ACWP) cộng với chi phí ước tính cho các phần việc còn lại (ETC)

EAC = ETC + ACWP

Vận dụng vào ví dụ 1 của bài viết "Kiểm soát dự án bằng phương pháp EVM" ta có thể tính toán được ETC và EAC như sau:

ETC = (1600 - 1200)*1450/1200 = 483,33

EAC = 483,33 + 1450 = 1933,33

Trong bài chia sẻ tiếp theo bạn sẽ được chia sẻ cách dùng EVM trong Microsoft Project. Và các bạn sẽ nhận ra rằng việc sử dụng EVM dễ hơn bao giờ hết khi bạn sử dụng Microsoft Project. 

Read More

KIỂM SOÁT DỰ ÁN BẰNG PHƯƠNG PHÁP EVM

ĐTC - Kiểm soát dự án bằng phương pháp EVM (Earn Value Method)

I / KHÁI NIỆM CHI PHÍ - KIỂM SOÁT CHI PHÍ DỰ ÁN

Chi phí của dự án bao gồm chi phí trực tiếp, chi phí gián tiếp, dự phòng phí, thuế giá trị gia tăng đầu ra và lợi nhuận. 

Trong phương pháp Earned Value Method (Phương pháp giá trị đạt được) chỉ giới hạn trình bày kiểm soát chi phí trực tiếp liên quan với từng công việc trên công trường trong cơ cấu phân chia công việc để theo dõi phần việc đã làm. 

Còn chi phí gián tiếp (chi phí lao động gián tiếp, sử dụng trang thiết bị, chi phí quản lý,.... ) không đưa vào hệ thống kiểm soát vì quản lý những khoản này là chức năng của bộ phận kế toán và được tính theo tỷ lệ phần trăm. 

Kiểm soát chi phí bao gồm tìm hiểu “tại sao” lại có sự thay đổi cả tích cực và tiêu cực.

Nó phải được kết hợp thống nhất với các quá trình kiểm soát khác như: quy mô dự án, tiến độ dự án, chất lượng dự án và các yếu tố cần kiểm soát khác trong dự án ...

Kiểm soát chi phí là những công việc bao gồm:

1) Xác định đường chi phí cơ bản của dự án,

2) Giám sát theo dõi chi phí thực tế,

3) Phân tích những nhân tố ảnh hưởng đế việc thay đổi chi phí thực tế so với đường chi phí cơ bản,

4) Thông báo cho các đối tượng liên quan những thay đổi được phép.

II - GIỚI THIỆU PHƯƠNG PHÁP EVM

1/ Giới thiệu về EVM
Earned Value (EV) là giá trị của công việc đã hoàn thành.

EVM là phương pháp phân tích chi phí / tiến độ thực hiện với kế hoạch cơ sở (Baseline). Nó trả lời cho câu hỏi "Chúng ta nhận được gì từ số tiền mà chúng ta đã chi tiêu?"

“What did we get for the money we spent?”

Phân tích Earned Value là một hệ thống đo lường sự thực hiện cụ thể của quản lý dự án ( Dự án vượt chi phí ? Dự án vượt khối lượng làm việc? Dự án chậm tiến độ?).

Phương pháp giá trị đạt được (Earned Value method- EVM) được dùng để đánh giá tổng thể hiệu quả thực hiện của dự án tại thời điểm xem xét.

EVM được thực thi bằng việc phân tích chi phí và tiến độ thực hiện với kế hoạch ban đầu (kế hoạch cơ sở – Baseline schedule)

Những điểm đặc trưng chủ yếu của việc triển khai thực hiện thuật quản lý giá trị thu được bao gồm:

• Một bản kế hoạch dự án (được lập trước khi khởi công) xác định công việc phải hoàn thành, trong đó bao gồm cả kế hoạch về chi phí thực hiện (tức là bản dự toán) và kế hoạch về thời gian thực hiện (tức là bản tiến độ).
• Giá trị kinh phí dự kiến (cấp theo kế hoạch dự án) cho một công việc tại thời điểm kiểm soát dự án (còn gọi là thời điểm báo cáo), được gọi là giá trị dự kiến PV (Planned Value) hoặc Dự toán ngân quỹ chi phí cho công việc theo tiến độ BCWS (tiếng Anh là Budgeted Cost of Work Scheduled),
• Giá trị kinh phí (tức chi phí) theo dự toán (tức là kế hoạch trước khởi công) của phần khối lượng công việc thực tế đã hoàn thành tính tới thời điểm báo cáo (của công việc được theo dõi), gọi là giá trị thu được EV (Earned Value) hoặc Dự toán ngân quỹ chi phí cho công việc đã thực hiện BCWP (tiếng Anh là Budgeted Cost of Work Performed).

Giá trị đạt được BCWP (Budget Cost for Work Performed) của công việc được tính bằng cách nhân phần trăm khối lượng công việc đã thực hiện cho tới thời điểm hiện tại với chi phí dự trù để thực hiện phần việc đó. Giá trị này gọi là chi phí dự trù để thực hiện phần việc đã được làm xét đến thời điểm cập nhật.

BCWP = % Công việc đã thực hiện (thời điểm hiện tại) * BAC

Ví dụ 1: 

Chí phí dự trù (BAC) để hoàn thành 1 hạng mục trong 10 ngày là 1600 USD. Hôm nay là ngày thứ 10 đã thực hiện các phần  việc của hạng mục. Tuy nhiên đến lúc này mới chi phí hết 1450USD và ước lượng chỉ thực hiện được 3/4 khối lượng công việc. 

BCWP = 3/4*1600 = 1200USD. 

Ví dụ 2: 

Chí phí dự trù để hoàn thành 1 hạng mục trong 10 ngày là 1600 USD. Hôm nay là ngày thứ 8 đã thực hiện các phần việc của hạng mục. Lúc này chi phí thực tế là 1450USD và ước lượng chỉ thực hiện được 3/4 khối lượng công việc. 

BCWP = 3/4*1600 = 1200 USD. 

Bất kể nhà thầu làm như thế nào. Số tiền nhà thầu nhận được từ CĐT cho phần việc đã làm chỉ là BCWP.

2/ Một số ký hiệu, thuật ngữ viết tắt trong EVM

BCWS = Chi phí theo kế hoạch (Budget Cost for Work Scheduled-BCWS). BCWS được lấy bằng giá trị chi phí tích lũy đến thời điểm cập nhật theo tiến độ ban đầu.

BCWP = Chi phí thu được hay giá trị đạt được cho công việc đã thực hiện (tiền nhà thầu sẽ được CĐT chi trả) (Budget Cost for Work Performed – BCWP)

ACWP = Chi phí thực tế cho công việc đã thực hiện (Actual Cost for Work Performed – ACWP) (tiền nhà thầu đã chi thực tế)

BAC = Chi phí để hoàn thành dự án theo kế hoạch (Budged At Completion - BAC)

EAC = Chi phí ước tính để hoàn thành dự án theo thực tế (Estimated At Completion - EAC)

CV = Chênh lệch chi phí (Cost Variance – CV)

SV = Chênh lệch tiến độ về khối lượng (Schedule Variance - SV)

VAC = Chênh lệch chi phí hoàn thành dự án (Variance At Completion – VAC)

3/ Đo lường chi phí dự án

So sánh giá trị đạt được BCWP với ACWP (chi phí thực tế Actual Cost for Work Performed) để đánh giá hiệu quả sử dụng chi phí (vượt chi phí, hay tiết kiệm chi phí) 

CV (Cost Variance) chênh lệch chi phí = sự khác nhau giữa chi phí thực hiện công việc đến thời điểm cập nhật (BCWP) và chi phí thực tế thực hiện công việc (ACWP). 

Nếu CV < 0 => vượt chi phí và ngược lại 

Ví dụ 1 (tiếp theo) => CV = BCWP - ACWP = 1200 - 1450 = -250 => Vượt chi phí

4/ Đo lường khối lượng thực hiện dự án

So sánh giá trị đạt được BCWP với BCWS (chi phí ước tính thực hiện phần việc phải được thực hiện đúng như kế hoạch đến thời điểm xét - Budget Cost For Work Schedule) để đánh giá hiệu về mặt khối lượng thực hiện (vượt khối lượng, hay chậm khối lượng) 

SV (Schedule variance) = chênh lệch về mặt khối lượng công việc => SV=BCWP- BCWS. 

Nếu SV < 0 => chưa đạt đủ khối lượng công việc theo kế hoạch và ngược lại 

Ví dụ 1 (tiếp theo): BCWS = (10/10)*1600 (đã thực hiện xong ngày thứ 10), BCWP = 1200 => SV = BCWP - BCWS = 1200 - 1600= -500 => Chậm khối lượng. 

Ví dụ 2 (tiếp theo): BCWS = (8/10)*1600 = 1280 (đã thực hiện xong ngày thứ 8)

BCWP = 1000 => SV = BCWP - BCWS = 1200 - 1280= -80 => Chậm khối lượng.

5/ Đo lường thời gian thực hiện dự án

So sánh STWP (thời gian dự trù để thực hiện phần việc đã được hoàn thành - Scheduled Time for Work Performed) và ATWP (Thời gian thực sự thực hiện phần việc đó - Actual Time for Work Performed) để đánh giá hiệu về mặt thời gian thực hiện (chậm tiến độ, hay nhan tiến độ)

TV (Time Variance) = STWP- ATWP 

TV <0 => Chậm tiến độ và ngược lại 

Ví dụ 1(tiếp theo). 

STWP = 3/4*10 = 7,5; ATWP = 10; TV=STWP - ATWP= -2,5 (chậm tiến độ 2,5 ngày) 

Ví dụ 2 (tiếp theo) 

STWP = 3/4*10= 7,5; ATWP = 8; TV = STWP - ATWP = -0,5 (chậm tiến độ 0,5 ngày)

6/ Đánh giá tổng thể dự án

Chỉ số chi phí CPI (Cost Performance Index) = BCWP/ ACWSP>1 thì có lợi 

Chỉ số tiến độ SPI (Schedule Performance Index) = BCWP/ BCWS >1 thì có lợi 

Đôi khi chỉ số này thì tốt nhưng chỉ số khi thì không tốt. (VD: Dự án vượt tiến độ nhưng chi phí lại sử dụng cao hơn chi phí dự trù, hay ngược lại) 

Kết hợp cả hai chỉ số CPI và SPI => chỉ số phản ánh tình trạng tổng thể của dự án gọi là chi số chi phí tiến độ (CSI) 

CSI= CPI*SPI 

CSI>1 => Tình trạng dự án là chấp nhận được CSI<1=> Dự án đang có vấn đề 

Ví dụ 1 (tiếp theo) như trên: 

Chí phí dự trù để hoàn thành 1 hạng mục trong 10 ngày là 1600 USD. Hôm nay là ngày thứ 10 đã làm công tác. Tuy nhiên đến lúc này mới chi phí hết 1450USD và ước lượng chỉ thực hiện được 3/4 khối lượng công việc. 

BCWP = 3/4*1600 = 1200

CV = BCWP - ACWP =1200 - 1450 = - 250

SV = BCWP - BCWS = 1200 - 1280= -80

CPI = BCWP/ACWP = 1200/1450 = 0.8276

SPI = BCWP/BCWS = 1200/1280 = 0.9375 

CSI = CPI*SPI = 0.7759

KL: Đến thời điểm cập nhật, dự án đã hoàn thành được phần việc ít hơn phần việc phải làm theo kế hoạch, với chi phí cao hơn chi phí dự trù => Dự án đáng báo động, cần có những biện pháp hữu hiệu để giải quyết.

DOWNLOAD THIS POST

Hãy comment phía dưới ý kiến nhận xét của bạn về phương pháp này nhé và đừng quên nhấn chọn share lên facebook, twitter và G+ của bạn.
Bài viết chia sẻ tiếp theo ĐTC sẽ chia sẻ với bạn "Các trường hợp xảy ra khi sử dụng phương pháp Earn Value Method - EVM"

Read More