Những lợi ích của quản lý rủi ro trong các dự án là rất lớn. Bạn có thể kiếm được nhiều tiền nếu bạn đối phó với các sự kiện dự án không chắc chắn một cách chủ động. Kết quả là bạn sẽ giảm thiếu nhất tác động của các mối đe dọa dự án và nắm bắt đúng thời điểm khi nó xảy ra. Điều đó cho phép bạn cung cấp dự án theo đúng thời gian, ngân sách và với kết quả chất lượng theo yêu cầu của người thuê dự án của bạn. Ngoài ra, các thành viên đội của bạn sẽ hạnh phúc hơn nhiều nếu không phải tham gia một kiểu chữa cháy cần thiết để sửa chữa những thất bại mà có thể ngăn chặn được.
Bài viết này cung cấp cho bạn mười nguyên tắc vàng để áp dụng quản lý rủi ro thành công trong dự án của bạn. Chúng dựa trên những kinh nghiệm cá nhân của tác giả Bart Jutte, người mà đã tham gia các dự án trong hơn mười lăm năm. Ngoài ra, sự tích lũy lớn các tài liệu hiện có về đề tài này đã được cô đọng trong bài viết này.
Bà Bart Jutte là người sáng lập và tư vấn tại Concilio, một công ty có trụ sở NL chuyên về quản lý rủi ro dự án. Concilio cung cấp tư vấn, đào tạo và bán các phần mềm dễ sử dụng để quản lý rủi ro.
Qui tắc 1: Hãy quản lý rủi ro trong dự án
Nguyên tắc đầu tiên là cần thiết cho sự thành công của việc quản lý rủi ro dự án. Nếu bạn không thực sự gắn quản lý rủi ro vào trong dự án của bạn, bạn không thể thu được đầy đủ lợi ích của phương pháp này. Bạn có thể gặp phải một vài cách tiếp cận sai lầm trong các công ty. Một số dự án không có phương pháp nào quản lý rủi ro. Họ hoặc là không biết, chạy dự án đầu tiên của họ hoặc họ theo cách nào đó tự tin không có rủi ro xảy ra trong dự án của họ (điều mà tất nhiên xảy ra). Một vài người tin mù quáng vào người quản lý dự án, đặc biệt anh ấy hay cô ấy như một cựu chiến binh quân đội bị tổn thương, người mà đã ở trong chiến hào trong 2 thập kỷ qua. Các công ty chuyên nghiệp quản lý rủi ro trong hoạt động hàng ngày của họ và bao gồm nó trong các cuộc họp dự án và đào tạo nhân viên.
Qui tắc 2: Xác định các rủi ro sớm trong dự án của bạn
Bước đầu tiên trong quản lý rủi ro dự án là xác định các rủi ro có mặt trong dự án của bạn. Điều này đòi hỏi một tư duy mở, tập trung vào kịch bản tương lai có thể xảy ra. Hai nguồn chính tồn tại để xác định rủi ro, con người và giấy tờ. Con người là thành viên trong nhóm của bạn mà mỗi người mang theo kinh nghiệm và chuyên môn cá nhân của họ. Những người khác để nói chuyện với những chuyên gia bên ngoài dự án của bạn có một hồ sơ theo dõi của các loại dự án hoặc công việc bạn đang phải đối mặt. Họ có thể tiết lộ một số bẫy bạn sẽ gặp phải hoặc một số cơ hội vàng mà có thể không thoáng qua tâm trí của bạn. Phỏng vấn và họp mặt của đội (động não rủi ro) là phương pháp phổ biến để phát hiện những rủi ro mà con người biết. Giấy là một câu chuyện khác nhau. Các dự án có xu hướng tạo ra một số lượng đáng kể các tài liệu (điện tử) có nội dung rủi ro dự án. Chúng có thể không luôn có tên đó, nhưng một số người đọc một cách cẩn thận (giữa các dòng) sẽ tìm thấy chúng. Các kế hoạch dự án, trường hợp kinh doanh và hoạch định nguồn lực là bộ khởi đầu tốt. Các mục khác là kế hoạch dự án cũ, Intranet của công ty của bạn và các chuyên gia trang web.
Bạn có thể xác định tất cả các rủi ro dự án trước khi chúng xảy ra? Có thể là không. Tuy nhiên nếu bạn kết hợp một số phương pháp nhận dạng khác nhau, bạn có khả năng tìm thấy phần lớn. Nếu bạn đối phó với chúng đúng cách, bạn sẽ có đủ thời gian còn lại cho những rủi ro bất ngờ diễn ra.
Qui tắc 3: Thảo luận về rủi ro
Dự án thất bại cho thấy rằng các nhà quản lý dự án trong các dự án như vậy thường không nhận thức được chiếc búa lớn sắp sửa đánh họ. Phát hiện đáng sợ là thường xuyên có người của tổ chức dự án thực sự đã nhìn thấy cái búa, nhưng không thông báo cho người quản lý dự án của sự tồn tại của nó. Nếu bạn không muốn điều này xảy ra trong dự án của bạn, bạn nên chú ý đến việc trao đổi rủi ro.
Một cách tốt nhất là luôn bao gồm truyền thông rủi ro trong công việc mà bạn thực hiện. Nếu bạn có một cuộc họp nhóm, rủi ro dự án là một phần của chương trình mặc định (và không phải là mục cuối cùng của danh sách!) Điều này cho thấy rủi ro là quan trọng trong quản lý dự án và cung cấp cho các thành viên đội một khoảnh khắc tự nhiên để thảo luận và báo cáo những cái mới.
Một điều quan trọng khác của truyền thông là của người quản lý dự án và tài trợ dự án, người đứng đầu. Tập trung nỗ lực giao tiếp của bạn về những nguy cơ lớn ở đây và chắc chắn rằng bạn không gây bất ngờ cho ông chủ hoặc khách hàng! Ngoài ra, chú ý rằng các nhà tài trợ đưa ra quyết định về những nguy cơ hàng đầu bởi vì thường là một số trong số họ vượt qua nhiệm vụ của người quản lý dự án.
Qui tắc 4: Cân nhắc cả các mối đe dọa và cơ hội
Rủi ro dự án có ý nghĩa tiêu cực: chúng là những điều xấu có thể gây tổn hại cho dự án của bạn. Tuy nhiên, cách tiếp cận rủi ro hiện đại cũng tập trung vào các rủi ro tích cực, những cơ hội của dự án. Đây là những sự kiện không chắc chắn có lợi cho dự án và tổ chức của bạn. Những điều tốt làm cho dự án của bạn nhanh hơn, tốt hơn và có lợi hơn.
Thật không may, rất nhiều đội dự án vật lộn để cán vạch đích, bị quá tải với công việc mà cần phải được thực hiện một cách nhanh chóng. Điều này tạo ra một dự án năng động, nơi chỉ có những rủi ro tiêu cực quan trọng (nếu nhóm xem xét bất kỳ rủi ro nào cả). Hãy chắc chắn rằng bạn dành ra một lượng thời gian để đối phó với các cơ hội trong dự án của bạn, ngay cả khi đó chỉ là nửa giờ. Các cơ hội mà bạn sẽ thấy một vài cơ hội với một mức thưởng cao mà không đòi hỏi một sự đầu tư lớn về thời gian và nguồn lực.
Qui tắc 5: Làm rõ các vấn đề chịu trách nhiệm
Một số nhà quản lý dự án cho rằng họ đã làm xong một khi họ tạo ra được một danh sách các rủi ro. Tuy nhiên, đây chỉ là một điểm khởi đầu. Bước tiếp theo là làm rõ ai là người chịu trách nhiệm cho những gì rủi ro! Có người đã cảm thấy hơi bực tức nếu có nguy cơ nào không được quan tâm thích đáng. Bí quyết rất đơn giản: chỉ định một người có trách nhiệm (the risk owner) cho mỗi rủi ro mà bạn đã được tìm thấy. The rish owner là người trong nhóm của bạn có trách nhiệm tối ưu hóa rủi ro này cho dự án. Các hiệu ứng là thực sự tích cực. Lúc đầu, người ta thường cảm thấy khó chịu rằng họ thực sự chịu trách nhiệm về những rủi ro nhất định, nhưng theo thời gian họ sẽ hành động và thực hiện các nhiệm vụ để làm giảm các mối đe dọa và tăng cường cơ hội. Sự trách nhiệm cũng tồn tại trên một mức độ khác. Nếu một mối đe dọa dự án xảy ra, ai đó đã trả giá. Điều này nghe có vẻ hợp lý, nhưng nó là một vấn đề bạn phải giải quyết trước khi xảy ra rủi ro. Đặc biệt là nếu khác đơn vị công việc, các ban ngành và các nhà cung cấp tham gia vào dự án của bạn, điều trở nên quan trọng là ai là người chịu hậu quả và rống túi. Một tác dụng phụ quan trọng của việc làm rõ quyền sở hữu của các hiệu ứng rủi ro đó là những người quản lý đường lối bắt đầu chú ý đến một dự án, đặc biệt là khi rất nhiều tiền đang bị đe dọa. Vấn đề chịu trách nhiệm cũng quan trọng ngang bằng các cơ hội của dự án. Các trận chiến trên doanh thu (bất ngờ) có thể trở thành một thú vui lâu dài của quản lý.
Quy tắc 6: Ưu tiên Rủi ro
Một người quản lý dự án một lần nói với tôi, tôi đối xử với tất cả các rủi ro như nhau. Điều này làm cho thời gian tồn tại của dự án thực sự đơn giản. Tuy nhiên, nó không cung cấp những kết quả tốt nhất có thể. Một số rủi ro có tác động cao hơn so với những rủi ro khác. Vì vậy, bạn nên dành thời gian cho những rủi ro có thể gây ra tổn thất và lợi ích lớn nhất. Kiểm tra xem bạn có bất kỳ showstoppers mà có thể làm hỏng dự án của bạn. Nếu vậy, đây là những ưu tiên số một của bạn. Các rủi ro khác có thể được ưu tiên với cảm giác quyết tâm, khách quan hơn, trên một bộ các tiêu chí. Các tiêu chí hầu hết các đội dự án sử dụng là để xem xét tác động của rủi ro và khả năng nó sẽ xảy ra. Dù biện pháp ưu tiên nào bạn sử dụng chăng nữa thì cũng phải sử dụng nó một cách nhất quán và tập trung vào những rủi ro lớn.
Quy tắc 7: Phân tích rủi ro
Hiểu được bản chất của rủi ro là một điều kiện tiên quyết cho một phản ứng lại tốt. Vì vậy, phải mất một thời gian để có một cái nhìn sâu hơn về mỗi một rủi ro và nhảy cóc đến kết luận mà không biết những rủi ro là gì.
Phân tích rủi ro diễn ra ở các cấp độ khác nhau. Nếu bạn muốn hiểu được một rủi ro ở từng mức độ một, thì hiệu quả nhất để suy nghĩ về những tác động mà nó có và những nguyên nhân có thể làm cho nó xảy ra. Nhìn vào các hiệu ứng, bạn có thể mô tả những tác động diễn ra ngay sau khi xảy ra rủi ro và những gì tác động xảy ra như là kết quả của những tác động chính hoặc vì thời gian trôi qua. Một phân tích chi tiết hơn có thể cho thấy thứ tự các tắc động quan trọng trong một thể loại tác động nhất định như chi phí, thời gian dẫn dắt hoặc chất lượng sản phẩm. Một góc độ khác để nhìn vào những rủi ro là tập trung vào các sự kiện trước khi xảy ra rủi ro, nguyên nhân rủi ro. Liệt kê các nguyên nhân khác nhau và những hoàn cảnh giảm hoặc tăng khả năng.
Một mức độ phân tích rủi ro khác nghiên cứu toàn bộ dự án. Mỗi người quản lý dự án cần phải trả lời những câu hỏi thông thường về tổng ngân sách cần thiết hoặc ngày dự án sẽ hoàn thành. Nếu bạn chấp nhận rủi ro, bạn có thể làm một mô phỏng để chỉ cho người tài trợ dự án thấy được bạn hoàn thành như thế nào vào một ngày nhất định hoặc trong một khoảng thời gian nhất định. Một bài tập tương tự có thể được thực hiện cho các chi phí dự án. Các thông tin bạn thu thập trong phân tích rủi ro sẽ cung cấp thông tin giá trị cho dự án của bạn và các đầu vào cần thiết để tìm biện pháp hiệu quả để tối ưu hóa các rủi ro.
Quy tắc 8: Kế hoạch và Thực hiện sự đáp trả rủi ro
Thực hiện một phản ứng rủi ro là hoạt động thực sự làm tăng giá trị cho dự án của bạn. Bạn ngăn chặn mối đe dọa xảy ra hoặc giảm thiểu tác động tiêu cực. Sự thực hiện chính là chìa khóa ở đây. Các quy định khác đã giúp bạn vạch ra, ưu tiên và hiểu những rủi ro. Điều này sẽ giúp bạn thực hiện một kế hoạch ứng phó nguy cơ, tập trung vào các chiến thắng lớn.
Nếu bạn đối phó với các mối đe dọa, bạn có ba lựa chọn, tránh rủi ro, giảm thiểu rủi ro và chấp nhận rủi ro. Tránh rủi ro có nghĩa là bạn tổ chức dự án của bạn theo một cách mà bạn không gặp rủi ro nữa. Điều này có thể có nghĩa là thay đổi nhà cung cấp hoặc áp dụng một công nghệ khác, hoặc, nếu bạn đương đầu với nguy cơ nguy kịch, kết thúc một dự án. Chi tiêu nhiều tiền hơn trên một dự án tận số là một khoản đầu tư tồi.
Phần quan trọng nhất của việc ứng phó chính là giảm thiểu rủi ro. Bạn có thể thử để ngăn chặn nguy cơ xảy ra bằng cách tác động đến các nguyên nhân hay giảm tác động tiêu cực có thể xảy ra. Nếu bạn đã thực hiện quy tắc 7 đúng (phân tích rủi ro), bạn sẽ có rất nhiều cơ hội để tác động lên nó. Một phản ứng cuối cùng là chấp nhận rủi ro. Đây là một lựa chọn tốt nếu tác động rủi ro vào dự án này là nhỏ hoặc các khả năng tác động lên nó chứng minh là rất khó khăn, tốn nhiều thời gian hoặc tương đối đắt. Chỉ cần chắc chắn rằng đó là một sự lựa chọn có ý thức để chấp nhận một rủi ro cụ thể.
Đối phó với cơ hội rủi ro là đảo ngược lại các mối đe dọa. Họ sẽ tập trung vào tìm kiếm các rủi ro, tối đa hóa chúng hoặc bỏ qua chúng (nếu khả năng chứng minh là quá nhỏ).
Quy tắc 9: Ghi chép rủi ro dự án
Quy tắc này là về ghi chép sổ sách (tuy nhiên không ngừng đọc). Duy trì một bản ghi chép rủi ro cho phép bạn xem tiến độ và đảm bảo rằng bạn sẽ không quên một hoặc hai rủi ro. Nó cũng là một công cụ truyền thông hoàn hảo để thông báo cho các thành viên trong nhóm của bạn và các bên liên quan những gì đang xảy ra (quy tắc 3).
Một nhật ký rủi ro tốt chứa các mô tả rủi ro, làm rõ các vấn đề quyền sở hữu (quy tắc 5) và cho phép bạn thực hiện một số phân tích cơ bản về nguyên nhân và tác động (quy tắc 7) với. Hầu hết các nhà quản lý dự án là không thích công việc hành chính, nhưng việc ghi chép của bạn liên quan đến rủi ro trả tiền đi, đặc biệt là nếu số lượng các rủi ro lớn. Một số nhà quản lý dự án không muốn ghi lại những rủi ro bởi vì họ cảm thấy điều này làm cho nó dễ dàng hơn để đổ lỗi cho họ trong trường hợp có sự cố. Tuy nhiên, ngược lại là sự thật. Nếu bạn ghi những rủi ro của dự án và các câu trả lời hiệu quả, bạn đã thực hiện, bạn tạo một hồ sơ theo dõi mà không ai có thể phủ nhận. Ngay cả khi có nguy cơ xảy ra mà lùi dự án. Làm dự án là chấp nhận rủi ro.
Quy tắc 10: Theo dõi rủi ro và các nhiệm vụ liên kết
Sự ghi chép rủi ro, bạn đã tạo ra như một kết quả của quy tắc 9, sẽ giúp bạn theo dõi các rủi ro và các nhiệm vụ liên kết. Công việc theo dõi là việc phải làm hàng ngày cho mỗi nhà quản lý dự án. Lồng ghép các nhiệm vụ rủi ro vào trong thói quen hàng ngày là giải pháp đơn giản nhất. Nhiệm vụ rủi ro có thể được thực hiện để xác định hoặc phân tích rủi ro hoặc để tạo ra, lựa chọn và thực hiện đối phó.
Theo dõi các rủi ro khác với nhiệm vụ theo dõi. Nó tập trung vào tình hình hiện tại của rủi ro. Những rủi ro có nhiều khả năng xảy ra? Tầm quan trọng tương đối của các rủi ro thay đổi? Trả lời những câu hỏi này sẽ giúp bạn chú ý đến những rủi ro quan trọng nhất đối với giá trị dự án của bạn.
Tóm tắt
Mười quy tắc vàng rủi ro mà PMx chia sẻ đến bạn ở trên sẽ cung cấp cho bạn các hướng dẫn làm thế nào để thực hiện quản lý rủi ro thành công trong dự án của bạn. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng bạn luôn có thể cải thiện. Do đó, quy tắc số 11 sẽ được sử dụng phương pháp Kaizen Nhật Bản: đo lường hiệu quả của các nỗ lực quản lý rủi ro của bạn và tiếp tục thực hiện cải tiến để làm cho nó thậm chí còn tốt hơn.
Thành công cho bạn!
P/s: Các bạn có thể tham khảo khóa học Lập và quản lý tiến độ với Ms Project PRO để được chia sẻ thêm các kỹ thuật và ứng dụng Ms Project trong quản trị rủi ro dự án.
Tham khảo thêm các File Excel Template được chia sẻ TẠI ĐÂY để có thêm các công cụ quản lý, quản lý dự án
