Những công thức viết Prompt giúp X10 hiệu suất công việc

Kỹ năng viết Prompt – Chìa khóa khai thác tối đa sức mạnh AI như ChatGPT, Copilot, Gemini, Claude AI...

Trong kỷ nguyên chuyển đổi số, các công cụ trí tuệ nhân tạo như ChatGPT, Copilot, Gemini hay Claude AI... đang trở thành trợ thủ đắc lực trong công việc và cuộc sống hàng ngày. Tuy nhiên, để khai thác hiệu quả tối đa tiềm năng của các công cụ AI này, kỹ năng viết Prompt chính là yếu tố then chốt.

Việc thành thạo cách đặt câu hỏi (Prompt Engineering) cho các công cụ AI giúp người dùng nhận được phản hồi chính xác, rõ ràng và sát với nhu cầu thực tế, từ đó tối ưu hóa hiệu suất làm việc, tiết kiệm thời gian, đồng thời mở rộng khả năng sáng tạo và tư duy phân tích. Đây cũng là lợi thế cạnh tranh quan trọng trong thời đại số, giúp cá nhân và doanh nghiệp dẫn đầu xu hướng, cập nhật thông tin nhanh chóng và nâng cao hiệu quả vận hành.

Dưới đây ĐTC tổng hợp và chia sẻ tới bạn 1 số công thức viết Prompt hiệu quả được nhiều chuyên gia sử dụng cho công việc hàng ngày của mình khi làm việc với các công cụ AI đặc biệt là với ChatGPT. Chúng ta cùng nhau khám phá và luyện tập mỗi ngày nhé để X10 hiệu suất công việc nhé.

1. Công thức T-A-G

Công thức viết Prompt T-A-G (Task – Action – Goal) là một phương pháp hiệu quả giúp người dùng tối ưu hóa khả năng phản hồi của ChatGPT và các công cụ AI khác. Đây là cách triển khai cụ thể theo hướng tiếp cận chuyên nghiệp:

• Task (Nhiệm vụ): Xác định rõ ràng công việc hoặc nội dung bạn muốn AI hỗ trợ. Ví dụ: “lập kế hoạch dự án”, “viết báo cáo tiến độ”, hoặc “đánh giá rủi ro trong quản lý thi công”.

• Action (Hành động): Mô tả chi tiết cách thức thực hiện, định dạng mong muốn (bảng, bullet point, văn bản trình bày…), phong cách trình bày (ngắn gọn, chuyên môn, trực quan…) và các yếu tố cần ưu tiên như dữ liệu thực tế, quy chuẩn ngành hay các chỉ số đánh giá hiệu suất.

• Goal (Mục tiêu): Nêu rõ mục tiêu bạn hướng tới, ví dụ: để phục vụ cuộc họp nội bộ, báo cáo cho khách hàng, hỗ trợ ra quyết định hoặc đề xuất cải tiến quy trình.

Ví dụ áp dụng công thức T-A-G:

• Task: Tôi cần một bảng kế hoạch triển khai dự án lắp đặt hệ thống điện nhẹ cho tòa nhà văn phòng.

• Action: Kế hoạch cần chia theo từng giai đoạn (khảo sát, thiết kế, thi công, nghiệm thu), kèm theo thời gian dự kiến và các hạng mục chính.

• Goal: Sử dụng để họp với đội kỹ thuật và trình bày với chủ đầu tư trong buổi duyệt kế hoạch tuần tới.

2. Công thức R-T-F

Công thức viết Prompt R-T-F (Role – Task – Format) là một phương pháp đơn giản nhưng hiệu quả, giúp khai thác tối đa sức mạnh của công cụ AI trong quá trình tìm kiếm thông tin, hỗ trợ ra quyết định và giải quyết vấn đề một cách có hệ thống, đặc biệt hữu ích trong môi trường quản lý và quản lý dự án.

• Role (Vai trò): Xác định rõ vai trò mà bạn muốn AI đảm nhận. Đó có thể là một chuyên gia lập kế hoạch, một nhà quản lý dự án, một cố vấn kỹ thuật, hoặc bất kỳ vị trí chức năng nào phù hợp với nhu cầu thực tế của bạn.

• Task (Nhiệm vụ): Mô tả cụ thể nhiệm vụ bạn muốn AI thực hiện. Nên trình bày rõ ràng yêu cầu như: “lập tiến độ thi công”, “phân tích rủi ro dự án”, hoặc “tổng hợp báo cáo cho ban giám đốc”.

• Format (Định dạng): Chỉ định rõ cách bạn muốn AI trình bày kết quả: ví dụ như bảng biểu, danh sách bullet, bản trình bày slide, văn bản báo cáo chuyên môn, hoặc giới hạn về độ dài, phong cách trình bày (ngắn gọn, chi tiết, trang trọng…).

Ví dụ áp dụng công thức R-T-F:

• Role: Tôi muốn bạn đóng vai trò là một chuyên gia quản lý dự án xây dựng.

• Task: Hãy phân tích 3 rủi ro chính có thể ảnh hưởng đến tiến độ thi công hệ thống điện nhẹ trong một dự án tòa nhà văn phòng.

• Format: Trình bày dưới dạng bảng gồm 3 cột: Rủi ro – Nguyên nhân – Biện pháp khắc phục, giới hạn trong một trang A4, sử dụng ngôn ngữ chuyên ngành và rõ ràng.

3. Công thức B-A-B

Công thức viết Prompt B-A-B (Before – After – Bridge) là một kỹ thuật hiệu quả giúp xây dựng những nội dung mang tính thuyết phục cao. Công thức này đặc biệt hữu ích khi bạn muốn làm nổi bật sự chuyển đổi tích cực mà một giải pháp, phương pháp hay công cụ có thể mang lại – nhất là trong bối cảnh quản lý dự án và tổ chức công việc.

• Before (Trước): Trình bày rõ tình trạng hoặc vấn đề hiện tại mà cá nhân hoặc tổ chức đang gặp phải. Tập trung vào các khó khăn, điểm nghẽn hoặc rủi ro, ví dụ như thiếu thông tin, chậm tiến độ, quy trình rời rạc hoặc hiệu suất thấp.

• After (Sau): Mô tả kết quả mong muốn sau khi vấn đề được giải quyết. Làm rõ các chuyển biến tích cực như hiệu quả tăng lên, tiến độ được đảm bảo, sự phối hợp tốt hơn hoặc giảm thiểu rủi ro.

• Bridge (Cầu nối): Nêu rõ giải pháp, hành động hoặc công cụ cụ thể đã được áp dụng để giúp chuyển từ trạng thái "Trước" sang "Sau". Đây là phần liên kết mạch lạc giữa vấn đề và hướng giải quyết.

Ví dụ áp dụng công thức B-A-B:

• Before: Trong các dự án trước đây, tôi thường phải mất nhiều thời gian để có thể có được 1 bảng tổng hợp báo cáo tiến độ cho các dự án, công trình đang triển khai

• After: Hiện tại, toàn bộ tiến độ thi công được cập nhật liên tục, thường xuyên theo chu kỳ định sẵncó thể trích xuất ngay khi cần.

• Bridge: Tôi đã triển khai một công cụ quản lý dự án MS Project, giúp các nhóm cập nhật thông tin nhanh, dễ dàng, và thực tế hơn.

4. Công thức R-I-S-E

Công thức viết Prompt R-I-S-E (Role – Input – Steps – Expectation) là một phương pháp tiếp cận có hệ thống, giúp truyền đạt yêu cầu một cách rõ ràng, logic và chi tiết khi tương tác với AI. Đây là công cụ rất hữu ích trong lĩnh vực quản lý dự án, lập kế hoạch và điều phối công việc, giúp tối ưu hiệu suất và chất lượng kết quả đầu ra.

• Role (Vai trò): Xác định cụ thể vai trò mà bạn mong muốn AI đảm nhận trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Vai trò có thể là một nhà quản lý dự án, một chuyên gia lập kế hoạch, cố vấn kỹ thuật hoặc bất kỳ chức năng chuyên môn nào liên quan.

• Input (Đầu vào): Cung cấp đầy đủ thông tin, dữ liệu hoặc bối cảnh mà AI cần để xử lý yêu cầu. Input càng chi tiết thì kết quả càng sát với kỳ vọng, ví dụ như hồ sơ dự án, quy mô công trình, tiến độ dự kiến hoặc yêu cầu kỹ thuật.

• Steps (Bước thực hiện): Chỉ định rõ các bước mà AI cần thực hiện để hoàn thành nhiệm vụ, nhằm đảm bảo quy trình làm việc có định hướng và kiểm soát được chất lượng từng giai đoạn.

• Expectation (Kỳ vọng): Nêu rõ kết quả đầu ra mà bạn mong muốn nhận được, có thể về mặt định dạng, nội dung, tính chuyên nghiệp hoặc mục tiêu cụ thể cần đạt được.

Ví dụ áp dụng công thức R-I-S-E:

• Role: Tôi muốn bạn đóng vai trò là một chuyên gia quản lý dự án xây dựng dân dụng.

• Input: Tôi sẽ cung cấp thông tin cơ bản về một dự án lắp đặt hệ thống điện nhẹ cho tòa nhà văn phòng (quy mô 5 tầng, diện tích sàn 1.500m², thời gian thi công 45 ngày).

• Steps: Hãy phân tích thông tin đầu vào, xác định các giai đoạn chính trong triển khai, phân bổ khối lượng công việc theo tuần, và lập bảng kế hoạch sơ bộ trình bày dưới dạng bảng biểu.

• Expectation: Tôi mong muốn một bảng kế hoạch chi tiết, rõ ràng, có tính khả thi cao, phù hợp để trình bày trong cuộc họp duyệt kế hoạch với chủ đầu tư.

5. Công thức C-A-R-E

Công thức viết Prompt C-A-R-E (Context – Action – Result – Example) là một phương pháp hiệu quả giúp truyền đạt yêu cầu một cách rõ ràng, có cấu trúc, đặc biệt hữu ích khi làm việc với công cụ AI trong các lĩnh vực như quản lý dự án, lập kế hoạch thi công, hoặc phân tích dữ liệu vận hành.

• Context (Bối cảnh): Trình bày bối cảnh cụ thể mà yêu cầu được đặt ra. Việc cung cấp thông tin nền tảng giúp AI hiểu rõ môi trường, mục tiêu, đối tượng liên quan và các yếu tố ảnh hưởng đến nhiệm vụ.

• Action (Hành động): Chỉ định hành động cụ thể bạn mong muốn AI thực hiện. Hành động nên được mô tả rõ ràng, có thể bao gồm việc lập kế hoạch, soạn thảo tài liệu, phân tích số liệu hoặc đưa ra đề xuất chiến lược.

• Result (Kết quả): Nêu rõ kết quả đầu ra mong muốn. Điều này có thể là một báo cáo, bảng kế hoạch, đề xuất giải pháp hoặc bản trình bày – tùy vào mục tiêu bạn muốn đạt được.

• Example (Ví dụ): Đưa ra một ví dụ minh họa cho tình huống tương tự đã được áp dụng, giúp làm rõ cách thức triển khai công thức và mức độ hiệu quả khi sử dụng.

Ví dụ áp dụng công thức C-A-R-E:

• Context: Tôi đang chuẩn bị cuộc họp với ban quản lý để trình bày phương án triển khai dự án lắp đặt hệ thống điện nhẹ cho tòa nhà văn phòng 7 tầng.

• Action: Tôi muốn bạn hỗ trợ xây dựng một bảng kế hoạch tổng thể, chia theo 4 giai đoạn chính (khảo sát – thiết kế – thi công – nghiệm thu), bao gồm thời gian, hạng mục công việc và ghi chú rủi ro chính.

• Result: Bảng kế hoạch này sẽ giúp tôi trình bày chuyên nghiệp trước chủ đầu tư, tăng tính thuyết phục và tạo cơ sở để duyệt tiến độ và nhân sự thực hiện dự án.

• Example: Trong một buổi họp tương tự với dự án chung cư cao tầng ở quận Hoàng Mai, việc trình bày bảng kế hoạch rõ ràng theo các giai đoạn đã giúp đội kỹ thuật nhận được phê duyệt chỉ sau 1 buổi làm việc, rút ngắn thời gian khởi công tới 5 ngày.

6. Công thức C-O-S-T-A-R 

Công thức C-O-S-T-A-R (Context - Objective - Style - Tone -Audience - Response) là một phương pháp toàn diện giúp xây dựng prompt rõ ràng, có chiều sâu và định hướng cụ thể. Khi áp dụng đúng, công thức này giúp khai thác tối đa sức mạnh của AI (như ChatGPT) trong các công việc liên quan đến quản lý dự án, điều phối kỹ thuật, hay lập kế hoạch chiến lược.

• C – Context (Bối cảnh):
  Cung cấp thông tin nền về tình huống, dự án hoặc thách thức bạn đang đối mặt. Đây là yếu tố quan trọng giúp AI hiểu được bối cảnh và đưa ra phản hồi phù hợp, không lệch mục tiêu.
  

• O – Objective (Mục tiêu):
  Xác định rõ ràng nhiệm vụ bạn muốn AI hỗ trợ. Mục tiêu càng cụ thể thì phản hồi càng chính xác và sát nhu cầu.
  

• S – Style (Phong cách):
  Chỉ định phong cách viết hoặc chuyên môn mà bạn muốn AI thể hiện. Có thể là giọng văn của một quản lý dự án, một chuyên gia kỹ thuật, hoặc một cố vấn chiến lược.
  

• T – Tone (Thái độ):
  Xác định thái độ cần có trong phản hồi: nghiêm túc, trung lập, chuyên nghiệp, truyền cảm hứng,... để phù hợp với hoàn cảnh sử dụng.
  

• A – Audience (Khán giả):
  Chỉ rõ đối tượng tiếp nhận nội dung là ai để AI điều chỉnh ngôn ngữ và cách trình bày phù hợp.
  

• R – Response (Định dạng phản hồi):
  Chỉ định định dạng mong muốn của phản hồi để dễ sử dụng cho tác vụ tiếp theo: bảng biểu, bản thuyết trình, báo cáo chi tiết, email, JSON,…
  

Ví dụ áp dụng công thức C-O-S-T-A-R:

Context: Tôi đang chuẩn bị hồ sơ trình duyệt thiết kế hệ thống mạng nội bộ cho văn phòng 5 tầng của một doanh nghiệp CNTT.
Objective: Tôi muốn xây dựng danh sách vật tư chi tiết theo từng tầng, phân tách rõ phần thi công cáp mạng, switch, tủ rack và ổ cắm mạng.
Style: Phong cách của một kỹ sư trưởng có kinh nghiệm triển khai hệ thống IT cho các toà nhà văn phòng.
Tone: Trang trọng, đi thẳng vào trọng tâm.
Audience: Đội thi công và đại diện phòng CNTT của chủ đầu tư.
Response: Trình bày dưới dạng bảng Excel có thể xuất khẩu để phục vụ việc lập dự toán.

7. Công thức C-R-A-F-T 

Công thức C-R-A-F-T là một phương pháp súc tích và có hệ thống để xây dựng prompt rõ ràng, giúp AI hiểu và phản hồi theo đúng mục tiêu, đặc biệt phù hợp với các tình huống liên quan đến quản lý dự án, điều phối đội nhóm, lập kế hoạch kỹ thuật hoặc xử lý công việc phức tạp trong doanh nghiệp.

• C – Bối cảnh (Context):
  Cung cấp bối cảnh cụ thể về nhiệm vụ hoặc tình huống mà bạn đang cần AI hỗ trợ. Ngữ cảnh giúp AI hiểu rõ điều kiện, phạm vi công việc và các yếu tố liên quan đến môi trường triển khai.
  

• R – Vai trò (Role):
  Xác định rõ vai trò chuyên môn mà bạn muốn AI đảm nhận trong quá trình hỗ trợ. Vai trò này định hướng giọng điệu, lập luận và ngôn ngữ sử dụng.
  

• A – Hành động (Action):
  Chỉ định hành động cụ thể mà bạn muốn AI thực hiện. Việc mô tả rõ ràng yêu cầu sẽ giúp AI xử lý hiệu quả hơn và tránh mơ hồ.
  

• F – Định dạng (Format):
  Xác định định dạng đầu ra bạn mong muốn: văn bản mô tả, bảng biểu, danh sách gạch đầu dòng, biểu mẫu, email,... Điều này giúp dễ dàng tích hợp vào các tài liệu, quy trình hoặc buổi họp.
  

• T – Đối tượng mục tiêu (Target audience):
  Xác định ai là người sẽ đọc hoặc sử dụng nội dung phản hồi. Điều này giúp AI lựa chọn ngôn ngữ, độ chi tiết và thuật ngữ chuyên ngành phù hợp.
  

Ví dụ áp dụng công thức C-R-A-F-T:

Context: Tôi đang chuẩn bị tài liệu để trình bày với chủ đầu tư trong cuộc họp khởi động dự án hệ thống điện nhẹ cho một trung tâm thương mại.
Role: Tôi muốn bạn đóng vai trò là một quản lý dự án chuyên nghiệp trong lĩnh vực triển khai hệ thống M&E.
Action: Lập khung nội dung cho buổi họp khởi động dự án, bao gồm các hạng mục cần thống nhất với chủ đầu tư và các bên liên quan.
Format: Trình bày dưới dạng đề cương cuộc họp có thể đưa vào PowerPoint.
Target audience: Ban lãnh đạo chủ đầu tư, đại diện tư vấn giám sát, đội kỹ thuật triển khai dự án.

Bên trên là những công thức viết Prompt có thể sẽ giúp bạn X10 hiệu suất công việc quản lý, quản lý dự án hàng ngày của bạn. Hãy áp dụng, luyện tập thường xuyên nhé. Việc áp dụng hiệu quả các công thức viết Prompt trên còn giúp các bạn có thể tự tạo ra các trợ lý AI trên chatGPT hiệu quả trong tương lai.
Nếu bạn biết thêm công thức viết Prompt nào hay và hiệu quả khác thì comment xuống phía dưới bài viết này nhé.

-----------------------

KHÓA HỌC MS PROJECT ONLINE

XEM THÔNG TIN TẠI ĐÂY

-----------------------

Khóa học ChatGPT: 12 cách kiếm tiền và x10 năng suất công việc

XEM THÔNG TIN TẠI ĐÂY

Keyword:
- công thức viết Prompt
- x10 hiệu suất công việc
- prompt cho AI lĩnh vực quản lý, quản lý dự án
- ứng dụng chatGPT