Monday, July 25, 2016

Cài đặt thông số Option trong MICROSOFT PROJECT

ĐTC - Cài đặt thông số option trong microsoft project

ĐTC - Cài đặt thông số Option trong Ms Project

Trong bài viết trước tôi đã hướng dẫn các bạn Thiết lập thông tin dự án là những công việc ban đầu khi các bạn bắt tay vào lập tiến độ với Ms Project. Bài viết này tôi tiếp tục chia sẻ cho bạn các bước cài đặt ban đầu cho Ms Project. Đó là cài đặt các thông số trong Option.

Để cài đặt các thông số Option các bạn thực hiện như sau:
-> File/ Options/ … (có nghĩa là vào File chọn Options)

1/ … = Ganarel

- Trong Default view bạn có thể chọn màn hình mặc định xuất hiện khi bạn mở MP. Ví dụ hình dưới là chọn mặc định xuất hiện là cửa sổ Gantt và Timline.
- Trong Date format bạn chọn định dạng ngày quen thuộc mà bạn hay dùng

2/ … = Display 

- Calendar type mặc định là loại lịch dương (Gregorian Calendar) mà chúng ta hay dùng nên không cần thay đổi.
- Trong Currence bạn có thể chọn loại đơn vị tiền tệ sử dụng trong dự án, trong hình minh họa chọn VNĐ; bạn có thể thay thế biểu tượng đơn vị tiền tệ trong Symbol (d = đ = Đ); bạn có thể chọn đơn vị sau dấu phẩy trong Decimal digits, trong hình minh họa chọn là 0.

3/ … = Schedule


- Week start on: chọn ngày bắt đầu 1 tuần mới cho dự án
- Fiscal year starts in: chọn năm tài chính (tài khóa) bắt đầu bằng tháng nào của năm. Thông thương là tháng 1 dương lịch
- Default start time/ end time: chọn thời điểm bắt đầu/ kết thúc ngày làm việc. Hình minh họa là làm từ 8h sáng đến 5h chiều.
- Xác định số giờ làm việc trong ngày (Hours per day), số giờ làm việc trong tuần (Hours per week), số ngày làm việc trong tháng (Days per month)
- Xác định kiểu đơn vị tài nguyên là thập phân (Decimal) hay % (Percentage) trong Show assignment unit as a
- Mặc định cách tạo ra các công việc mới trong New tasks created là tự động (Auto schedule) hay thủ công (Manual schedule). Nên chọn Auto để quen thuộc với các phiên bản MP trước.
- Lựa chọn thời điểm tính tiến độ của dự án theo ngày bắt đầu (Project start date) hay ngày hiện tại (Current date) trong Auto schedule tasks scheduled on
- Lựa chọn đơn vị thời gian trong dự án trong Duration is entered in (thông thường chọn là ngày) và đơn vị công việc trong dự án trong Work is entered in (thông thường chọn là giờ công)
- Chọn định dạng công việc trong Default task type (Chọn Fix Duration – đây là lựa chọn phổ biến ở Việt Nam)
- Bỏ chọn New task are effort – driven. Nếu Không bỏ khi các bạn thay đổi tài nguyên cho 1 công việc thì thời gian sẽ được MP tự động tính toán lại cho phù hợp, đây là lỗi rất hay gặp của các bạn làm việc với MP.
- Bỏ chọn Autolink inserted or moved tasks. Nếu Không bỏ thì khi bạn chèn thêm hay di chuyển vị trí các công tác thì MP sẽ tự động nối chúng lại mặc dù điều này không còn phù hợp.
- Bỏ chọn Task will always honor their constraint dates. Nếu Không bỏ MP sẽ tuân tuân thủ các ràng buộc mà không cần quan tâm đến thực tế thực hiện.
- Chọn chế độ On trong Calculator project after each edit để Dự án luôn được tính toán lại ngay khi có sự thay đổi.
- Bỏ chọn Update task status updates resource status (trong giai đoạn lập kế hoạch, chúng ta đang lập dữ liệu ban đầu, chưa kiểm soát đo lường tiến trình hay cập nhật thì nên loại bỏ đặc điểm này).
- Lựa chọn chi phí cố phí được tính phân bổ (Prorated), ngay khi bắt đầu công việc (Start) hay khi kết thúc công việc (Finish) trong Default fixed cost accrual.

4/ … = Save 
Chọn chế độ tự động lưu dự án đang thực hiện sau 1 thời gian nhất định trong Auto save every (giả sử hình minh họa là 10 phút) để đề phòng khi đang làm 1 dự án cả buổi mà gặp sự cố, chúng ta quên không lưu thì không phải ngồi “cày” lại

5/ … = Advanced


- Bỏ chọn Set AutoFilter on for new projects. Nếu Không bỏ khi chúng ta nhập dữ liệu có thể một số dữ liệu sẽ bị lọc và không xuất hiện, khi đó bạn sẽ gặp nhiều rắc rối.
- Bỏ chọn Open last file on startup. Nếu Không bỏ khi bạn khởi động MP thì file dự án gần nhất sẽ được mở ra (điều này nhiều khi làm “lộ” mất thông tin quan trọng của dự án khác)
- Bỏ chọn Automatically add new resouces and tasks. Nếu Không bỏ thì đôi khi MP sẽ tự động thêm vào nguồn lực và công việc rất phiền phức. Vì chúng ta luôn muốn tự tạo và quản lý các công việc cũng như tài nguyên trong dự án.
- Lựa chọn các cách hiển thị thời gian (phút, giờ, ngày, tháng, năm trong dự án trong Display options for this project.
- Lựa chọn cách tính toán EVM trong dự án trong Earn Value Option for this project (Sẽ được chia sẻ trong khóa học Microsoft Project nâng cao)
- Lựa chọn số ngày dự trữ (slack) của một công việc để MP tính toán là công tác găng. Theo mặc định và lý thuyết thì lấy bằng 0. Tuy nhiên bạn có thể thay đổi là 1,2,3.. tùy theo mức độ an toàn cho các công việc trong Task are critical if slack is less than or equal to.

Hãy Bookmark trang của tôi để theo dõi tiếp các chia sẻ hữu ích từ tôi về Microsoft Project bạn nhé. Mỗi ngày môt chút thôi. Bạn sẽ trở thành chuyên gia Microsoft Project

Google Account Video Purchases Việt Nam

3 comments:

  1. Các bạn có thể xem thêm video về nội dung bài viết này tại đây
    https://www.youtube.com/watch?v=4zdFSJU-xVk

    ReplyDelete
  2. Anh cho e hỏi là khi e cài MS Project rồi e mở lên và lưu File lại nhưng máy chỉ lưu ở dạng notetab e k biết là máy e bị sao
    Em cảm ơn Anh!

    ReplyDelete
    Replies
    1. Bạn cài đặt phiên bản nào nhỉ? Profesional?
      Version bao nhiêu?

      Delete