Sunday, April 29, 2018

Xây dựng một đội dự án hiệu quả

ĐTC - Xây dựng một dội dự án hiệu quả

" Đó không phải là điều hay khi bạn tự xác định và lên kế hoạch dự án một mình, rồi đưa cho các thành viên trong đội thực hiện. Họ sẽ cảm thấy rằng họ đang thực hiện kế hoạch của bạn, chứ không phải của họ, và sự thực hiện của họ giống như là chịu đựng vậy."
Xây dựng một dội dự án hiệu quả

Bởi vì người quản lý dự án chịu rất nhiều áp lực, nên họ thường bị cuốn vào tình trạng tự mình làm mọi công việc của dự án, đặc biệt khi các thành viên của đội còn lúng túng. Bạn phải học cách tránh bị cuốn vào như vậy bởi 2 lý do:
Thứ nhất, bạn không và không thể biết tất cả mọi thứ. Đôi dự án được thành lập bởi vì công ty của bạn tin rằng để đạt được một mục tiêu cụ thể hoặc giải quyết một vấn đề không gì tốt hơn là tập hợp những người có những quan điểm khác nhau.
Thứ hai, mọi người gia nhập đội với hy vọng rằng học đến với chỉ một lý do là kiến thức, kinh nghiệm và các kỹ năng của họ sẽ giúp đội thành công. Nếu cơ hội đóng góp bị phủ nhận họ sẽ có cảm giác bị đánh lừa.

Tìm sự cân bằng hợp lý giữa việc tạo điều kiện cho mọi người phát triển các kỹ năng với việc tham gia vào để tránh bị trễ nãi tai hại hoặc nhầm hướng là một trong những điều khó nhất mà người quản lý dự án phải làm. Bạn có thể khởi đầu mối quan hệ tốt đẹp bằng cách cho phép mọi người phát triển ý thức sở hữu ngay từ khi bắt đầu. Hãy đề cho các thành viên trong đội tham gia để giúp định hướng phạm vi và sự xác định dự án (dĩ nhiên là khi thương lượng với đơn vị bảo trợ)
Trong quá trình thực hiện dự án, chia sẻ việc đưa ra quyết định càng nhiều càng tốt. Hãy để cả đội quyết định thời gian họp, xây dựng kế hoạch,và luân phiên trách nhiệm họp, phát triển các quy tắc nền tảng cho sự tham gia, và phân chia trách nhiệm trong dự án. Hãy đề đội quyết định làm thế nào để đưa ra quyết định - khi nào cần có sự đồng thuận, khi nào thì tán thành ý kiến của một người nào đó có kiến thức chuyên môn... Bạn phải có mặt ở đó để đảm bảo rằng không bỏ sót việc gì và đưa ra chỉ dẫn khi cần thiết.
Làm thế nào để thúc đầy được động lực của các thành viên trong đội nhóm?
Điều này không khó nếu bạn:
Chỉ ra rằng con người là quan trọng: Giải thích cho các đội viên trách nhiệm của họ và công việc của mỗi người đóng góp vào thành công của đội như thế nào. Ghi nhận những sự đóng góp thầm lặng.
Khơi gợi sự tự tin trong đội của bạn: Tránh bị cuốn vào tình trạng quản lý lặt vặt. Việc để cho mọi người cứ làm quấy quá cho xong đôi khi lại tạo cho họ sự tự tin là họ có thể tự mình giải quyết công việc. Phân chia các mục tiêu mở rộng. Đưa ra quyền quyết định đến càng gần "tiền tuyến" càng tốt.
Ghi nhận sự thể hiện tốt: Đặt ra mục tiêu thể hiện cao. Trong các buổi họp đội và trong các báo cáo của đội (ghi chép, bản thông báo...) bảo đảm rằng tên các thành viên tham gia được đề cập nổi bật. Chỉ ra tên những người đóng góp tốt cho người bảo trợ đội/ giám đốc biết.

P/s: Trong các khóa học Lập và quản lý tiến độ chuyên nghiệp với MS Project tôi thường chia sẻ và nhấn mạnh với các học viên một ưng dụng của chức năng Subproject trong MS Project để giúp các nhóm dự án có thể cộng tác nhóm. Ngoài ra còn có công cụ Mindmap để tư duy vấn đề, động não nhóm nữa...Bạn đã áp dụng nó chưa?

0 nhận xét:

Post a Comment