Giao tiếp thông tin dự án hiệu quả với nguyên tắc 7C

ĐTC - Giao tiếp thông tin dự án hiệu quả với nguyên tắc 7C

Giao tiếp thông tin dự án hiệu quả với nguyên tắc 7C

Nếu bạn đang là 1 PM (Project Manager) thì chắc bạn cũng đồng thuận với 1 ý kiến sau:

"...90% thời gian của các PM là dành cho giao tiếp thông tin dự án...chất lượng dự án phụ thuộc vào chất lượng thông tin giao tiếp...thông tin quyết định thành công của dự án..."

Trong thực tế các dự án thì việc giao tiếp thông tin của chúng ta rất phức tạp, khó khăn do chúng ta có rất nhiều thông tin cần phải giao tiếp, chúng ta có rất nhiều các bên liên quan (stakeholders), chúng ta có rất nhiều cách thức cũng phương tiện để giao tiếp thông tin... 

Vậy Làm thế nào để việc giao tiếp thông tin dự án của chúng ta được hiệu quả?

Dưới đây là nguyên tắc 7C's được tổng hợp từ rất nhiều từ kinh nghiệm các chuyên gia mà bạn có thể áp dụng để việc giao tiếp thông tin dự án được hiệu quả hơn.

7C's gồm:

•Clear -  Rõ ràng

•Correct - Chính xác

•Complete - Đầy đủ

•Concrete - Cụ thể 

•Concise - Súc tích

•Consideration - Cân nhắc

•Courteous - Lịch sự

•Clear -  Rõ ràng: Thông điệp phải rõ ràng và dễ hiểu cho người nhận. Mục đích của giao tiếp phải rõ ràng với người gửi thì chỉ có người nhận mới chắc chắn về nó. Thông điệp cần nhấn mạnh vào một mục tiêu tại một thời điểm và sẽ không bao gồm nhiều ý tưởng trong một câu.

•Correct - Chính xác: Thông điệp phải chính xác, tức là nên sử dụng một ngôn ngữ chính xác và người gửi phải đảm bảo rằng không có lỗi ngữ pháp và chính tả. Ngoài ra, thông điệp cần chính xác và đúng thời gian. Các thông điệp chính xác có tác động lớn hơn đến người nhận và đồng thời làm cho tinh thần của người gửi tăng lên với thông điệp chính xác.

•Complete - Đầy đủ: Thông tin phải đầy đủ, tức là nó phải bao gồm tất cả các thông tin có liên quan theo yêu cầu của đối tượng dự định nhận. Thông tin đầy đủ cung cấp câu trả lời cho tất cả các câu hỏi của người nhận và giúp người nhận đưa ra quyết định tốt hơn.

•Concrete - Cụ thể: Thông tin liên lạc phải cụ thể, có nghĩa là thông điệp phải rõ ràng và đặc biệt là không còn chỗ cho việc giải thích sai. Tất cả các sự kiện và số liệu nên được đề cập rõ ràng trong một tin nhắn để chứng minh cho bất cứ điều gì người gửi đang nói.

•Concise - Súc tích: Thông điệp cần chính xác và đúng vấn đề. Người gửi nên tránh các câu dài và hãy cố gắng truyền đạt chủ đề bằng những ít từ nhất có thể. Thông điệp ngắn gọn và súc tích sẽ giúp người nhận dễ hiểu và tập trung hơn.

•Consideration - Cân nhắc: Người gửi phải xem xét ý kiến, kiến ​​thức, tư duy, nền tảng, v.v. của người nhận để có một giao tiếp hiệu quả. Để giao tiếp, thì người gửi phải liên quan hoặc dính dáng đến mục tiêu của người nhận.

•Courteous - Lịch sự: Ngụ ý rằng người gửi phải xem xét cả cảm xúc và quan điểm của người nhận sao cho thông điệp là tích cực và tập trung vào người nhận. Thông điệp không được thiên vị và phải bao gồm các lời lẽ thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận.

Lưu ý: Danh sách 7C's trên có áp dụng cho cả giao tiếp bằng văn nói cũng như văn viết (trong các cuộc họp, trao đổi trực tiếp, báo cáo, email...).

Để tìm hiểu 1 số công cụ hỗ trợ cho việc giao tiếp thông tin dự án bạn có thể tìm trong 1 số bài viết được chia sẻ TẠI ĐÂY

Từ khóa tìm kiếm:
- giao tiếp thông tin hiệu quả
- nguyên tắc 7C's
- bí quyết dự án thành công