ĐTC - Kỹ năng quyết định thành công của người làm quản lý dự án (Giao tiếp)
Trong các bài viết về kỹ năng quản lý dự án trên trang Đàm Tài Cap hay các trang chia sẻ về Quản lý dự án khác, chắc hẳn bạn đều thấy đề cập tới 1 kỹ năng vô cùng quan trọng, sử dụng hàng ngày và quyết định rất lớn đến sự thành công của dự án cũng như những nhà quản lý dự án tài ba - Đó là KỸ NĂNG GIAO TIẾP. Hãy cùng ĐTC tìm hiểu những điểm Lưu ý, Các kỹ thuật phê bình, cách nói chuyện tạo duyên, cách đặt câu hỏi, cách ứng dụng thủ thuật tâm lý trong giao tiếp,... và 1 bố cục trả lời cho mọi loại câu hỏi
Đầu tiên là 10 điều cân lưu ý về Giao tiếp bạn cần biết:
1. Chọn ngôn ngữ dễ nghe nói về sự phê bình
2. Không bàn tán nói xấu sau lưng nơi công sở
3. Tránh ngạo mạn, xu nịnh
4. Tiếp thu ý kiến tốt, không a dua bới lông tìm vết
5. Giúp đỡ người khác nhưng không lấy làm cớ kể công
6. Ghi nhớ sự giúp đỡ của người khác
7. Không nên đề cập đến chuyện bí mật
8. Làm được thì hứa, không thì im, hứa nhăng hứa cuội rồi “Xôi hỏng bỏng không”
9. Hãy là người dũng cảm, chân thành nhận lỗi sai.
10. Tạo mối quan hệ lâu dài, tránh “Có việc cần nhờ mới đến”
4 CÁCH PHÊ BÌNH THÔNG MINH MANG TÍNH XÂY DỰNG
9 CÁCH NÓI CHUYỆN DUYÊN TẠO CẢM TÌNH VỚI NGƯỜI ĐỐI DIỆN
8 THỦ THUẬT TÂM LÝ TẠO LỢI THẾ TRONG GIAO TIẾP
5 CÁCH ĐẶT CÂU HỎI THÔNG MINH
6 MẸO CẦN LƯU Ý KHI TRẢ LỜI
BỐ CỤC TRẢ LỜI CHUNG CHO MỌI LOẠI CÂU HỎI
1. Chọn ngôn ngữ dễ nghe nói về sự phê bình
2. Không bàn tán nói xấu sau lưng nơi công sở
3. Tránh ngạo mạn, xu nịnh
4. Tiếp thu ý kiến tốt, không a dua bới lông tìm vết
5. Giúp đỡ người khác nhưng không lấy làm cớ kể công
6. Ghi nhớ sự giúp đỡ của người khác
7. Không nên đề cập đến chuyện bí mật
8. Làm được thì hứa, không thì im, hứa nhăng hứa cuội rồi “Xôi hỏng bỏng không”
9. Hãy là người dũng cảm, chân thành nhận lỗi sai.
10. Tạo mối quan hệ lâu dài, tránh “Có việc cần nhờ mới đến”
4 CÁCH PHÊ BÌNH THÔNG MINH MANG TÍNH XÂY DỰNG1. Khen trước đám đông, phê bình riêng với cá nhân
2. Phê bình một cách tích cực trong lời nói lẫn thái độ
3. Tập trung vào vấn đề, không công kích vào con người
4. Đưa ra gợi ý chứ không dạy đời
9 CÁCH NÓI CHUYỆN DUYÊN TẠO CẢM TÌNH VỚI NGƯỜI ĐỐI DIỆN1. Biết lắng nghe đối phương
2. Cường điệu cử chỉ sinh động sáng tạo thể hiện sự hóm hỉnh
3. “Chơi chữ”: dùng từ/cụm từ người khác dùng áp dụng cho trường hợp khác. Tuy nhiên không nên lạm dụng
4. Phản hồi nhanh và chính xác
5. Điều chỉnh tốc độ nhanh chậm khi nói: tóm tắt/giới thiệu nói nhanh hơn; thông tin mới/quan trọng nói chậm lại
6. Một chút dừng lại khi bạn chuẩn bị nói điều quan trọng
7. Không sử dụng từ ngữ sáo rỗng
8. Giữ bình tĩnh, tránh cãi cọ
9. Luôn tự tin thì mới tạo ra thần thái.
8 THỦ THUẬT TÂM LÝ TẠO LỢI THẾ TRONG GIAO TIẾP1. Giữ im lặng và duy trì liên lạc bằng mắt sẽ giúp đối phương tự động giải thích và thổ lộ nhiều hơn.
2. Muốn ai đó trả lời có? Hãy gật đầu khi đặt câu hỏi hoặc khi đang lắng nghe người đó.
3. Yêu cầu những sự giúp đỡ nho nhỏ nếu bạn muốn ai đó thích bạn. Thực hiện những sự giúp đỡ ấy khiến họ cảm thấy rằng bạn đề cao chúng và nghĩ rằng họ nên thích bạn.
4. Sự tương tác đầu tiên liên quan đến adrenalin – phim phiêu lưu, phim kinh dị – khiến bộ não liên kết con người với cảm giác hồi hộp lại với nhau, nó khiến họ tận hưởng cảm giác ấy cùng nhau.
5. Thực hiện một tư thế mạnh mẽ (như mở rộng vai, nâng cằm lên) trước một cuộc phỏng vấn hay một cuộc họp quan trọng. Điều này sẽ khiến bạn cảm thấy tích cực và bạn sẽ xuất hiện với diện mạo tự tin.
6. Để thiết lập mối quan hệ tốt, hãy đưa ra sự đánh giá trung thực và chân thành với người có lòng tự trọng cao. Với người có lòng tự trọng thấp, thì tâng bốc họ.
7. Hãy nhớ rằng, tên của một người là âm thanh tuyệt vời nhất đối với họ trong bất kỳ ngôn ngữ nào. Sử dụng điều này như lợi thế của bạn trong bất cứ cuộc trò chuyện nào.
8. Đừng nói hay viết “Tôi nghĩ…” hay “Tôi tin…” trong bất kỳ tình huống nào đó. Bởi vì đó cũng là một lời ngụ ý và có vẻ như bạn đang thiếu tự tin vậy.
5 CÁCH ĐẶT CÂU HỎI THÔNG MINH1. Câu hỏi mở – Câu hỏi đóng
Câu hỏi đóng thường nhận được câu trả lời là một từ, hoặc câu trả lời rất ngắn. Ví dụ khi bạn hỏi “Bạn có khát nước không?” chỉ câu trả lời nhận được sẽ là “Có” hoặc “Không”. Còn khi hỏi “Bạn sống ở đâu?” thông thường bạn sẽ được trả lời bằng tên của toà nhà hoặc địa chỉ nơi bạn ở.
Câu hỏi mở sẽ dẫn đến câu trả lời dài hơn và thường bắt đầu bằng cụm từ cái gì, tại sao hay bằng cách nào. Một câu hỏi mở đánh vào kiến thức, sự hiểu biết, quan điểm hoặc cảm xúc của người trả lời.
Câu hỏi mở sẽ phát huy tác dụng trong trường hợp:
– Phát triển một cuộc trò chuyện mở
– Tìm kiếm thêm thông tin
– Tham khảo ý kiến người khác
Còn câu hỏi đóng sẽ hiệu quả khi bạn muốn:
– Kiểm tra khả năng hiểu vấn đề của bạn hoặc người khác
– Kết thúc một cuộc đàm phán thương lượng, thảo luận hoặc ra quyết định
– Biểu mẫu
Vai trò của kỹ năng giao tiếp trong cuộc sống là không thể phủ nhận, tuy nhiên không phải ai cũng có được kỹ năng đặt câu hỏi trong giao tiếp thông minh. Nếu câu hỏi đóng đặt ra không đúng lúc có thể “giết chết” cuộc đối thoại và dẫn đến sự im lặng đáng sợ.
2. Câu hỏi “hình nón”
Kỹ năng đặt câu hỏi trong giao tiếp dạng hình nón bắt đầu từ những câu hỏi chung, sau đó đi vào trọng tâm trong mỗi câu trả lời để hỏi sâu hơn theo từng cấp độ. Loại câu hỏi này phổ biến khi người điều tra muốn lấy thông tin từ nhân chứng.
Câu hỏi hình nón hữu dụng cho các tình huống:
– Tìm thêm thông tin về một chi tiết cụ thể
– Thu hút hoặc làm tăng sự tin tưởng của người đang nói chuyện với bạn
3. Câu hỏi thăm dò
Sử dụng câu hỏi thăm dò là một kỹ năng đặt câu hỏi trong giao tiếp giúp bạn hiểu rõ vấn đề thông qua một một ví dụ cụ thể.
Để đặt câu hỏi thăm dò hiệu quả, nên sử dụng công thức “5 Vì sao” (5 why's) – một phương pháp giúp bạn nhanh chóng nắm được gốc rễ vấn đề.
4. Câu hỏi dẫn dắt
Câu hỏi dẫn dắt được sử dụng khi bạn muốn được nghe câu trả lời như ý nhưng vẫn để đối phương có cảm giác rằng họ được quyền lựa chọn. Chú ý rằng câu hỏi dẫn dắt sẽ thường có xu hướng đóng.
Ví dụ: Cho người trả lời lựa chọn giữa hai phương án – cả hai phương án này bạn đều thích thực hiện – thay vì chỉ đưa ra một giải pháp, hoặc không thực hiện gì cả. Nói chung thì khả năng “không chọn gì cả” vẫn có thể xảy ra khi bạn hỏi “Anh chọn phương án A hay B”, nhưng thường thì đa số sẽ chỉ nghĩ đến việc lựa chọn một trong hai phương án bạn đưa ra.
5. Câu hỏi tu từ
Câu hỏi tu từ không thật sự là câu hỏi vì không đòi hỏi câu trả lời mà chỉ là những câu khẳng định được viết dưới dạng câu hỏi. Người ta sử dụng câu hỏi tu từ vì muốn người nghe sự đồng thuận và tham gia vào cuộc trò chuyện hơn là chỉ được thông báo về một sự thật hiển nhiên.
6 MẸO CẦN LƯU Ý KHI TRẢ LỜI1. Không nên trả lời hết mọi vấn đề được hỏi
Người trả lời nên khéo léo rút gọn phạm vi câu hỏi, hoặc có thể triển khai ý mới, đào sâu thêm câu hỏi tùy thuộc vào sự am hiểu, chủ động và tình thế giao tiếp cũng như mức độ cảm nhận về lợi hại khi trả lời câu hỏi.
2. Không trả lời sát vào câu hỏi của đối phương
Trả lời câu hỏi gì cũng vậy, cần để cho mình một khoảng cách để tiến thoái hay nhận diện rõ ý đồ của đối phương. Thông thường có thể áp dụng cách giải thích một vấn đề gì tương tự, sau đó mới quay lại chủ đề chính. Hoặc có thể dùng những câu hỏi ngược lại, hay dùng cách nói nghi vấn (thế chăng, không phải sao, chẳng lẽ…) để di chuyển trọng điểm, hay giảm mức độ quan trọng của vấn đề được nêu ra.
3. Giảm bớt cơ hội để đối phương hỏi đến cùng
Nếu người nêu câu hỏi phát hiện ra sơ hở của câu trả lời, thường họ sẽ truy hỏi đến cùng. Do đó không để đối phương phát hiện ra chỗ sơ hở là một kỹ năng trả lời câu hỏi trong giao tiếp quan trọng. Các bạn nên trả lời khái quát trên nguyên tắc hoặc khẳng định tính chất khách quan, hạn chế mức độ cụ thể khi trả lời.
4. Xác định đúng những điều không đáng phải trả lời
Với những câu hỏi có thể gây nhiễu, đưa bạn vào thế bị động, thua thiệt nhất là trong đàm phán, bạn cần xác định đúng loại câu hỏi này bằng cách từ chối hoặc hỏi lại ý nhị với mục đích ngăn chặn đối phương đưa tiếp những câu hỏi tương tự. Cần tránh tỏ thái độ khó chịu hay cố tình lờ đi câu hỏi của đối phương.
5. Đừng trả lời quá dễ dàng.
Người đàm phán khi trả lời nên đi thẳng vào câu hỏi, có mục đích rõ ràng và cần tìm hiểu ý chân thực của vấn đề. Trong nhiều trường hợp, sự trả lời dễ dãi có thể bị đánh giá là nông nổi và hời hợt, và do đó dễ rơi vào thế lép hoặc đối phương cũng chỉ có thể ứng xử lại một cách tương tự.
6. Không nên để rơi vào tình thế là đối địch trực tiếp với đối phương trong các tình huống đối thoại.
Luôn tỏ ra như cùng đứng về quan điểm hay lập luận của họ. Phủ định ngay và quá trực tiếp đối phương trong từng tình huống giao tiếp cụ thể khiến cho cuộc giao tiếp căng thẳng, có xu hướng đi xa hơn những vấn đề hai bên cùng tiếp cận.
BỐ CỤC TRẢ LỜI CHUNG CHO MỌI LOẠI CÂU HỎITrước khi nói, hãy suy nghĩ thật kỹ nhé!
Bước 1: Tạm dừng và suy nghĩ
Bước 2: Né tránh câu hỏi (nếu không phù hợp)
Bước 3: Chỉnh sửa câu từ trước khi trả lời
Bạn có thể search trong ô tìm kiếm trên trang của ĐTC từ khóa "Kỹ năng" để tìm đọc thêm nhiều bài chia sẻ khác nữa mà người làm quản lý dự án cần biết, trau dồi và phát triển mỗi ngày. Hoặc bạn có thể tìm hiểu, chia sẻ nhiều hơn trên Group MKT TẠI ĐÂY
Thành công cho bạn!
------------------------
KHÓA HỌC TRỰC TUYẾN SẮP DIỄN RA
KHÓA HỌC ONLINE HỌC NGAY
------------------------
