Tuesday, September 19, 2017

Tạo kế hoạch và cập nhật dữ liệu thực tế dự án trong MS Project

ĐTC - Tạo kế hoạch và cập nhật dữ liệu thực tế dự án trong MS Project


Tạo kế hoạch và cập nhật dữ liệu thực tế dự án trong MS Project

Với những tính năng mạnh mẽ của mình, MS Project cho phép chúng ta tạo ra bản kế hoạch -> lưu lại bản kế hoạch -> sau đó cập nhật dữ liệu thực tế của dự án để theo dõi. Thông thường với hầu hết người sử dụng MS Project thì chúng ta chỉ dừng lại ở việc lập tiến độ và in 1 bản để "Treo" cho đẹp, mà không tận dụng được bản kế hoạch (Baseline) và update thực tế thực hiện để theo dõi sự sai khác giữa thực tế và kế hoạch được tạo ra ban đầu để từ đó có sự điều chỉnh phù hợp.

Trong bài viết này ĐTC sẽ chia sẻ với bạn cách để có thể lưu được 1 bản tiến độ KẾ HOẠCH (Baseline) trong MS Project, sau đó dùng bản kế hoạch đó để đưa vào thực tế dự án, cập nhật vào bản tiến độ đó để có 1 bản tiến độ gọi là bản tiến độ THỰC TẾ. Tất cả các công việc đó hoàn toàn thực hiện trên MS Project.

Tạo bản kế hoạch (Baseline) trong MS Project
Giả sử chúng ta có 1 tiến độ dự án sau khi lập và hiệu chỉnh hoàn chỉnh như hình minh họa

Tiến độ dự án sau khi lập hoàn chỉnh

Để lưu bản tiến độ vừa lập xong thành bản kế hoạch (Baseline) chúng ta thực hiện như sau: Project/Set Baseline/Set Baseline...

Sau đó lựa chọn như các bước hình bên dưới


Như vậy là chúng ta đã có đươc 1 bản kế hoạch (Baseline) được lưu trực tiếp trên file project mà chung ta đang thực hiện.
Chọn khung nhìn Tracking Gantt để xem xét (đường màu xám bên dưới là đường kế hoạch, đường bên trên là đường thực tế, hiện tại thực tế chưa thay đổi nên 2 đường sẽ trùng nhau)
Chọn Tracking Gantt để hiện đường kế hoạch và đường thực tế của dự án
Cập nhật dữ liệu thực tế cho dự án
Giả sử bây giờ công việc "Công tác chuẩn bị" thực tế được thực hiện từ ngày 11/09/2017 đến 15/09/2017. Ta thực hiện như sau:
Khi cửa sổ update Task hiện ra ta chọn ngày bắt đầu (Start) là 11/09/2017 và ngày Kết thúc (Finish) là 15/09/2017
Khai báo thời gian thực tế của công việc trong phần Actual
Khi đó quan sát trên khung nhìn Tracking Gantt chúng ta sẽ thấy sự sai khác giữa kế hoạch (Basline) và thực tế thực hiện.
Sự sai khác giữa kế hoạch và thực tế trên khung nhìn Tracking Gantt
Giả sử thực tế bây giờ dự án của chúng ta phát sinh thêm thêm 2 công tác nữa là công tác "Lấp đất hố móng" và "Đầm đất hố móng K95" với thời gian như trong hình minh họa. Khi đó quan sát trên khung nhìn Tracking Gantt chúng ta sẽ không thấy có đường Baseline tương ứng cho 2 công tác thêm mới này để chúng ta có thể so sánh giữa kế hoạch và thực tế được.
Tiến độ dự án thực tế sau khi bổ sung thêm công tác mới
Công việc của chúng ta là phải setup làm sao để 2 công tác mới thêm đó xuất hiện trong đường kế hoạch (Baseline).
Có 2 cách:
- Cách 1: Tạo tiếp 1 baseline mới là "Baseline 1" như khi chúng ta tạo Baseline đầu tiên.

- Cách 2: Chúng ta sẽ không tạo thêm Baseline mới mà chỉ cập nhật thêm công tác mới bổ sung vào Baseline đã lưu. Và chúng ta lựa chọn cách thứ 2 để tiết kiệm các Baseline mà Project cung cấp (Project cung cấp tổng 11 Basline).
Để thực hiện cách 2 chúng ta lựa chọn 2 công tác mới thêm vào rồi chọn như hình minh họa dưới đây
Cập nhật công tác mới vào Baseline của dự án
Sau khi update vào Baseline ta sẽ có kết quả như sau:
Sau khi update thêm công tác vào Baseline đã có
Thực hiện tới đây bạn đã thấy được phần nào sức mạnh của MS Project chưa? Còn rất nhiều điều tuyệt vời mà MS Project mang lại cho công việc Lập và Quản lý tiến độ của chúng ta. 
Hãy tham gia khóa học của tôi để tìm hiểu thêm nhiều thứ hay ho khác nữa nhé. Tham khảo khóa học TẠI ĐÂY.

Note: Bạn có thể tìm thấy thông tin hữu ích tại cuốn sách này


Google Account Video Purchases Việt Nam

1 comment:

  1. Hay quá, Em làm dự án của WB và trong hợp đồng có yêu cầu nợp tiến độ cập nhật hàng tháng về Ban nhưng nhà thầu thi công không làm được.
    Đầu tiên phải nói đến là cán bộ quản lý ở Ban như tụi em cũng chỉ biết sơ sơ về Microsoft Project nên việc cập nhật lại tiến độ không được triển khai tốt. Đọc xong bài này thấy một hướng sáng.
    Cám ơn anh Tài.

    ReplyDelete