MS Project Quick Tips: Cách kiểm tra lỗi khi nhập dữ liệu trong ms Project

ĐTC - Cách kiểm tra lỗi khi nhập dữ liệu trong ms Project

Như các bạn đã biết, trong các khóa học đào tạo về MS Project (Offline, Online, Onhome) tôi đều nhắc anh em 1 số nguyên tắc liên quan tới việc dữ liệu cho MS Project.

Trong số những nguyên tắc đó, có nguyên tắc KHÔNG khai báo tài nguyên cho các công tác tổng (Summary Task), KHÔNG tạo mối liên hệ với các công tác tổng; bất kể 1 công tác (Task) nào cũng PHẢI CÓ có 1 tài nguyên, 1 mối liên hệ... Tuy nhiên, nhân vô thập toàn - chúng ta có thể vẫn sẽ nhập liệu sai do ẩu, do data nhiều gây lên sự sai sót... 

Để khắc phục và tránh được các lỗi này, ĐTC chia sẻ dưới đây bạn sẽ có Cách kiểm tra lỗi khi nhập dữ liệu trong ms Project một cách dễ dàng và hoàn toàn tự động nếu bạn biết và sử dụng được Custom field.

I. Một số cách Kiểm tra (test) dựa vào lựa chọn view thông tin trong MS Project

1. Các công tác tổng (Summary Tasks): LỖI gán tài nguyên và mối liên hệ

Khi đó bạn chỉ việc quan sát 2 trường dữ liệu (cột) Mối liên hệ (Preccessor) và Tài nguyên (Resource Name) trống không có thông tin là OK. Tức bạn không khai báo nhầm.

Ngoài ra, bạn cũng có thể lựa chọn sử dụng Highlight (tô màu) với lựa chọn tương tự.

2. Các công tác (Tasks): LỖI không có tài nguyên, hoặc không có mối liên hệ với công tác khác.

Ngược lại với Summary Task thì các Task bắt buộc phải có 1 tài nguyên và có mối liên hệ với các công tác khác.

Chọn Menu Format, bỏ click lựa chọn của Summary Task để tắt bỏ toàn bộ cá Summary Task trong bảng dữ liệu. Khi đó quan sát nếu công tác nào có Mối liên hệ (Preccessor) và Tài nguyên (Resource Name) trống tức là chúng ta đang nhập dữ liệu thiếu (trừ công tác khởi công sẽ không có mối liên hệ)

II. Một số cách Kiểm tra (test) tự động với Custom Field trong MS Project
Với cách làm này chúng ta sẽ tạo ra 1 trường dữ liệu mới (Field) tương ứng với điều kiện cần kiểm tra và tạo ra các Graphic Indicator
1. Các công tác tổng (Summary Tasks): 
a) LỖI gán tài nguyên vào Summary Tasks: 

Tạo một trường dữ liệu mới (Field) và chọn Type  của Field là "Flag" . Đổi lại  tên trường (Rename) lại thành Summary Task có Tài nguyên

Tiếp đến tạo hàm test cho trường dữ liệu bằng cách chọn Formula và nhập vào hàm: 

IIf([Summary]=True And [Resource Names]<>"",True,False)

Và nhớ lựa chọn tính theo công thức:

Tiếp đến, tạo thêm cảnh báo tự động Graphical Indicators cho trường dữ liệu này với lựa chọn như sau

Khi đó, chèn thêm trường Summary Task có Tài nguyên (Flag 1) vào, và giả định gán tài nguyên vào 1 vài công tác tổng thì sẽ có kết quả sau:

Chú thích "lá cờ đỏ" sẽ xuất hiện ở các công tác tổng có tài nguyên được gán

b) LỖI gán mối liên hệ vào Summary Tasks: 

Cách làm tương tự như trường hợp a ở trên với trường tạo mới là Flag 2 với tên đặt là Summary Task có MLH, và hàm Test:

IIf(([Predecessors]<>"" Or [Successors]<>"") And [Summary]=True,True,False) 

Phần thiết lập Graphical Indicators cho trường Flag 2 vẫn giống như trên thì được kết quả sau:

2. Các công tác (Tasks): 

a) LỖI không gán tài nguyên vào Tasks: 
Cách làm tương tự như trên với trường tạo mới là Flag 3 với tên đặt là Summary Task có MLH, và hàm Test:

IIf([Summary]=False And [Milestone]=False and [Resource Names]="",True,False) 

b) LỖI không tạo mối liên hệ cho Tasks: 
Cách làm tương tự như trường hợp a ở trên với trường tạo mới là Flag 4 với tên đặt là Summary Task có MLH, và hàm Test:

IIf(([Predecessors]="" Or [Successors]="") And [Summary]=False,True,False)

Trong thực tế sử dụng MS Project sẽ có rất nhiều hàm hàm (Funtions) trong tùy biến trường dữ liệu (Custom fields) của MS Project giúp chúng ta tự động hóa tiến độ theo yêu cầu người dùng. 

--------------------

NẾU CÁC BẠN MUỐN TRANG BỊ KIẾN THỨC VÀ KỸ NĂNG SỬ DỤNG MS PROJECT PRO thì hãy SỞ HỮU NGAY 1 BỘ VIDEO HƯỚNG DẪN MS PROJECT TỪ CƠ BẢN TỚI NÂNG CAO (Khóa học Ms Project PRO)  + TÀI LIỆU HỌC TẬP + BÀI TẬP MẪU + HÔ TRỢ TỪ GIẢNG VIÊN bằng cách đăng ký tham gia ngay theo hướng dẫn tại đây:

Bước 1: Thanh toán vào TK Giảng viên Đàm Văn Cap 686k

• STK: 0934 065 113
• Ngân hàng: Quân Đội (MB)
• Chủ TK: Đàm Văn Tài

Bước 2: Inbox Zalo (0934065113) hoặc Email (damtaicap@gmail.com) để được xác nhận đăng ký và nhận bộ video khóa học + tài liệu + hỗ trợ từ giảng viên.

Hoặc có thể điền thông tin vào form đăng ký bên dưới để được tư vấn, hỗ trợ

Đặc biệt: Sẽ có 1 video hướng dẫn các bạn ứng dụng 1 số công cụ AI vào quá trình Lập và Quản lý tiến độ dự án với Ms Project rất thú vị và hữu ích.

-------------------------

P/s: Nếu bài viết này hay và hữu ích thì đừng quên Like, share hoặc để lại comment.

Keywords:

- tự động hóa tiến độ với ms project

- tùy chỉnh trường dữ liệu trong project

- custom fields trong ms project

- cảnh báo tiến độ trong ms project