Đổi "day" thành "ngày" trong Ms Project

ĐTC - Đổi "day" thành "ngày" trong Ms Project

Gần đây có khá nhiều bạn làm tiến độ có hỏi tôi về cách: 

"Làm thế nào để chuyển/đổi được DAY trong trường dữ liệu (cột) Duration của Project thành NGÀY?"

Nếu bạn chưa biết cách để biến day => ngày hãy làm theo hướng dẫn của ĐTC dưới đây nhé.

Bản chất của việc làm này là chúng ta sẽ đi tạo ra 1 trường dữ liệu mới với Custom Fields trong ms project và định nghĩa thông tin cho trường dữ liệu đó theo thông tin trường dữ liệu Duration và định dạng lại (Format) giá trị "day" thành "ngày" 

Để làm được điều này chúng ta làm như sau:

Bước 1: Tạo ra 1 trường dữ liệu mới với loại trường là Text, giả sử chọn Text 1 và đổi tên thành "Ngày thực hiện" - tên này tùy ý bạn đặt

Tạo ra 1 trường dữ liệu mới

Bước 2: Thiết lập hàm cho trường dữ liệu này là hàm Định dạng (Format) với công thức như sau:

Format([Duration]/480)&" ngày"

Thiết lập hàm cho trường dữ liệu

Lưu ý: Trong công thức trên
+/ [Duration]: giá trị cột Duration (mặc định Project đang tính theo phút)
+/ 480: quy đổi số phút ra ngày (1 ngày = 8h*60" )
Khi bấm OK thì Project sẽ cảnh báo việc bạn tạo hàm sẽ thay thế thông tin trong trường dữ liệu đó. Bạn cứ việc OK để bỏ qua.

Bước 3: Gọi trường đó vào trong khung nhìn hiện hành (Gantt chart), thiết lập lại thông tin cho trường đó với Field setting, rồi ẩn/hide trường dữ liệu Duration là OK

Kết quả: day => ngày

Như vậy là với 3 bước đơn giản ở trên bạn đã có thể chuyển day thành ngày trong ms project. Để bạn tiến độ của bạn được Việt hóa theo đúng mong muốn của bạn.

P/s: Nếu muốn các công tác tổng cũng được Sum giá trị tổng ngày thì trong bước 2 bạn thao tác thêm 1 thao tác nhỏ nữa như sau:

Kết quả bạn sẽ được:

Nếu bạn muốn học và tìm hiểu nhiều hơn về MS Project, về ứng dụng ms project chuyên sâu trong xây dựng hay bạn muốn học và tùy biến nhiều hơn nữa trong Ms Project với Custom fields thì hãy tham gia ngay vào khóa học online của Đàm Tài Cap để nhận nhiều giá trị hơn nữa từ tôi và cộng đồng học viên nhé.

-------------------------------

Nếu bạn muốn được học và ứng dụng hiệu quả công cụ lập và quản lý tiến độ MS Project vào trong các dự án của mình thì hãy 

KHÓA HỌC ƯU ĐÃI CHỈ 686K

LẬP VÀ QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ VỚI MS PROJECT PRO

Thành công cho bạn!

-------------------------------

Mời Bạn tham gia Group Facebook: https://www.facebook.com/groups/quanlyduanvietnam/

-------------------------------

Keywords:

- đổi days thành ngày trong project

- định dạng duration thành ngày

- cách chuyển days sang ngày trong ms project

- tùy biến custom fields trong ms project

Read More

Tạo lịch nghỉ ngắt quãng trong Ms Project

ĐTC - Tạo lịch nghỉ ngắt quãng trong Ms Project

Nếu bạn đã đọc các bài viết về tạo lịch và cài đặt lịch trong MS Project qua 1 số bài viết của ĐTC chia sẻ chắc cũng đã khá rõ về việc thiết lập và khởi tạo lịch cho các dự án trong MS Project. Nếu chưa bạn có thể xem lại 1 số bài viết sau (trước khi xem tiếp nội dung bên dưới):

• Tạo lịch làm việc trong Microsoft Project
• Cài đặt tuần làm việc 4 ngày trong Microsoft Project 2013
• Làm thế nào để chia sẻ một lịch đã tạo trong MS Project

Trong bài viết này ĐTC sẽ chia sẻ với bạn cách để có thể tạo được LỊCH NGHỈ NGẮT QUÃNG TRONG MS PROJECT. 

Giả sử doanh nghiệp bạn có lịch làm việc nghỉ tất cả các ngày chủ nhật và 1 tháng có 2 ngày thứ bảy được nghỉ luân phiên. Bạn sẽ xử lý như nào trong tình huống này?

Để giải quyết vấn đề trên bạn hãy thực hiện theo hướng dẫn sau:

Bước 1: Tạo ra 1 lịch như thông thường (Giả sử tôi đặt là Lịch nghỉ 2 ngày thứ 7)

Bước 2: Thiết lập thông tin cho lịch: Nghỉ chủ nhật và 2 ngày thứ 7 luân phiên (giả sử hôm nay là thứ 2 ngày 13/5/2019 và thứ 7 ngày 18/5/2019 bắt đầu áp dụng). 

Thiết lập thông tin cho lịch với 2 ngày nghỉ thứ 7/tháng

Bản chất: ở bước này bạn thiết lập lịch nghỉ thứ 7, CN cho toàn bộ lịch trong thẻ Work Weeks của Change working time (có thể dùng luôn theo mặc định của MS Project) sau đó sử dụng lựa chọn Exceptions trong Change working time để tạo ra các ngày thứ 7 NGHỈ (bắt đầu từ thứ 7 - ngày 18/5/2019) ngắt quãng bằng cách tạo ra 2 ngày thứ 7 còn lại LÀM VIỆC (tức là thứ 7 - ngày 25/5/2019 sẽ là ngày làm việc)

Bước 3: Gán lịch như thông thường và quan sát kết quả đạt được 👌👌👌

Lịch nghỉ ngắt quãng - 2 ngày thứ 7 trong tháng

Như vậy là với 3 bước hướng dẫn đơn giản ở trên, bạn đã có thể tùy biến được lịch nghỉ theo nhu cầu của doanh nghiệp mình rồi. Tình huống này sẽ phù hợp với các bạn lập tiến độ cho các dự án liên quan tới lịch làm việc của bên khối văn phòng, các công ty về IT, thiết kế, marketing...

Chúc các bạn thành công!

P/s: Nếu bài viết này hay và hữu ích đừng quên Like, share và comment 1 lời gì đó động viên ĐTC bên dưới

-------------------------------

Nếu bạn muốn được học và ứng dụng hiệu quả công cụ lập và quản lý tiến độ MS Project vào trong các dự án của mình thì hãy 

KHÓA HỌC ƯU ĐÃI CHỈ 686K

LẬP VÀ QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ VỚI MS PROJECT PRO

Keywords:

- tùy biến lịch trong ms project

- tạo lịch trong ms project

- tạo ngày nghỉ trong lịch của project

- thiết kế lịch làm việc

Read More

MS Project Quick Tips: Cách kiểm tra lỗi khi nhập dữ liệu trong ms Project

ĐTC - Cách kiểm tra lỗi khi nhập dữ liệu trong ms Project

Như các bạn đã biết, trong các khóa học đào tạo về MS Project (Offline, Online, Onhome) tôi đều nhắc anh em 1 số nguyên tắc liên quan tới việc dữ liệu cho MS Project.

Trong số những nguyên tắc đó, có nguyên tắc KHÔNG khai báo tài nguyên cho các công tác tổng (Summary Task), KHÔNG tạo mối liên hệ với các công tác tổng; bất kể 1 công tác (Task) nào cũng PHẢI CÓ có 1 tài nguyên, 1 mối liên hệ... Tuy nhiên, nhân vô thập toàn - chúng ta có thể vẫn sẽ nhập liệu sai do ẩu, do data nhiều gây lên sự sai sót... 

Để khắc phục và tránh được các lỗi này, ĐTC chia sẻ dưới đây bạn sẽ có Cách kiểm tra lỗi khi nhập dữ liệu trong ms Project một cách dễ dàng và hoàn toàn tự động nếu bạn biết và sử dụng được Custom field.

I. Một số cách Kiểm tra (test) dựa vào lựa chọn view thông tin trong MS Project

1. Các công tác tổng (Summary Tasks): LỖI gán tài nguyên và mối liên hệ

Khi đó bạn chỉ việc quan sát 2 trường dữ liệu (cột) Mối liên hệ (Preccessor) và Tài nguyên (Resource Name) trống không có thông tin là OK. Tức bạn không khai báo nhầm.

Ngoài ra, bạn cũng có thể lựa chọn sử dụng Highlight (tô màu) với lựa chọn tương tự.

2. Các công tác (Tasks): LỖI không có tài nguyên, hoặc không có mối liên hệ với công tác khác.

Ngược lại với Summary Task thì các Task bắt buộc phải có 1 tài nguyên và có mối liên hệ với các công tác khác.

Chọn Menu Format, bỏ click lựa chọn của Summary Task để tắt bỏ toàn bộ cá Summary Task trong bảng dữ liệu. Khi đó quan sát nếu công tác nào có Mối liên hệ (Preccessor) và Tài nguyên (Resource Name) trống tức là chúng ta đang nhập dữ liệu thiếu (trừ công tác khởi công sẽ không có mối liên hệ)

II. Một số cách Kiểm tra (test) tự động với Custom Field trong MS Project
Với cách làm này chúng ta sẽ tạo ra 1 trường dữ liệu mới (Field) tương ứng với điều kiện cần kiểm tra và tạo ra các Graphic Indicator
1. Các công tác tổng (Summary Tasks): 
a) LỖI gán tài nguyên vào Summary Tasks: 

Tạo một trường dữ liệu mới (Field) và chọn Type  của Field là "Flag" . Đổi lại  tên trường (Rename) lại thành Summary Task có Tài nguyên

Tiếp đến tạo hàm test cho trường dữ liệu bằng cách chọn Formula và nhập vào hàm: 

IIf([Summary]=True And [Resource Names]<>"",True,False)

Và nhớ lựa chọn tính theo công thức:

Tiếp đến, tạo thêm cảnh báo tự động Graphical Indicators cho trường dữ liệu này với lựa chọn như sau

Khi đó, chèn thêm trường Summary Task có Tài nguyên (Flag 1) vào, và giả định gán tài nguyên vào 1 vài công tác tổng thì sẽ có kết quả sau:

Chú thích "lá cờ đỏ" sẽ xuất hiện ở các công tác tổng có tài nguyên được gán

b) LỖI gán mối liên hệ vào Summary Tasks: 

Cách làm tương tự như trường hợp a ở trên với trường tạo mới là Flag 2 với tên đặt là Summary Task có MLH, và hàm Test:

IIf(([Predecessors]<>"" Or [Successors]<>"") And [Summary]=True,True,False) 

Phần thiết lập Graphical Indicators cho trường Flag 2 vẫn giống như trên thì được kết quả sau:

2. Các công tác (Tasks): 

a) LỖI không gán tài nguyên vào Tasks: 
Cách làm tương tự như trên với trường tạo mới là Flag 3 với tên đặt là Summary Task có MLH, và hàm Test:

IIf([Summary]=False And [Milestone]=False and [Resource Names]="",True,False) 

b) LỖI không tạo mối liên hệ cho Tasks: 
Cách làm tương tự như trường hợp a ở trên với trường tạo mới là Flag 4 với tên đặt là Summary Task có MLH, và hàm Test:

IIf(([Predecessors]="" Or [Successors]="") And [Summary]=False,True,False)

Trong thực tế sử dụng MS Project sẽ có rất nhiều hàm hàm (Funtions) trong tùy biến trường dữ liệu (Custom fields) của MS Project giúp chúng ta tự động hóa tiến độ theo yêu cầu người dùng. 

--------------------

NẾU CÁC BẠN MUỐN TRANG BỊ KIẾN THỨC VÀ KỸ NĂNG SỬ DỤNG MS PROJECT PRO thì hãy SỞ HỮU NGAY 1 BỘ VIDEO HƯỚNG DẪN MS PROJECT TỪ CƠ BẢN TỚI NÂNG CAO (Khóa học Ms Project PRO)  + TÀI LIỆU HỌC TẬP + BÀI TẬP MẪU + HÔ TRỢ TỪ GIẢNG VIÊN bằng cách đăng ký tham gia ngay theo hướng dẫn tại đây:

Bước 1: Thanh toán vào TK Giảng viên Đàm Văn Cap 686k

• STK: 0934 065 113
• Ngân hàng: Quân Đội (MB)
• Chủ TK: Đàm Văn Tài

Bước 2: Inbox Zalo (0934065113) hoặc Email (damtaicap@gmail.com) để được xác nhận đăng ký và nhận bộ video khóa học + tài liệu + hỗ trợ từ giảng viên.

Hoặc có thể điền thông tin vào form đăng ký bên dưới để được tư vấn, hỗ trợ

Đặc biệt: Sẽ có 1 video hướng dẫn các bạn ứng dụng 1 số công cụ AI vào quá trình Lập và Quản lý tiến độ dự án với Ms Project rất thú vị và hữu ích.

-------------------------

P/s: Nếu bài viết này hay và hữu ích thì đừng quên Like, share hoặc để lại comment.

Keywords:

- tự động hóa tiến độ với ms project

- tùy chỉnh trường dữ liệu trong project

- custom fields trong ms project

- cảnh báo tiến độ trong ms project

Read More

MS Project Quick Tips: Hiện thị nhiều trường dữ liệu trên thanh bar trong MS Project

ĐTC - Hiện thị nhiều trường dữ liệu trên thanh bar trong MS Project

Trong bài viết MS Project Quick Tips: Hiện thị thông tin tài nguyên trên thanh tiến độ Gantt ĐTC đã chia sẻ với các bạn cách để hiển thị thông tin trường dữ liệu lên thanh bar (thanh sơ đồ gantt). Chúng ta đã biết 5 vị trí hiển thị thông tin, nhưng chỉ hiển thị được 1 trường thông tin tại 1 vị trí (như Resource, Start, Finish...).

Bài viết dưới đây ĐTC sẽ hướng dẫn bạn cách để có thể hiển thị được nhiều trường thông tin tại 1 vị trí trên thanh bar của tiến độ (như Resource & %Complete; Duration& Resource&...) để bạn có thể dễ dàng tùy biến thông tin hiển thị hơn.

Trong hình 1 dưới đây là tiến độ minh họa:

Hình 1

Đây là ví dự tiến độ thi công phần thô 1 công trình 2 tầng. Hiện tại trên thanh tiến độ gantt chỉ hiện thị 1 trường dữ liệu bên phải là Resource (Tên tài nguyên). Giờ tôi muốn phía bên trên thanh tiến độ hiển thị đồng thời thông tin 2 trường dữ liệu là Resource và %Complete.

Để làm được điều này, bạn chọn Menu Project chọn Custom Fields như hình 2

Hình 2

Trong trường Text chúng ta đổi tên trường Text 1 là Task data (tên do bạn tự đặt) như hình 3

Hình 3

Tiếp đến tạo công thức cho trường dữ liệu Task Data vưa tạo bằng cách bấm chọn Formula... như hình 4

Hình 4

Mục đích của chúng ta là tạo ra 1 công thức để kết hợp Text của các trường với nhau, mà như mục tiêu bên trên là trường Resource & %Complete
Nên giờ nhiệm vụ của chúng ta là tạo ra 1 hàm tương ứng cho trường text để nối thông tin Resource và % Complete lại với nhau
Đầu tiên là trường Resource Names ta lựa chọn như hình 5

Hình 5

Tiếp đến chung nối chuỗi thông tin dạng text của Resource Name với thông tin dạng Number của %Complete như hình 6 (sử dụng &","& để nối và ngăn cách dữ liệu)

Hình 6

Sau đó bấm OK, thì sẽ xuất hiện hộp thoại cảnh báo ghi đè dữ liệu trường Task Data, chúng ta chọn OK để chấp nhận như hình 7

Hình 7

Việc tiếp theo của chúng ta là hiển thị thông tin trường dữ liệu Task Data vào vị trí bên trên (Top) của thanh bar là xong.

Lựa chọn Format/Format/Bar Styles như hình 8

Hình 8

Trong hộp thoại Bar Styles như hình 9 lựa chọn điều chỉnh hiển thị cho Task bằng cách chọn thẻ Text bên dưới và chọn vị trí Top, sau đó tìm trường dữ liệu Task data để hiện thị lên là xong.

Hình 9

Sau khi bấm OK, chúng ta được kết quả như hình 10

Hình 10

Kết luận: Mặc dù với mặc định của MS Project chỉ cho phép hiển thị thông tin 1 trường dữ liệu tại 1 vị trí trên thanh bar, nhưng bằng 1 kỹ thuật nhỏ như hướng dẫn ở trên chúng ta đã có thể Hiện thị nhiều trường dữ liệu trên 1 vị trí của thanh bar trong MS Project như kết quả ở hình 10 trên. Từ đây, bạn có thể sáng tạo để hiển thị kết hợp bất kể thông tin nào mà bạn muốn trên thanh bar của sơ đồ gantt.

Nếu có bất kỳ thắc mắc nào về bài viết này, hãy inbox hoặc comment xuống dưới cho ĐTC nhé.

Link download file mẫu: TẠI ĐÂY
Hướng dẫn download: TẠI ĐÂY

Keywords:
- thông tin thanh bar
- hiển thị thông tin tài nguyên dự án
- điều chỉnh hiển thị trong ms project
- hiện thị nhiều trườn dữ liệu trên thanh bar

-------------------

LÀM CHỦ MS PROJECT CHO NGƯỜI LÀM QLDA

lapvaquanlytiendo.com

-------------------

Read More