7 Mẹo lập kế hoạch một dự án hoàn hảo

7 Mẹo lập kế hoạch một dự án hoàn hảo

Trở thành người quản lý dự án cũng giống như khi một nghệ sĩ tung hứng nhiều chiếc đĩa trên không cùng một lúc — không hề dễ dàng. Những yêu cầu liên tục về thời gian, theo dõi mọi người, áp lực hoàn thành khối lượng công việc trong một khoảng thời gian ngắn đến mức không tưởng cùng nhiều điều khác.

Nhưng đó cũng là một vai trò thiết yếu mang đến giá trị đặc trưng cho công ty của bạn. Trên thực tế, theo một nghiên cứu của PricewaterhouseCoopers, hơn 60% dự án thất bại có liên quan đến các vấn đề nội bộ như thiếu tài nguyên hoặc bỏ lỡ hạn chót — tức là những tình huống mà người quản lý dự án có thể giúp tránh được.

Ngoài ra, đây là một ngành đang phát triển bởi ngày càng có nhiều công ty nhận ra tầm quan trọng của việc quản lý dự án bền vững. Cụ thể, một nghiên cứu độc lập của Viện Quản lý Dự án ước tính gần 16 triệu vị trí quản lý dự án mới sẽ được tạo ra trên toàn cầu trong khoảng thời gian 2010 – 2020 và ngành này sẽ đạt mức 6,61 nghìn tỷ USD. Vậy nên, việc quản lý dự án là một trách nhiệm lớn lao đối với mọi công ty. Dù bạn là người quản lý dự án chính thức hay chỉ đứng đầu một dự án thì 7 mẹo sau đây cũng sẽ giúp bạn khẳng định được vị trí, đồng thời, đưa dự án của bạn đến thành công.

Mẹo 1: Đặt mục tiêu rõ ràng cho dự án

Hãy nhìn vào bức tranh toàn cảnh và xác định điều bạn muốn đạt được với dự án này. Nếu khách hàng hoặc bên liên quan ở bên ngoài tham gia vào dự án, các nguồn bên ngoài chắc chắn sẽ giúp xác định mục tiêu của bạn. Các mục tiêu bao quát mà bạn nên cân nhắc bao gồm:

• Tránh vượt phạm vi dự án, đồng nghĩa với việc ngăn phạm vi của dự án phát triển.
• Duy trì ngân sách đã đặt ra.
• Hoàn thành mọi khía cạnh của dự án.
• Đảm bảo chất lượng công việc.
• Hoàn thành công việc đúng thời hạn.
• Bảo mật các tài nguyên thích hợp trước khi bắt đầu dự án.

Mẹo 2: Đặt trước kỳ vọng

Mọi người phải đồng lòng nhất trí để đảm bảo sự thành công của dự án. Chia sẻ rõ ràng những kỳ vọng của bạn với tư cách là người dẫn đầu dự án, đồng thời, yêu cầu mọi người giao tiếp là một bước quan trọng trong quá trình thiết lập bất kỳ một dự án nào. Những kỳ vọng này phải bao gồm các cách cụ thể để nhóm của bạn có thể đạt được những mục tiêu đã đặt ra. Ngoài ra, bạn cũng cần cung cấp những thông tin sau:

• Danh sách kết quả chuyển giao và ngày đến hạn.
• Tuyên bố về phạm vi.
• Xác định vai trò và trách nhiệm.
• Quy trình Hỏi Đáp.
• Kế hoạch liên lạc, bao gồm tần suất bạn dự định liên lạc với các bên liên quan/khách hàng.

Mẹo 3: Phác thảo những nguy cơ tiềm ẩn và cách bạn sẽ quản lý nếu xảy ra những nguy cơ này

Giải pháp quản lý dự án hiệu quả, tích hợp có thể giúp tăng cường hoạt động cho nhóm quản lý dự án và tạo điều kiện để bạn làm việc hiệu quả hơn, năng suất hơn.

Hãy đối mặt — ngay cả khi bạn đã lên kế hoạch cho từng chi tiết nhỏ nhất, tình huống bất ngờ vẫn có thể xảy ra. Vậy một người quản lý dự án tốt nên làm gì? Tất nhiên là lập kế hoạch cho tình huống bất ngờ rồi! Rõ ràng, bạn không thể dự đoán chính xác nguy cơ có thể xảy ra đối với dự án của mình — mọi thứ từ thời tiết xấu đến bất ổn chính trị hay lỗi kỹ thuật – nhưng bạn vẫn có thể giảm bớt tác động tiềm ẩn của những nguy hiểm thông qua việc quản lý rủi ro.

Mẹo 4: Giảm thiểu số cuộc họp

Một nghiên cứu của Verizon Conferencing cho thấy chỉ 22% các cuộc họp được coi là "cực kỳ hiệu quả" và 44% là "rất hiệu quả". Điều đó có nghĩa là 34% các cuộc họp chỉ hiệu quả một phần hoặc không hiệu quả. Rõ ràng, các cuộc họp là một phần thiết yếu trong quá trình lập kế hoạch dự án nhưng hãy thực sự cân nhắc xem liệu một cuộc họp có sử dụng tốt nhất thời gian của bạn hay không nếu email hoặc một số hình thức liên lạc khác — như phần mềm lập kế hoạch dự án cho phép bạn chia sẻ tệp, giao nhiệm vụ và trao đổi ý tưởng mà không cần phải gặp mặt — cũng có thể làm được. Dành càng nhiều thời gian cho các cuộc họp đồng nghĩa với việc dành càng ít thời gian cho những kết quả chuyển giao thực tế. Hãy cân nhắc điều này trước khi gửi một lời mời họp khác.

Mẹo 5: Lập kế hoạch cho một cuộc họp khởi động hoàn hảo

Trong các cuộc họp thì cuộc họp khởi động sẽ thiết đặt tinh thần chung cho toàn bộ dự án. Khi lập kế hoạch cho cuộc họp này, hãy đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn sau:

• Mời những người phù hợp và đảm bảo các nhân vật quan trọng có thể tham dự.
• Tạo một lịch công tác chi tiết cho nội dung cuộc họp. Điều này sẽ giúp mọi người theo kịp nhiệm vụ và hiểu được mục tiêu của cuộc họp.
• Xác định xem đây có thể là một cuộc họp trực tuyến hay cần phải tổ chức trực tiếp. Điều này sẽ khác nhau tùy theo phạm vi của dự án, tùy thuộc vào việc bạn có đang làm việc với khách hàng mới hay không và ngân sách cho dự án, v.v.. Hãy nhớ rằng các cuộc họp trực tiếp thường khó lập kế hoạch hơn và cũng tốn kém hơn, đặc biệt nếu liên quan đến việc di chuyển.
• Lên lịch lại nếu những nhân vật quan trọng không thể tham dự  cuộc họp sẽ trở nên vô nghĩa nếu họ vắng mặt. Bạn thường sẽ phải tổ chức một cuộc họp khác để cập nhật hoặc lấy ý kiến họ.
• Trước khi lập lịch công tác, hãy đảm bảo bạn hiểu được mục đích của cuộc họp và những thông tin mọi người nên biết sau khi tham dự.

Mẹo 6: Lập báo cáo xuyên suốt dự án

Cách duy nhất để biết liệu dự án của bạn có theo đúng tiến độ không là đưa ra các báo cáo nhất quán. Điều này thường có thể được thực hiện thông qua chương trình phần mềm quản lý dự án của bạn. Các báo cáo giúp bạn đánh giá hiệu quả phân bổ tài nguyên và đảm bảo rằng bạn đang theo đúng tiến độ để đạt được các mục tiêu về ngân sách và thời hạn của mình.

Mẹo 7: Sử dụng công cụ phù hợp

Mặc dù có rất nhiều công cụ quản lý dự án trên thị trường nhưng không phải tất cả đều giống nhau. Hãy quyết định thứ bạn thực sự cần và so sánh các sản phẩm mà bạn quan tâm. Ít nhất, hãy đảm bảo chọn một công cụ cho phép bạn thực hiện những điều sau:

• Sắp xếp và liên kết các tác vụ để tạo đường thời gian và kế hoạch.
• Chia sẻ thông tin chuyên sâu giúp thảo luận tiến độ dự án tốt hơn.
• Nhanh chóng hiểu được cách sử dụng giao diện.
• Tùy chỉnh kế hoạch của bạn để phù hợp với nhu cầu của nhóm.

Mặc dù việc trở thành một nhà quản lý dự án tuyệt vời không hề đơn giản nhưng bạn vẫn có thể làm được. Bạn chỉ cần các kỹ năng, bí quyết và công cụ phù hợp để hoàn thành công việc, cũng như đạt được kết quả như mong muốn.

Tham khảo khóa học: Lập và quản lý tiến độ

Từ khóa tìm kiếm:
- 7 mẹo lập kế hoạch
- bí quyết quản lý dự án
- dự án thành công