ĐTC - 5 Câu hỏi trước khi bắt đầu lập tiến độ dự án
Có thể bạn đã sẵn sàng để bắt đầu lập tiến độ cho 1 dự án của mình với các phần mềm lập tiến độ như Microsoft Project, Primavera, Open Plan.... Nhưng trước khi chuyển sang sử dụng phần mềm lập tiến độ dự án, chúng ta cần hiểu một vài điều về phần mềm.
Phần mềm lập tiến độ dự án không phải là Excel, Google sheet hay bất kỳ phần mềm bảng tính nào khác. Tôi xin nhắc lại điều đó để nhấn mạnh, phần mềm lập tiến độ không phải là một bảng tính và không nên được sử dụng giống như một bảng tính. Nếu bạn định phát triển danh sách các công việc như trong bảng tính, thì phần mềm tốt nhất cho công việc này là Excel hoặc Google sheet. (Đối với 1 số bạn rất siêu về Excel thì vẫn có ngoại lệ :) )
Phần mềm tiến độ như Microsoft Project, Primavera, Open Plan... là các công cụ lập tiến độ rất phức tạp, sẽ lên lịch cho dự án của bạn một cách tuyệt vời miễn là bạn hiểu cách thức hoạt động và cách nhập dữ liệu thông tin. Điều này bao gồm việc hiểu cách nhập các nhiệm vụ/công việc mới, cách xây dựng hệ thống phân cấp như Cấu trúc phân chia công việc - WBS, cách nhập các mối liên hệ và trình tự thực hiện công việc.
- Những gì cần phải được thực hiện trong dự án?
- Dự án sẽ kéo dài bao lâu?
- Các nhiệm vụ và công việc sẽ diễn ra theo trình tự nào?
- Khi nào công việc nên được thực hiện?
- Ai sẽ làm công việc?
Chúng ta cũng cần hiểu dự án để có thể tạo ra một mô hình tiến độ tốt. Bảng tiến độ mà chúng ta tạo sẽ là một đại diện đơn giản của dự án mà chúng ta sẽ thực hiện. Đó là lý do tại sao chúng ta phải tự hỏi bản thân và nhóm dự án của chúng ta một số câu hỏi về dự án mà chúng ta đang chuẩn bị lập tiến độ. Làm điều này có thể giúp tránh một số đau đầu sau này khi chúng ta làm việc trên tiến độ dự án của mình.
Các câu hỏi về Tiến độ dự án để bạn tự hỏi bản thân và nhóm dự án của bạn
Những gì cần phải được thực hiện trong dự án?
Điều này có nghĩa là chúng ta cần tạo ra một danh sách nhiệm vụ và các sản phẩm được bàn giao. Bạn có thể suy nghĩ điều này trên bảng tính như Excel hay Google sheet (nếu bạn muốn) trước khi chúng ta nhập thông tin vào phần mềm tiến độ dự án như Microsoft Project. Chúng ta cũng có thể chọn nhập chúng trực tiếp vào công cụ lập lịch nếu chúng ta muốn.
Dự án sẽ kéo dài trong bao lâu?
Đây là điểm để chúng ta bắt đầu cho những ước tính thời lượng và công việc (nếu quá tải tài nguyên)
Các nhiệm vụ và công việc sẽ diễn ra theo trình tự nào?
Đây là nơi chúng ta phát triển các chiến lược về cách chúng ta sẽ thêm logic mạng và mối liên hệ giữa các nhiệm vụ, công việc của chúng ta.
Khi nào công việc nên được thực hiện?
Đặt câu hỏi này có thể đưa ra một cuộc thảo luận về sự phụ thuộc của nhiệm vụ, lịch, thời hạn, ràng buộc và đường cơ sở (baseline).
Ai sẽ làm công việc?
Cần có 1 cuộc thảo luận về các nguồn lực cần sử dụng cho dự án và cách phân giao nguồn lực cho các nhiệm vụ.
Khi 5 câu hỏi này đã được trả lời, ĐTC tin rằng chúng ta sẽ có thể thêm thông tin vào phần mềm lập kế hoạch để tạo lịch trình dự án của chúng ta 1 cách dễ dàng. Nếu tiến độ dự án được lập với những câu trả lời đầy đủ và công cụ phù hợp thì chúng ta sẽ dễ dàng trả lời cho các câu hỏi của khách hàng chúng ta vì chúng ta sẽ biết khi nào dự án sẽ bắt đầu và khi nào dự kiến/dự báo kết thúc. Chúng ta cũng có thể có câu trả lời dễ dàng cho câu hỏi chúng ta có thể tốn bao nhiêu chi phí để hoàn thành dự án nếu chúng ta đã nạp đầy đủ tài nguyên vào lịch trình của mình.
Bây giờ chúng ta đã có tất cả dữ liệu chúng ta cần để bắt đầu tạo lịch trình dự án. Phần còn lại là chúng ta lựa chọn công cụ để triển khai nó. Bạn có thể tham khảo các công cụ chuyên dụng để lập và quản lý tiến độ dự án phổ biến hàng đầu thế giới như MS Project, Primavera, Open plan... để có thể phản ánh được toàn bộ câu trả lời của 5 câu hỏi trên.
Keyword search:
- lập tiến độ dự án
- 5 câu hỏi để bắt đầu 1 tiến độ dự án
- cần gì cho 1 tiến độ dự án
- tư duy lập tiến độ dự án
--------------
KHÓA HỌC MICROSOFT PROJECT DÀNH CHO BẠN
0 nhận xét:
Đăng nhận xét