Vị trí quản lý dự án và những yêu cầu khi ứng tuyển

Trong công ty, tập đoàn của bạn chắc hẳn bạn thường nghe về vị trí Quản lý dự án/ Project Manager. Nhưng bạn vẫn chưa biết trong thực tế vị trí này sẽ làm gì và một nhân sự cần có những yếu tố nào để đảm nhiệm được vị trí đó. Nhằm giải đáp những thắc mắc trên, mời bạn cùng PMx theo dõi chia sẻ chi tiết trong nội dung dưới đây.

1. Vị trí Quản lý dự án/ Project Manager là gì?

Quản lý dự án/ Project Manager (PM) là người được công ty/doanh nghiệp chỉ định, giao nhiệm vụ lên kế hoạch, thực thi, đo lường kết quả dự án theo mục tiêu ban đầu.

Có thể hiểu nôm na, Project Manager là vị trí có sức ảnh hưởng đến sự chi phối công việc của các dự án. Nhiệm vụ chính của họ là lên kế hoạch, dự trù ngân sách, phân phối nhân lực, tài liệu,... từ khi chuẩn bị cho đến khi dự án hoàn thành.

Thêm vào đó, người đảm nhiệm vai trò này cũng sẽ chịu trách nhiệm cho toàn bộ dự án trước công ty/doanh nghiệp, đảm bảo mọi thứ được vận hành đúng tiến độ, liên tục theo dõi, báo cáo và cập nhật tiến trình cho các bên có liên quan.

2. Vai trò và nhiệm vụ của Quản lý dự án/ Project Manager

2.1 Vai trò

Trong một quy trình làm việc, công việc của Project Manager đóng vai trò như một người chủ trì, thực hiện lập kế hoạch, kiểm soát, đánh giá và điều chỉnh trong suốt quá trình dự án diễn ra. Họ đảm nhiệm vai trò phân chia công việc đến từng nhóm, cá nhân, theo dõi tiến độ, yêu cầu của dự án nhằm đảm bảo mọi việc diễn ra thuận lợi nhất. Do đó, Project Manager được xem là một vị trí hết sức quan trọng trong các công ty.

2.2 Nhiệm vụ

- Thực hiện giám sát tổng thể dự án về mọi mặt mà ít khi tham gia vào quá trình trực tiếp tạo ra kết quả.

- Tuyển dụng, xây dựng các đội nhóm phù hợp với tính chất công việc.

- Đảm bảo các công cụ, kỹ thuật cần thiết.

- Dự báo trước các rủi ro có thể gặp phải để chuẩn bị các phương án dự phòng.

- Là cầu nối để thực hiện các yêu cầu của ban giám đốc bằng cách phân chia nguồn lực, thời gian, công việc cho các bên liên quan.

3. Mô tả chi tiết công việc của Quản lý dự án/ Project Manager

3.1 Xây dựng kế hoạch thực hiện dự án

- Làm việc trực tiếp với các bên liên quan như lãnh đạo công ty, đối tác, khách hàng,... để thống nhất về yêu cầu, mục tiêu dự án.

- Xây dựng kế hoạch tổng thể, từ đó chia nhỏ thành các giai đoạn cũng như đề xuất các chương trình để các bên liên quan cùng phối hợp nhằm theo sát mục tiêu.

- Đảm bảo các thông tin, nguồn lực cần thiết để tối ưu dự án.

3.2 Quản lý các bên liên quan đến dự án và quản lý nguồn lực

- Đóng vai trò là cầu nối, Project Manager cần đảm bảo luồng thông tin thông suốt, đồng bộ giữa các bên có liên quan (khách hàng, thành viên dự án,...).

- Phân bổ nhân sự, tài chính hợp lý cho các giai đoạn công việc, trong trường hợp cần thiết có thể đề xuất thêm hay cắt giảm nguồn lực để phù hợp với tình hình thực tế, tránh lãng phí.

- Phân chia công việc cho các cá nhân, đội nhóm phù hợp với thế mạnh của từng người.

- Thường xuyên tham gia các cuộc họp với khách hàng để nắm rõ nhu cầu của họ cũng như cập nhật thông tin, báo cáo tiến độ và xử lý các vướng mắc để tìm hướng giải quyết với các bên liên quan.

3.3 Quản lý ngân sách, chất lượng và tiến độ dự án

- Theo dõi sát sao các đầu mục công việc của dự án, đảm bảo hoàn thành đúng tiến độ.

- Giám sát các khoản chi ngân sách, tối ưu chi phí và phát hiện kịp thời các dấu hiệu biển thủ, chiếm đoạt tài sản để xử lý kịp thời.

- Thực hiện đo lường, đánh giá hiệu quả dự án bằng các công cụ chuyên môn.

3.4 Quản lý những rủi ro, xung đột của dự án

- Là người đứng ra giải quyết chính, làm việc với các bên liên quan để đưa ra giải pháp khắc phục vấn đề nếu có phát sinh xảy ra.
- Nếu vấn đề vượt tầm kiểm soát, cần báo cáo ngay lên cấp trên để xử lý.
- Cứng rắn, quyết đoán để đưa ra các quyết định cũng như mềm dẻo, khích lệ các thành viên làm việc với tinh thần thoải mái nhất để cùng hướng đến kết quả chung.

4. Yêu cầu tuyển dụng vị trí Quản lý dự án/ Project Manager

Để tuyển dụng vị trí Quản lý dự án/ Project Manager, các công ty thường đưa ra nhiều yêu cầu khác nhau tùy thuộc vào ngành nghề kinh doanh. Tuy nhiên, theo CareerBuilder đã tổng hợp và lọc ra một số tiêu chí chung sau đây bạn có thể tham khảo:
- Tốt nghiệp trình độ đại học hoặc sau đại học với chuyên ngành liên quan.
- Tiếng Anh 4 kỹ năng tốt.
- Ưu tiên ứng viên có trên 3 năm kinh nghiệm.
- Hiểu rõ các nghiệp vụ chuyên môn của ngành nghề.
- Đã từng “thực chiến” nhiều dự án và đạt được thành tích nổi bật.
- Kỹ năng định hướng, lãnh đạo, giao tiếp tốt.
- Có tinh thần trách nhiệm cao, năng nổ, dám đương đầu với thách thức.
- …

5. Những kỹ năng cần có để trở thành một người Quản lý dự án/ Project Manager giỏi

5.1 Kỹ năng lãnh đạo

Về bản chất, trong thực tế, vị trí Quản lý dự án/ Project Manager chính là người đứng đầu dự án, chịu trách nhiệm cho việc hoạch định, định hướng và lãnh đạo dự án đi theo đúng kế hoạch đã đề ra theo từng giai đoạn cụ thể.

5.2 Kỹ năng tổ chức/hoạch định

Trong một dự án, người được chọn là Project Manager bắt buộc phải có kỹ năng lập kế hoạch bởi đây được xem là công việc chính. Các bản kế hoạch này được tạo nên căn cứ vào mục tiêu chính, tổng thể, từ đó sẽ phân chia thành các mục tiêu nhỏ hơn tương ứng với các công việc cụ thể ở từng giai đoạn.

Một bản kế hoạch rõ ràng, chi tiết, đúng hướng và phù hợp với điều kiện thực tế sẽ giúp cho quá trình thực hiện diễn ra trôi chảy, suôn sẻ hơn và rút ngắn con đường tiến đến điểm đích. Đây được xem là nền tảng quan trọng, chi phối đến toàn bộ dự án cũng như kết quả cuối cùng của công việc.

5.3 Kỹ năng giao tiếp

Ngoài lãnh đạo, tổ chức, một Quản lý dự án/ Project Manager giỏi cũng cần phải có kỹ năng giao tiếp. Nếu trước giờ bạn thường suy nghĩ: “Chỉ cần giỏi chuyên môn là được!” thì đó là quan niệm sai lầm.
Trong công việc, kỹ năng giao tiếp đóng vai trò cực kỳ quan trọng, quyết định đến yếu tố thành công của dự án cũng như sự thăng tiến trong tương lai. Project Manager được xem là một vị trí cấp cao, thường xuyên làm việc với đối tác, khách hàng, ban giám đốc, nhân viên cấp dưới,... Họ là người trình bày kế hoạch, dẫn dắt vấn đề, thuyết phục, phản biện,... nên việc ăn nói lưu loát, trôi chảy, logic, hợp hoàn cảnh là điều rất cần thiết.
Ngoài ra, với thế mạnh trong giao tiếp, bạn sẽ tạo ấn tượng tốt trước mọi người, đặc biệt là quản lý cấp cao trong công ty và sẽ được đánh giá là người khôn ngoan, dẫn đến có nhiều cơ hội thăng tiến trong tương lai hơn.

5.4 Kỹ năng quản lý rủi ro

Cuối cùng, nếu bạn đã hoặc đang có mong muốn trở thành một Project Manager giỏi thì đừng quên rèn luyện thêm kỹ năng quản lý rủi ro. Trong thực tế, công việc không phải lúc nào cũng diễn ra suôn sẻ theo kế hoạch ban đầu hay cụ thể hơn là sẽ có vô vàn những lý do chủ quan và khách hàng tác động làm trễ hay thay đổi một phần kế hoạch ban đầu của dự án.

Khi đó, Quản lý dư án/ Project Manager phải linh hoạt, có tư duy, tầm nhìn, dự đoán trước những rủi ro để chuẩn bị nhiều phương án dự phòng, kịp thời khắc phục sự cố để đưa tiến trình công việc trở về nhịp độ ổn định.

Group đăng tin tuyển dụng và trao đổi các kiến thức về Quản lý, quản lý dự án:

• Group Tuyển dụng việc làm quản lý dự án: TẠI ĐÂY
• Group Tư duy, kiến thức, công cụ quản lý dự án: TẠI ĐÂY

Một số chương trình bạn có thể tham gia để nâng cao kỹ năng đáp ứng cho các yêu cầu tuyển dụng vị trí đáng mơ ước này.

• Chương trình Quản lý chi phí dự án và các chương trình khác liên quan tới xây dựng tại: NHẤT NGHỆ
• Chương trình Lập và quản lý tiến độ dự án và các chương trình khác liên quan tới quản lý dự án tại: PMx
• Chương trình Dự toán, Quản lý chất lượng và các chương trình khác liên quan tới xây dựng tại: HỌC THẬT NHANH