6 Lý do bạn nên sử dụng Custom Field khi lập và quản lý tiến độ với MS Project

ĐTC - 6 Lý do bạn nên sử dụng Custom Field khi lập và quản lý tiến độ với MS Project

Trường dữ liệu tùy chỉnh - Custom Field trong Microsoft Project cho phép bạn xác định các trường (cột) của riêng bạn với dữ liệu đáp ứng theo nhu cầu của bạn. Nó giúp bạn mở rộng thông tin của 1 bảng tiến độ dự án.

Bằng cách tạo các trường dữ liệu tùy chỉnh (Custom Field) của riêng bạn, bạn có thể hiển thị thông tin về kế hoạch dự án phù hợp với yêu cầu cụ thể của riêng bạn.

Dưới đây là 6 lý do trong số những lý do mà bạn sẽ MUỐN TẠO RA các trường dữ liệu tùy chỉnh - Custom fields trong Microsoft Project bao gồm tạo danh sách thả xuống và sử dụng công thức trong các trường dữ liệu đó...

• Tạo một danh sách thả xuống (drop list giống như trong excel)
• Hiển thị nhiều trường dữ liệu trên thanh tác vụ trong Biểu đồ Gantt
• Tổng cộng thời gian thực hiện nhiệm vụ, đổi "days" thành "ngày"
• Kiểm tra và tự động phát hiện nhập liệu dữ liệu lỗi theo điều kiện.
• Sử dụng các chỉ báo đồ họa trong các trường tùy chỉnh
• Tạo ra những tính toán cần thiết theo nhu cầu

1/ Tạo một danh sách thả xuống (drop list giống như trong excel)

Trong Ms Excel việc tạo ra 1 drop list (danh sách sổ xuống) rất đơn giản với Data Validation để giúp chúng ta lựa chọn thông tin nhanh hơn, chính xác hơn. Trong quá trình sử dụng MS Project chúng ta cũng có nhu cầu tạo ra các Droplist tương tự như vậy để:

• Phân giao công việc cho cá nhân, tổ đội
• Phân tách các hạng mục công việc cùng tính chất
• Phân loại rủi ro, mức độ quan trọng
• ...

Xem cách làm Ở ĐÂY 

2/ Hiển thị nhiều trường dữ liệu trong thanh tác vụ trên biểu đồ Gantt 

Chúng ta đã biết 5 vị trí hiển thị thông tin, nhưng chỉ hiển thị được 1 trường thông tin tại 1 vị trí (như Resource, Start, Finish...).

Nếu bạn chưa biết cách để hiện các thông tin trường dữ liệu trên biểu đồ gantt thi bạn có thể xem lại bài viết Hiện thị thông tin tài nguyên trên thanh tiến độ Gantt

Bạn có thể tạo ra nhiều trường thông tin tại 1 vị trí trên thanh bar của tiến độ (như Resource & %Complete; Duration& Resource&...) để bạn có thể dễ dàng tùy biến thông tin hiển thị hơn bằng cách sử dụng Custom field như bài hướng dẫn TẠI ĐÂY

3. Tổng cộng thời gian thực hiện nhiệm vụ, đổi "days" thành "ngày"

Chúng ta có thể dễ dàng đổi hiển thị "days" trong trường dữ liệu thời gian (Duration) thành "ngày" và dễ dàng tính tổng số ngày cũng hiển thị là "ngày" thì bạn chỉ đơn giản là xem và làm theo bài chia sẻ TẠI ĐÂY

4. Kiểm tra và tự động phát hiện nhập liệu dữ liệu lỗi theo điều kiện.

Trong bước đầu tiên của Quy trình sử dụng Ms Project  mà Đàm Tài Cap thường hay chia sẻ trong các khóa học trực tuyến Ms Project thì đều có đề cập tới các nguyên tắc khi nhập dữ liệu trong bước thứ 2 của quy trình (Nhập dữ liệu). Vậy những nguyên tắc đó là gì, và làm sao để tự động cảnh báo được khi chúng ta nhập dữ liệu không đúng nguyên tắc. Trong bài chia sẻ TẠI ĐÂY bạn sẽ được chia sẻ cách tạo ra các trường dữ liệu tùy biến - custom field thực hiện nhiệm vụ này.

5. Sử dụng các chỉ báo đồ họa (Graphic indicator) trong các trường dữ liệu tùy chỉnh

Bạn có muốn Ms Project tự động cảnh báo cho bạn những vấn đề về tiến độ như "Cảnh báo ngưỡng vượt mốc hoàn thành của các công việc trong MS Project - Finish Variance Threshold" trong video chia sẻ TẠI ĐÂY

6. Tạo ra các trường dữ liệu tính toán 

Trong quá trình sử dụng Ms Project bạn có khi nào cần tính toán như 1 bảng tính Excel? Ví dụ 1 tổ hợp trường dữ liệu tính toán "Khối lượng * Đơn giá = Thành tiền".  Tất cả việc này sẽ được tạo ra dễ dàng bằng cách bạn sử dụng các trường dữ liệu tùy biến - Custom field.

Và còn rất nhiều điều thú vị đang chờ bạn khám phá với Custom field. Nếu bạn muốn cùng ĐTC khám phá thì hãy tham gia vào khóa học Ms Project trực tuyến sắp diễn ra nhé. Để ĐTC chia sẻ cho bạn nhiều điều thú vị trong Module nâng cao về Custom field.

Hoặc bạn cũng có thể tham khảo khóa học Online: Lập và quản lý tiến độ với MS Project PRO để khám phá sức mạnh của công cụ MS Project trong quản lý dự án